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Jede Feststellung erhält Verantwortlichen und Termin, sobald der Prüfer absendet

Sicherheitsbegehungen: von der Checkliste zur Maßnahme

Prüfer füllen die Checkliste am Telefon aus; Feststellungen landen im Register, Korrekturmaßnahmen in Planner, Erinnerungen in Teams, und das Nachweispaket entsteht von selbst.

Quick WinMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
650Begehungen und Beinaheunfälle im Monat an den 40 Standorten dieses illustrativen Energieversorgers. Jede wird ins Register getippt und per E-Mail verfolgt.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Schluss mit dem Abtippen von Begehungen ins Register und dem Nachhaken bei Korrekturmaßnahmen per E-Mail.

Was sich ändert

Die Schleife von der Feststellung bis zur erledigten Maßnahme läuft auf dem Microsoft 365 Tenant, den Sie bereits betreiben, mit UiPath Robots dort.

Geschäftlicher Nutzen

Die Verwaltung je Begehung sinkt von rund 35 Minuten auf wenige Minuten Durchsicht; die Differenz verbringen die Prüfer am Standort.

Beteiligte Systeme

Feststellungsregister in Microsoft Lists; Planner-Pläne je Standort; Alt-EHS-System

Geschäftsproblem

Arbeitssicherheit & Feldbetrieb

Begehungen gibt es, weil Gesetz, ISO 45001-Zertifikat, Versicherer und die eigenen Regeln zur Arbeitsfreigabe sie verlangen, und weil ein Rundgang durch ein Umspannwerk mit einer Checkliste noch immer der beste Weg ist, ein fehlendes Schutzgeländer zu finden, bevor jemand zu Schaden kommt. Der Rundgang ist der gute Teil. Schwierig wird es, wenn die Information das Klemmbrett verlässt und viermal das Medium wechselt: von Papier ins Register, vom Register in die E-Mail, von der E-Mail in eine Maßnahmenliste, von vierzig Listen in einen Monatsbericht.

Alle in dieser Kette spüren es. Prüfer, die dieselbe Arbeit zweimal machen, schreiben weniger auf. Standortleiter hören von überfälligen Maßnahmen im Monatsreview, wenn diese sechs Wochen alt sind. Der regionale HSE-Leiter kann nicht sagen, wie viele Maßnahmen heute offen sind. Fremdfirmen, häufiger auf den Standorten als alle anderen, melden fast keine Beinaheunfälle.

In der Breite scheitert der Prozess nicht laut, er wird still. Das Register hinkt dem Feld um Wochen hinterher, „erledigt“ bedeutet an jedem Standort etwas anderes, und die Wirksamkeitsprüfung, die ISO 45001 nach einer Korrekturmaßnahme erwartet, ist niemandes Aufgabe. Fragt eine Unfalluntersuchung nach der Geschichte einer Gefährdung, wurde sie zweimal gemeldet, einmal zugewiesen und ohne Nachweis geschlossen.

Wie es heute läuft

Das Muster wiederholt sich in Energieversorgung, Bau und Logistik; nur die Dateinamen ändern sich.

  1. MenschDer Prüfer geht den Standort mit einer gedruckten Checkliste oder einem Forms-Fragebogen ab und fotografiert Feststellungen mit dem Telefon
  2. MenschAm Stützpunkt tippt der Prüfer oder eine Standortassistentin die Checkliste ins EHS-Register; Fotos kommen per E-Mail und werden einzeln angehängt
  3. WartezeitFeststellungen warten auf die wöchentliche Sicherheitsrunde, bevor jemand mit der Behebung beauftragt wird
  4. MenschDer Standortkoordinator schickt jede Korrekturmaßnahme per E-Mail an einen Verantwortlichen und ergänzt eine Zeile in der Maßnahmenliste des Standorts
  5. WartezeitErinnerungen hängen daran, dass der Koordinator daran denkt; nach dem Status wird in der nächsten Runde gefragt, oft nach dem Termin
  6. FehlerrisikoNachweise für die Erledigung (Foto, Auftragsnummer, unterschriebene Freigabe) verteilen sich über Postfächer; Maßnahmen werden auf Zuruf geschlossen oder vergessen
  7. MenschFür den Monatsbericht führt der regionale Leiter vierzig Listen zusammen und zählt offene Maßnahmen von Hand
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.

  • Die Doppelerfassung ist nur der sichtbare Teil. Jedes im Postfach gesuchte und angehängte Foto und jede ein zweites Mal in einer E-Mail beschriebene Maßnahme kosten Minuten, die niemand der Begehung zurechnet.
  • Nachhaken ist unbezahltes Projektmanagement: Eine offene Maßnahme erzeugt eine E-Mail, eine Erinnerung, eine Frage in einer Runde und eine Statusmeldung, und nichts davon beseitigt die Gefährdung.
  • Eine am 3. gefundene und am 17. ins Register getippte Gefährdung bestand zwei Wochen ohne Verantwortlichen; das Register zeigt das Datum der Erfassung, nicht das der Feststellung.
  • Ein Nachweis, den niemand findet, existiert für Auditor, Arbeitsschutzbehörde und Versicherer nicht; die Geschichte einer einzigen Gefährdung aus Postfächern zu rekonstruieren, dauert Stunden.
  • Die Meldung von Beinaheunfällen, der Frühindikator, den das Management am meisten will, verschwindet zuerst, wenn das Melden mühsam ist; ein Prozess, der sie unterdrückt, sieht nur sicherer aus.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Abtippen und Nachhaken an 40 Standorten≈ 118.300 €
Drei Zyklen Überwachungsaudit im heutigen Tempo≈ 354.900 €
Wenn die nächste Übernahme das Volumen auf 900 Begehungen im Monat hebt (pro Jahr)≈ 163.800 €

Die modellierte Kapazität geht jedes Jahr an der teuersten Stelle verloren: in Stunden von Prüfern und Koordinatoren, deren Alternative Zeit am Standort ist. Jeder neue Standort bringt eine weitere Liste und eine weitere Person, die nachhakt.

Die Belastung, die mit der Zeit wächst, ist die dokumentarische. Eine Maßnahme, die erkannt, per E-Mail zugewiesen und auf Zuruf geschlossen wurde, ist im Zertifizierungsaudit eine Schwachstelle und in der Unfalluntersuchung eine ernste, denn dort lautet die Frage nicht, ob die Gefährdung gefunden wurde, sondern warum sich ihre Beseitigung nicht belegen lässt.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine europäische Energie- und Versorgungsgruppe: 40 Standorte im Feld (Umspannwerke, ein Kraftwerk, Stützpunkte, Wind- und Solarparks), rund 2.800 Mitarbeitende plus Fremdfirmen, Microsoft 365 E3 für Bürorollen und F3 für die Teams im Feld, ein Alt-EHS-System ohne API.

Volumen

650 Begehungen und Meldungen im Monat (geplante Begehungen, Sicherheitsrundgänge, Fremdfirmenkontrollen, Beinaheunfälle); etwa jede dritte Feststellung braucht eine Korrekturmaßnahme; je rund 35 Minuten Verwaltung.

Heutiger Prozess

Checklisten auf Papier und in Forms, am Stützpunkt ins EHS-Register getippt; Fotos per E-Mail; Maßnahmen per E-Mail an Verantwortliche und in 40 Standortlisten geführt, die monatlich zusammengeführt werden.

Engpass

Das Register hinkt dem Feld zwei bis drei Wochen hinterher, niemand kennt die Zahl der an einem Tag offenen Maßnahmen, und das Audit im Vorjahr hat eine Feststellung zur Maßnahmenverfolgung erhoben.

Lösung

Eine Checklisten-App in Teams, ein Feststellungsregister in Microsoft Lists, je Maßnahme eine Planner-Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin, Teams-Karten für Erinnerungen und Eskalationen, ein Roboter für das Alt-EHS-System und das Nachweispaket, ein Power BI-Dashboard.

Mögliches Ergebnis

Im modellierten Fall sinkt die Verwaltung je Begehung von rund 35 Minuten auf wenige Minuten Durchsicht, jede Feststellung hat binnen Minuten einen Verantwortlichen, und das Nachweispaket für das Audit liegt am Ersten jedes Monats vor. Illustrative Werte, kein Kundenergebnis.

Vorgeschlagene Lösung

Die Schleife von der Feststellung bis zur erledigten Maßnahme läuft auf dem Microsoft 365 Tenant, den Sie bereits betreiben, mit UiPath Robots dort, wo ein Altsystem versorgt werden muss. Der Prüfer arbeitet in einer Power Apps Checkliste innerhalb von Teams am Telefon: Standort, Begehungsart, Fragen, Fotos, Schweregrad. Das Absenden schreibt die Feststellungen in ein Register in Microsoft Lists und die Fotos in die verknüpfte SharePoint-Bibliothek. Ein Microsoft Forms Link hinter einem QR-Code am Standorteingang gibt Fremdfirmen dasselbe Register für Beinaheunfälle.

Von da an läuft die Schleife auf Regeln statt auf Gedächtnis. Power Automate legt je Feststellung mit Handlungsbedarf eine Microsoft Planner Aufgabe an, weist sie aus der Verantwortungsmatrix des Standorts zu und setzt den Termin nach dem Schweregrad. Der Verantwortliche erhält eine Adaptive Card in Teams mit den Details und zwei Schaltflächen: annehmen oder mit Begründung weitergeben. Erinnerungen laufen vor dem Termin; eine überfällige Maßnahme eskaliert an den Standortleiter und danach an den regionalen HSE-Leiter. Die Erledigung erfolgt vom Telefon aus mit Foto oder Auftragsnummer, und der Standortleiter prüft die Erledigung bei hohem Schweregrad nach.

Zwei Dinge laufen unbeaufsichtigt. Ein UiPath Roboter trägt Feststellungen und Erledigungen in das Alt-EHS-System ein, das führendes System bleibt, und schreibt die Referenznummer in die Liste zurück. Am Ersten des Monats stellt ein zweiter Roboter je Standort das Nachweispaket auf SharePoint zusammen. Power BI liest das Register. Ein KI-Modell ist nicht beteiligt; die Regeln sind eindeutig und gehören dem HSE-Team.

Genutzte native Funktionen

Power Apps Canvas App (Steuerelemente Camera und Add picture); Microsoft Forms Trigger „When a new response is submitted“; Regeln und Versionierung in Microsoft Lists; Planner-Konnektor („Create a task“, „Update task details“, Trigger „When a task is completed“); Power Automate „Post adaptive card and wait for a response“ in der Workflows App; UiPath Integration Service Konnektor Microsoft OneDrive & SharePoint; Zeit-Trigger und Credential Store in UiPath Orchestrator; semantisches Modell in Power BI

Was wir bauen

Die Checklisten-App und die Vorlagen, das Datenmodell der Feststellungen und die Regeln für Schweregrade, die Verantwortungsmatrix, die Abläufe für Aufgaben, Karten, Erinnerungen, Eskalationen und Statusabgleich, den Roboter für das EHS-System, den Generator für das Nachweispaket, den Power BI-Bericht und das Betriebshandbuch

Individuelle Integration

Das Alt-EHS-System über UiPath UI-Automatisierung, wo es keine API hat; ein Export im Format Ihrer Zertifizierungsstelle, falls verlangt

So läuft der automatisierte Prozess

  1. MenschDer Prüfer füllt die Checkliste in der Power Apps Registerkarte in Teams aus, mit Fotos, Ort und Schweregrad je Feststellung; Fremdfirmen nutzen den Forms-Link auf dem Aushang am Standort
  2. AutomatisierungJede Feststellung wird ein Element im Register in Microsoft Lists, mit Nummer, Standort, Prüfer, Zeitstempel und Schweregrad; die Fotos gehen in die verknüpfte Bibliothek
  3. AutomatisierungPower Automate legt je Feststellung eine Planner-Aufgabe an, weist den Verantwortlichen aus der Verantwortungsmatrix zu, setzt den Termin nach dem Schweregrad und schickt eine Teams-Karte mit Schaltflächen zum Annehmen und Weitergeben
  4. AutomatisierungErinnerungen gehen vor dem Termin heraus; überfällige Maßnahmen eskalieren an den Standortleiter und danach an den regionalen HSE-Leiter
  5. MenschDer Verantwortliche erledigt die Maßnahme vom Telefon aus mit Foto oder Auftragsnummer; der Standortleiter bestätigt Erledigungen bei hohem Schweregrad in Teams
  6. SystemEin UiPath Roboter trägt Feststellungen und Erledigungen in das Alt-EHS-System ein und schreibt die Referenznummer zurück; der Abschluss-Trigger hält Liste und Planner im Gleichlauf
  7. AutomatisierungAm Ersten des Monats stellt ein Roboter je Standort das Nachweispaket auf SharePoint zusammen; Power BI zeigt offene, überfällige und erledigte Maßnahmen je Standort und Verantwortlichem
MenschAutomatisierungSystem

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Erfassen der Feststellungen mit Nummer, Fotos, Zeitstempel und Schweregrad, aus der App und aus Forms
  • Das Anlegen, Zuweisen und Terminieren der Maßnahmen, die Erinnerungen und die Eskalationen
  • Den Gleichstand von EHS-System, Register und Planner
  • Das monatliche Nachweispaket und das Dashboard

Menschen entscheiden

  • Was eine Feststellung ist und wie schwer sie wiegt; der Standortleiter kann den Schweregrad ändern
  • Ob eine Maßnahme erledigt ist: Der Verantwortliche schließt sie mit Nachweis, der Standortleiter prüft hohe Schweregrade nach
  • Weitergaben und Fristverlängerungen, mit einer Begründung am Vorgang
  • Die Regeln: Vorlagen, Schwellen der Schweregrade und die Verantwortungsmatrix bleiben beim HSE-Team

Vorher und nachher

VorherNachher
Verwaltung je Begehungrund 35 Minutenwenige Minuten für Durchsicht und Erledigung
Zeit von der Feststellung bis zur Maßnahme mit VerantwortlichemTage bis WochenMinuten nach dem Absenden
Maßnahmen mit Namen und Terminje nach Standort verschiedenjede Maßnahme, per Regel
Nachweise für das Auditaus Postfächern rekonstruiertein Paket je Standort und Monat, vom Roboter gebaut
Monatsbericht HSEaus 40 Listen zusammengeführtPower BI, laufend

Systeme und Integrationen

Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.

Eingänge

  • Power Apps Checkliste in Teams
  • Microsoft Forms Meldung eines Beinaheunfalls
  • Fotos vom Telefon

Automatisierungsschicht

  • Power Automate Cloud-Abläufe (Workflows in Teams)
  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service (Konnektor Microsoft OneDrive & SharePoint)

Zielsysteme

  • Feststellungsregister in Microsoft Lists
  • Planner-Pläne je Standort
  • Alt-EHS-System
  • Nachweisbibliothek auf SharePoint
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Adaptive Cards in Teams (annehmen, weitergeben, erledigen, prüfen); Planner-Aufgaben in Teams; Power BI-Registerkarte im regionalen Sicherheitskanal

Power Apps Checkliste in TeamsPower Automate Cloud-AbläufeUiPath OrchestratorFeststellungsregister in Microsoft ListsAdaptive Cards in Teams

Eingesetzte Technologien

Power Apps (Canvas App)

Checkliste für die Begehung am Telefon innerhalb von Teams, mit Fotos und Schweregrad

A
Microsoft Forms

Meldungen von Beinaheunfällen aus Fremdfirmen in dasselbe Register

A
Microsoft Lists (SharePoint)

Feststellungsregister mit Regeln, Versionierung und Sichten je Standort

A
Microsoft Planner

eine Aufgabe je Korrekturmaßnahme mit Verantwortlichem und Termin; Trigger beim Abschluss

A
Power Automate (Workflows in Teams)

Anlage der Aufgaben, Adaptive Cards, Erinnerungen, Eskalationen, Statusabgleich

A
Microsoft Teams (mobil)

wo Verantwortliche annehmen, erledigen und Eskalationen sehen

A
UiPath Robots + Orchestrator

Versorgung des Alt-EHS-Systems, Rückschreiben der Referenznummern, Bau der Nachweispakete

A
Power BI

offene und überfällige Maßnahmen, Erledigungszeiten, Feststellungen nach Art und Standort

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Was es wert ist, mit offener Rechnung.

Illustratives Modell
650 Begehungen im Monat × 35 Minuten Verwaltung= 379 h / Monat
379 h × 26 € Vollkostensatz je Stunde= 9.858 € / Monat
× 12 Monate≈ 118.300 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 118.300 €

Die drei Eingabewerte unten können Sie ändern, die Rechnung folgt. Alle drei sind illustrativ und keine Messungen bei einem Kunden. Die 35 Minuten je Begehung umfassen Abtippen und Fotos (12 bis 15 Minuten), den Versand der Maßnahmen und die Pflege der Liste (rund 10) sowie den auf die Begehung entfallenden Anteil an Erinnerungen und Monatskonsolidierung (rund 10). 26 € sind ein Vollkostensatz je Stunde, gemischt über Assistenz, Prüfer und Koordinatoren in Mitteleuropa, aus Spannen des Feldbetriebs. Wir zeigen freigesetzte Kapazität, keinen Stellenabbau.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Die Verwaltung je Begehung sinkt von rund 35 Minuten auf wenige Minuten Durchsicht; die Differenz verbringen die Prüfer am Standort
  • Jede Feststellung hat binnen Minuten nach dem Absenden einen namentlichen Verantwortlichen und einen Termin, nicht erst nach der nächsten Runde
  • Überfällige Maßnahmen melden sich von selbst, zuerst beim Verantwortlichen, dann bei der Führungskraft; Nachhaken hört auf, eine Aufgabe zu sein
  • Der Nachweis entsteht im Moment der Erledigung, und das monatliche Nachweispaket liegt vor, ohne dass jemand es zusammenstellt
  • Eine Beinaheunfallmeldung kostet Mannschaften und Fremdfirmen eine Minute
  • Das Alt-EHS-System bleibt ohne Abtippen aktuell, und ein späterer Wechsel rührt die Oberfläche für die Anwender nicht an

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Offene und überfällige Korrekturmaßnahmen sind jederzeit eine Tatsache, je Standort und Verantwortlichem, keine für das Review rekonstruierte Zahl
  • Die Eskalation ist eine Regel, die jedes Mal greift; Standortleiter werden an derselben Uhr gemessen, und der regionale Leiter sieht nur die Ausnahmen
  • Die Auditvorbereitung schrumpft auf das Öffnen des Ordners für den Zeitraum; die Geschichte jeder Gefährdung läuft von der Feststellung bis zur geprüften Erledigung
  • Das Sicherheitsreview bespricht Trends und wiederkehrende Feststellungen statt der Abstimmung von Listen

KPIs für die Geschäftsführung

offene Korrekturmaßnahmen je StandortAnteil termingerecht erledigter MaßnahmenMedian der Tage von der Feststellung bis zur geprüften ErledigungBeinaheunfallmeldungen je 100 BeschäftigteAuditfeststellungen zur Maßnahmenverfolgung

Sicherheit und Governance

Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.

  • Prüfer und Verantwortliche melden sich mit ihren Microsoft Entra ID-Konten an; Gruppenberechtigungen je Standort zeigen jeder Person nur ihre eigenen Standorte
  • Feststellungen, Fotos und Nachweispakete bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant innerhalb der EU Data Boundary; Aufbewahrungsbezeichnungen in Purview halten die Unterlagen für die gesetzlich verlangte Dauer
  • Der Roboter nutzt ein eigenes EHS-Konto, das nur Daten erfassen darf; sein Geheimnis liegt in einem an den Orchestrator angebundenen Tresor, und jeder Eintrag wird in der EU-Region der Automation Cloud protokolliert
  • Wer eine Feststellung mit hohem Schweregrad gemeldet hat, kann ihre Erledigung nicht prüfen, und jede Weitergabe oder Fristverlängerung trägt Namen und Begründung
  • Meldungen zu Beinaheunfällen können Personen nennen; die Identität der meldenden Person steht in einer Spalte, die nur das HSE-Team sieht, und die anonyme Meldung über Forms bleibt möglich

Warum jetzt

01

Das nächste Überwachungsaudit fragt nach dem Nachweis, dass Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden und wirksam waren, nicht nur danach, ob Feststellungen erfasst wurden; ISO 45001:2018 verlangt diese dokumentierte Information, und eine Überarbeitung der Norm ist in Vorbereitung

02

Netzinvestitionen, neue Anlagen für erneuerbare Energien und ein wachsender Fremdfirmenanteil bedeuten mehr Begehungen bei gleicher Zahl an Koordinatoren; die modellierten 379 Stunden im Monat, rund 9.900 €, verbraucht die Verwaltung, bevor der nächste Standort hinzukommt

03

Planner-Basispläne, Microsoft Lists, Adaptive Cards über die Workflows App und die Kamera-Steuerelemente in Power Apps stecken in den Microsoft 365 Lizenzen, die das Unternehmen bereits hält; die alten Teams-Konnektoren wurden im Mai 2026 abgeschaltet, Workflows ist damit der unterstützte Weg

Relevante Führungsrollen

COO

Aus vierzig privaten Versionen eines Prozesses wird einer, und die Zahl der offenen Gefährdungen ist eine gesteuerte Größe statt einer Überraschung im Review

Leitung Arbeitssicherheit

Jede Feststellung hat Verantwortlichen und Historie, das Auditpaket liegt am Ersten des Monats vor, und Prüfer melden mehr, weil es weniger Zeit kostet

CIO

Eine Lösung auf dem vorhandenen Tenant mit Standardkonnektoren, ein Roboter für das Altsystem und keine Listen auf privaten OneDrives

CHRO

Mannschaften und Fremdfirmen melden einen Beinaheunfall in einer Minute, und die Sicherheitskultur wird etwas, das sich mit Zahlen zeigen lässt

Häufige Fragen und Einwände

Unsere Teams im Feld nutzen keine weitere App.

Es wird nichts installiert: Die Checkliste öffnet sich als Registerkarte in dem Teams, das sie ohnehin am Telefon nutzen, mit derselben Anmeldung, und sie hat weniger Schritte als Papier plus E-Mail. Fremdfirmen nutzen einen Forms-Link hinter einem QR-Code und sehen die App nie.

Wir haben bereits ein EHS-System.

Es bleibt das führende System; der Roboter versorgt es, niemand tippt ab. Was Alt-EHS-Systemen meist fehlt, ist eine mobile Oberfläche, die Menschen benutzen, und Erinnerungen, die den Verantwortlichen erreichen.

Die Hälfte unserer Standorte hat keinen Mobilfunk.

Die Canvas App hält Checkliste und Fotos auf dem Gerät und sendet sie, sobald das Telefon wieder im Netz ist. Die Lizenzierung der Feldbeschäftigten prüfen wir in der Analyse: Microsoft 365 F-Pläne enthalten Teams am Telefon, die enthaltenen Power Platform-Rechte unterscheiden sich je Plan, auch deshalb bleibt die App auf Standardkonnektoren.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Weniger als etwa hundert Begehungen im Monat an ein oder zwei Standorten: Ein diszipliniert aufgesetztes Gespann aus Lists und Planner genügt ohne Roboter, und das sagen wir Ihnen auch
  • Ihr EHS-System hat bereits ein mobiles Modul, das die Prüfer nutzen, und einen Maßnahmenablauf mit Erinnerungen; dann fehlt Disziplin und kein Werkzeug
  • Die Standorte haben sich nicht auf eine gemeinsame Checkliste und Skala der Schweregrade geeinigt; zuerst kommen Vorlagen und Verantwortungsmatrix, ein Werkzeug entscheidet das nicht

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wer verantwortet jede heute noch offene Korrekturmaßnahme aus unseren eigenen Begehungen, wie viele sind es, und könnten wir einem Auditor morgen früh die Nachweise für die erledigten zeigen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.

Wir liefern

  • Analyse mit dem HSE-Team und zwei Standorten: Begehungsarten, Vorlagen, Skala der Schweregrade, Verantwortungsmatrix
  • Die Power Apps Checkliste in Teams, die Forms-Meldung für Beinaheunfälle und das Register in Microsoft Lists
  • Die Abläufe: Planner-Aufgaben, Adaptive Cards, Erinnerungen, Eskalationsstufen, Statusabgleich
  • Den UiPath Roboter für das Alt-EHS-System und den Generator für das Nachweispaket
  • Den Power BI-Bericht und ein Betriebshandbuch für die Standortkoordinatoren
  • Pilot an zwei Standorten, danach Ausrollen je Region mit Hypercare

Wir brauchen von Ihnen

  • Die heutigen Checklisten, die Skala der Schweregrade und die Maßnahmenlisten des Vormonats von zwei Standorten
  • Einen HSE-Prozessverantwortlichen und einen Standortleiter für den Piloten
  • Die Lizenzpläne der Büro- und Feldbeschäftigten sowie ein Testkonto für das EHS-System
  • Die Festlegung, wer Erledigungen bei hohem Schweregrad prüft, und die Aufbewahrungsfristen der Unterlagen

Etappen

Analyse

Begehungsarten, Vorlagen, Regeln für Schweregrade, Verantwortungsmatrix, Felder des EHS-Systems

Entwurf

Datenmodell, Regeln für Termine und Eskalationen, Berechtigungen je Standort, Aufbau des Nachweispakets

Aufbau

App, Register, Abläufe, Roboter und Dashboard in Ihrem Tenant

Pilot

Zwei Standorte fahren die Schleife neben dem alten Register; die Regeln werden an echten Feststellungen justiert

Ausrollen

Region für Region, mit Hypercare und der Ablösung der Standortlisten

Quick Win. Der Aufwand hängt von der Zahl der Checklistenvorlagen ab, vom Datenmodell des zu versorgenden Alt-EHS-Systems und davon, wie viele Standorte eigene Regeln behalten.