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Aufträge kommen in neun Formaten und werden im TMS zu einem sauberen Datensatz

Transportaufträge ohne Abtippen ins TMS

Aufträge aus E-Mail, Kundenportalen und Dateiablagen werden gelesen, dem Kunden, der Relation und dem vereinbarten Satz zugeordnet und im TMS angelegt; Änderungen aktualisieren den bestehenden Auftrag.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
5.200Transportaufträge pro Monat, 90 Kunden, und keine zwei davon senden einen Auftrag auf dieselbe Weise.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Neunzig Kunden, neunzig Wege einen Auftrag zu senden, und ein Spediteur, der jeden davon ins TMS abtippt.

Was sich ändert

Mientha baut eine Erfassungsschicht vor Ihr TMS, keinen Ersatz dafür.

Geschäftlicher Nutzen

Aufträge stehen Minuten nach Eingang im TMS, auch die von halb sechs, sodass die Suche nach einem Frachtführer noch am selben Nachmittag beginnt.

Beteiligte Systeme

das TMS (Anlage und Änderung von Aufträgen); Dokumentenarchiv auf SharePoint; Power BI

Geschäftsproblem

Spedition

Ein Spediteur verkauft Koordination, und der Transportauftrag ist deren Anfang. In der Praxis trägt er die Beteiligten, die Stationen mit Datum und Zeitfenster, die Ware, das Gewicht und die Paletten, die verlangte Fahrzeugausstattung und den Satz. Alles, was das Unternehmen anschließend fakturiert, ist eine Kopie dessen, was jemand in diese Maske getippt hat.

Den Kanal wählt der Kunde, nicht die Spedition. Neunzig Kunden bedeuten neunzig Gewohnheiten: ein PDF per E-Mail, ein Portal, das vom Bildschirm abgelesen wird, eine Tabelle mit zwölf Ladungen am Freitagnachmittag und einige EDI-Strecken, die den Kopf sauber übertragen und die Anweisungen in einem Freitextfeld lassen, das niemand auswertet.

Der Schaden entsteht bei den Änderungen. Eine Abholung verschiebt sich um einen Tag, ein Empfänger wechselt, eine Palette kommt hinzu, und die Nachricht erreicht das Haus als Antwort im Verlauf oder als neues PDF mit derselben Referenz. Unter Druck legt der Tisch einen zweiten Auftrag an, statt den ersten zu suchen, und eine Sendung existiert zweimal.

Das Muster wiederholt sich jeden Nachmittag. Die Aufträge für morgen kommen zwischen drei und sechs, also genau dann, wenn auch Frachtführer gefunden werden müssen, und die Erfassung stellt sich hinter die Disposition. Niemand kann sagen, wie viele Aufträge im Haus sind, und die Antwort auf „nehmen wir diesen Kunden an“ ist eine Frage nach Stellen.

Wie es heute läuft

So sieht eine Auftragserfassung vor jeder Automatisierung aus, unabhängig vom TMS.

  1. MenschEin Spediteur arbeitet die ungelesenen Nachrichten ab und entscheidet bei jeder, ob es ein neuer Auftrag, eine Änderung, eine Frage oder eine Rückmeldung eines Frachtführers ist
  2. MenschAnhänge werden geöffnet und gelesen; Portalkunden werden per Anmeldung und Abtippen der Felder vom Bildschirm bedient
  3. SystemAdressen, Referenzen, Ware, Gewichte, Paletten, Ausstattung und Zeitfenster werden ins TMS getippt, der Satz wird gegen eine Tabelle auf dem gemeinsamen Laufwerk geprüft
  4. WartezeitAufträge nach der Nachmittagsspitze warten auf einen freien Spediteur, manchmal bis zum nächsten Morgen
  5. FehlerrisikoEine Änderung wird als neuer Auftrag erfasst oder übersehen, und eine Ladung läuft an einem Termin, den der Kunde längst verschoben hat
  6. FehlerrisikoFreitextanweisungen, Hebebühne, Temperatur, ADR, Palettentausch, liest eine Person einmal, und sie erreichen den Auftrag an den Frachtführer nie
MenschSystemWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.

  • Das Abtippen lässt sich messen, die Folgen eines falsch erfassten Feldes nicht. Eine aus dem PDF falsch übernommene Adresse schickt ein Fahrzeug ins falsche Gewerbegebiet, und der Preis kommt als Standzeit, verpasstes Entladefenster und Entschuldigung zurück.
  • Änderungen zählen nur dann als Arbeit, wenn jemand sie bemerkt. Ein doppelt angelegter Auftrag bei einem zweiten Frachtführer zeigt sich an der Rampe oder auf dessen Rechnung, und dann bleibt zahlen oder streiten.
  • Die Antwortgeschwindigkeit entscheidet über die nächste Ladung, und nichts an dieser Aufstellung skaliert: Kunden mit drei Spediteuren auf einer Relation vergleichen, wer zuerst bestätigt, und jeder neue Kunde bringt ein weiteres Format, einen weiteren Portalzugang und weitere Hausregeln mit.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Auftragserfassung bei heutiger Kanalstruktur≈ 224.640 €
Die drei Jahre bis zur nächsten Ausschreibungsrunde der Kunden≈ 673.800 €
Wenn die zwei Kunden in der Aufschaltung den Eingang auf 6.500 Aufträge im Monat heben≈ 280.800 €

Ein Kunde beschwert sich nicht über eine langsame Bestätigung. Er gibt die nächste Ladung dem Spediteur, der zuerst geantwortet hat, und der Verlust zeigt sich im jährlichen Volumengespräch als Relation, die sich still halbiert hat. In der Tabelle oben fehlt auch die Standzeit, die anfällt, wenn ein doppelt angelegter Auftrag zwei Fahrzeuge an dieselbe Rampe stellt.

Das Zweite, was wächst, ist die Abhängigkeit von Personen. Welcher Kunde die Referenz in den Betreff schreibt, welcher Änderungen von einer anderen Adresse schickt, welcher mit „ASAP“ den Dienstag meint: dieses Wissen sitzt bei drei erfahrenen Leuten und verlässt mit ihnen das Haus.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine polnische Straßenspedition mit vier Niederlassungen, rund 140 Beschäftigten und ohne eigenen Fuhrpark, die ihre Ladungen bei etwa 400 vertraglich gebundenen Frachtführern platziert; 90 aktive Kunden, ein eigenes TMS und Microsoft 365 E3.

Volumen

5.200 Transportaufträge pro Monat: etwa 55% als PDF oder Tabelle in vier Sammelpostfächern, 20% aus Kundenportalen, 15% als Dateien auf SFTP oder SharePoint, 10% als EDI-Nachricht mit nur dem Kopf; dazu rund 1.100 Änderungen im Monat.

Heutiger Prozess

Sechsundzwanzig Spediteure lesen jeden Auftrag, tippen ihn ins TMS, prüfen den Satz gegen eine Tabelle auf dem gemeinsamen Laufwerk und bestätigen per E-Mail. Änderungen bearbeitet, wer sie erkennt.

Engpass

Rund neun Minuten je Auftrag für Erfassung und die nachfolgenden Änderungen, konzentriert auf die drei Stunden, in denen auch die Ladungen für morgen zu vergeben sind. Aufträge nach sechs sind Arbeit für den nächsten Tag.

Lösung

Roboter holen die Aufträge aus den Postfächern, den Portalen und den Dateiablagen; die Extraktion liest die Felder, die ein Transportauftrag braucht; der Abgleich klärt Kunde, Adressen, Relation und Vertragssatz, bevor etwas entsteht. Uneindeutige Fälle erreichen einen Spediteur in Microsoft Teams samt Quelldokument.

Möglicher Effekt

Im Modellfall gewinnt der Tisch 780 Stunden im Monat zurück, Aufträge von halb sechs stehen im TMS, bevor sie jemand gelesen hat, und doppelte Sendungen sind kein wöchentliches Ereignis mehr. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung bei einem Kunden.

Vorgeschlagene Lösung

Mientha baut eine Erfassungsschicht vor Ihr TMS, keinen Ersatz dafür. Roboter beobachten die vier Sammelpostfächer über den Microsoft Outlook 365 Konnektor, holen Dateien von SharePoint und aus der SFTP-Ablage und melden sich an den Portalen an, die nichts anderes anbieten. Jede Position wird zu einem Eintrag in einer UiPath Orchestrator Queue, und damit bekommt der Rückstand eine Zahl und ein Alter.

Das Lesen ist die halbe Arbeit. UiPath Document Understanding zieht die Felder mit Modellen, die auf den Aufträgen Ihrer eigenen Kunden trainiert sind, und eine Feldzuordnung je Kunde fängt ab, dass „ref“, „nr zlecenia“ und „PO number“ bei drei Absendern dasselbe bedeuten. Die gelesenen Felder werden gegen Ihre Stammdaten, Ihr Adressbuch und die Vertragssatztabelle geprüft, bevor etwas geschrieben wird, und was diese Prüfung besteht, entsteht im TMS mit dem Quelldokument am Auftrag.

Änderungen behandeln wir bewusst gesondert, denn dort geht die Marge verloren. Jeder Auftrag trägt einen Fingerabdruck aus Kundenreferenz, Ladestelle und ursprünglichem Datum; eine spätere Nachricht, die dazu passt, wird als Änderung mit einem Nachweis der verschobenen Felder geschrieben und nicht als zweite Sendung. Was die Regeln nicht klären, geht nach Microsoft Teams: ein unbekannter Empfänger, ein Satz außerhalb der Vertragstabelle, ein Zeitfenster, das sich nicht halten lässt. Der Spediteur sieht das Dokument neben dem vorgeschlagenen Auftrag samt Begründung, und eine Korrektur, die sich als Kundengewohnheit erweist, wird zur Regel.

Genutzte native Funktionen

UiPath Document Understanding mit Validation Station; UiPath Orchestrator Queues, Auslöser, Wiederholungen und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Action Center Aktionsbenachrichtigungen in Microsoft Teams; Power BI

Was wir bauen

Die Erfassung aus Postfächern, Portalen, Dateiablagen und EDI; die Feldzuordnung je Kunde samt Freitextanweisungen; die Abgleichregeln für Kunde, Adresse, Relation, Satz und Zeitfenster; den Änderungsfingerabdruck und das Änderungsprotokoll; die Ausnahmesteuerung in Teams; Dokumentenarchiv und Auswertung

Individuelle Integration

Anlage und Änderung von Aufträgen in Ihrem TMS über die Schnittstelle, die das Produkt bietet, eine API wo dokumentiert und ein überwachter Dateiaustausch wo nicht; Portalauslesung durch Roboter, wo ein Kunde keinen anderen Kanal anbietet

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEine neue Nachricht in den vier Sammelpostfächern, eine neue Datei auf SharePoint oder SFTP und eine geplante Portalprüfung erzeugen dieselbe Queue-Position samt Quelldokument
  2. AutomatisierungDie Extraktion klassifiziert die Position als neuen Auftrag, Änderung oder Sonstiges und liest die Felder, die die TMS-Maske verlangt, einschließlich der Freitextanweisungen
  3. SystemRoboter klären den Kunden über die Steuernummer, die Stationen gegen das Adressbuch und den Preis gegen die Vertragssatztabelle und prüfen das Zeitfenster gegen die Entfernung
  4. AutomatisierungAufträge, die alle Regeln bestehen, entstehen im TMS mit Referenz, Stationen, Ware, Ausstattung und vereinbartem Satz
  5. AutomatisierungEine Nachricht, die zu einem bestehenden Auftrag passt, wird als dessen Änderung geschrieben, mit einem Nachweis der verschobenen Felder
  6. MenschWas die Regeln nicht klären, wird zur Action-Center-Aufgabe in Microsoft Teams: Quelldokument, vorgeschlagener Auftrag, Begründung, Entscheidung
  7. AutomatisierungDer Kunde erhält seine Bestätigung, sobald der Auftrag existiert, und Power BI zeigt Eingang nach Kanal, Ausnahmegründe und Bestätigungszeit
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Abholen aus Postfächern, Portalen, Dateiablagen und EDI, mit dem Quelldokument an jedem Auftrag
  • Extraktion und Feldzuordnung je Kunde: Adressen, Referenzen, Ware, Ausstattung und Zeitfenster
  • Den Abgleich gegen Kundenstamm, Adressbuch und Vertragssatztabelle und die Anlage im TMS
  • Änderungen am bestehenden Auftrag, das Änderungsprotokoll und die Bestätigung zurück an den Kunden

Menschen entscheiden

  • Ob ein Auftrag mit einem Satz außerhalb der Vertragstabelle angenommen wird und zu welchem Preis
  • Was mit einem Zeitfenster geschieht, das sich nicht halten lässt, und was der Kunde dazu hört
  • Über neue Empfänger, neue Ladestellen und alles, was das Adressbuch nicht kennt
  • Ob eine Änderung an einer bereits vergebenen Ladung angenommen, abgelehnt oder neu bepreist wird

Vorher und nachher

VorherNachher
Bearbeitungszeit je Auftragrund 9 Min.unter einer Minute bei Treffer, Minuten bei Ausnahmen
Zeit von Eingang bis Bestätigungselber Tag oder nächster Morgen nach der SpitzeMinuten, auch außerhalb der Bürozeiten
Von Menschen angefasste Aufträgeallenur Ausnahmen, im Modell 20–25% zu Beginn
Änderungenhäufig als zweiter Auftrag erfasstam bestehenden Auftrag geschrieben, mit Änderungsprotokoll

Systeme und Integrationen

Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.

Eingänge

  • vier Outlook Sammelpostfächer
  • Kundenportale
  • Dateiablagen auf SFTP und SharePoint
  • EDI-Nachrichten

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • das TMS (Anlage und Änderung von Aufträgen)
  • Dokumentenarchiv auf SharePoint
  • Power BI

Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; der Eingangskanal der Niederlassung in Microsoft Teams; die tägliche Zusammenfassung

vier Outlook SammelpostfächerUiPath OrchestratorUiPath Robotsdas TMSAction-Center-Aufgaben in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

liest Auftragsfelder aus PDF und Tabellen mit Modellen, die auf den Dokumenten Ihrer Kunden trainiert sind; Validation Station für unsichere Felder

A
UiPath Robots + Orchestrator

reihen jeden Auftrag und jede Änderung ein, führen die Abgleichregeln aus, schreiben ins TMS, wiederholen und protokollieren

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint)

beobachtet die Sammelpostfächer und die Dateiablagen, archiviert jedes Quelldokument

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Ausnahmeaufgaben werden neben dem Quelldokument erledigt, ohne Teams zu verlassen

A
Microsoft Teams

die Ausnahmeliste der Auftragserfassung und die tägliche Eingangsübersicht je Niederlassung

A
Power BI

Eingang nach Kanal und Kunde, Ausnahmegründe, Änderungsquote, Bestätigungszeit

A
Ihr TMS (Anlage und Änderung von Aufträgen)

das Zielsystem, angesprochen über eine dokumentierte API oder einen überwachten Dateiaustausch

C
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)Cillustratives Modell — die Zahlen auf dieser Seite

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.

Illustratives Modell
5.200 Transportaufträge × 9 Minuten Erfassung und Änderung= 780 Std. / Monat
780 Std. × 24 € Vollkostensatz je Stunde= 18.720 € / Monat
× 12 Monate≈ 224.640 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität der Auftragserfassung (illustrativ)≈ 224.640 €

Die Erfassungszeit unterscheidet sich stärker nach Kunde als nach Auftrag: eine wiederkehrende Relation in einem bekannten Format braucht drei bis vier Minuten, ein unbekannter Empfänger mit handschriftlichem Zeitfenster und zu prüfendem Satz eher zwanzig. Neun Minuten sind der Mittelwert über neunzig Kunden, einschließlich der Änderungen, die einem Auftrag folgen, und 24 € je Stunde sind ein Vollkostensatz für einen Speditionsarbeitsplatz in Polen. Keine dieser Zahlen wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Aufträge stehen Minuten nach Eingang im TMS, auch die von halb sechs, sodass die Suche nach einem Frachtführer noch am selben Nachmittag beginnt
  • Der Arbeitstag des Spediteurs verschiebt sich vom Tippen hin zur Disposition und zum Kundengespräch, also auf den Teil der Arbeit, der die Marge verdient
  • Änderungen aktualisieren den Auftrag, zu dem sie gehören, und doppelte Sendungen oder ein Frachtführer am falschen Tag hören auf, wöchentliche Ereignisse zu sein
  • Jeder Auftrag trägt sein Quelldokument, seine Felder und die angewandten Regeln, und genau das verlangt Monate später ein Satzstreit oder eine Schadensanzeige
  • Ein neuer Kunde wird mit einer Feldzuordnung aufgeschaltet und nicht mit einer Stelle, und die Bestätigungsgeschwindigkeit hängt nicht mehr davon ab, wer Dienst hat

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Die Speditionsleitung kann zu jeder Stunde sagen, wie viele Aufträge eingegangen sind, wie viele im TMS stehen und wie viele auf einen Menschen warten, je Niederlassung und Kunde
  • Volumenwachstum schlägt nicht mehr direkt in Einstellungen in der Auftragserfassung durch, was den Betreuungsaufwand eines neuen Kunden verändert
  • Ausnahmegründe sind gezählt, und die Hausregeln von neunzig Kunden wandern aus dem Gedächtnis dreier Personen in die Konfiguration

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil der ohne Menschen angelegten AufträgeZeit von Eingang bis BestätigungNacharbeitsquote bei ÄnderungenAusnahmegründe je KundeKosten je erfasstem Auftrag

Sicherheit und Governance

Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.

  • Roboter melden sich mit eigenen, benannten Konten am TMS an und haben nur das Recht, Aufträge anzulegen und zu ändern; kein Spediteurskonto wird geteilt, und jeder Schreibvorgang ist einer Queue-Position zuzuordnen
  • Der Postfachzugriff läuft über Microsoft Graph mit Berechtigungen, die auf die vier Auftragspostfächer und sonst nichts begrenzt sind; Portal- und TMS-Zugangsdaten liegen in einem Credential Store und werden in Ihrem Rhythmus gewechselt
  • Auftragsdokumente, gelesene Felder und Entscheidungen bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, und die verarbeitenden Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
  • Satztabellen und Adressregeln sind versioniert und haben einen benannten Eigentümer, denn beide bestimmen, was das Unternehmen berechnet; ihre Änderung ist eine freigegebene Änderung und keine Dateibearbeitung auf einem Laufwerk

Warum jetzt

01

Die modellierten 780 Stunden im Monat gehen in den drei Tagesstunden verloren, in denen der Tisch am meisten wert ist, weil dann auch die Ladungen für morgen zu vergeben sind; das ist der tatsächliche Preis der heutigen Aufstellung

02

Polen erbrachte 2025 die größte Straßengüterverkehrsleistung der EU, 381,0 Milliarden Tonnenkilometer und 20,2% des EU-Gesamtwerts (Eurostat, veröffentlicht am 31. Juli 2026), und in einem Markt dieser Größe wird ein Spediteur daran gemessen, wie schnell er bestätigt

03

Auf eigenen Dokumenten trainierte Extraktion, Postfach- und Dateiauslöser sowie in Teams zugestellte Aufgaben sind heute Standardfunktionen; und seit die KSeF-Pflicht am 1. Februar 2026 begonnen hat, ist eine Frachtrechnung nur so sauber wie der Auftrag dahinter

Relevante Führungsrollen

Geschäftsführung

Wie viele Kunden das Unternehmen bedienen kann, hängt nicht mehr davon ab, wie viele Leute tippen können.

Leitung Operations

Die Nachmittagsspitze entscheidet nicht länger, was morgen erledigt wird, und die Auftragserfassung ist nicht mehr der Engpass, den niemand benennt.

Leitung Spedition

Die Hausregeln von neunzig Kunden wandern in die Konfiguration, Ausnahmegründe werden zählbar, und der Arbeitstag geht in die Disposition.

CFO

Jeder Auftrag ist vollständig, einem Vertragssatz zugeordnet und durch sein Quelldokument belegt, und davon hängen eine saubere Rechnung und eine belegbare Marge je Sendung ab.

Häufige Fragen und Einwände

Unsere Kunden werden nie ändern, wie sie Aufträge senden.

Das müssen sie auch nicht, und darum zu bitten ist nicht Teil dieser Lösung. Der Kanal bleibt ihre Wahl: ein PDF, ein Portalbildschirm, eine Tabelle oder eine EDI-Nachricht werden zur selben Queue-Position, und die Feldzuordnung fängt die Unterschiede ab statt das Gedächtnis einer Person.

Ein vom Roboter falsch erfasster Auftrag ist schlimmer als ein vom Menschen falsch erfasster.

Genau deshalb entsteht nichts Uneindeutiges. Ein unsicheres Feld, ein Empfänger außerhalb des Adressbuchs, ein Preis außerhalb der Vertragstabelle: jedes davon hält den Auftrag an und legt ihn einem Spediteur samt Dokument vor.

Wir tauschen nächstes Jahr unser TMS aus.

Erfassung, Feldzuordnungen und Abgleichregeln liegen außerhalb des Zielsystems; nur der Schreibschritt ändert sich. Ein Jahr eigener Aufträge zu lesen ist zudem der günstigste Weg, um zu finden, welche Adressdaten vor der Migration bereinigt werden müssen.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein Eingang unter etwa tausend Aufträgen im Monat, wo eine disziplinierte Postfachroutine und zwei erfahrene Personen günstiger sind
  • Ein Eingang, der bereits wirklich strukturiert ist und bei dem EDI auch die Sonderanweisungen trägt und nicht nur den Kopf; dort ist die Arbeit Mapping und Validierung, nicht Dokumentenlesen
  • Aufträge, die überwiegend über Frachtenbörsen wie Trans.eu oder TIMOCOM kommen, ein eigener Kanal mit eigenen kaufmännischen Regeln, der üblicherweise aus einer ersten Einführung herausbleibt

Eine Frage für die nächste Sitzung

Soll die Zahl der Kunden, die wir nächstes Jahr annehmen, davon bestimmt werden, was der Vertrieb gewinnen kann, oder davon, wie schnell die Auftragserfassung tippt?

Vorgehen bei der Umsetzung

Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.

Wir liefern

  • Die Auswertung eines Monats Ihres Eingangs im Originalzustand: Kanäle, Kunden, Formate, Änderungsverhalten und bestehende Ausnahmekategorien
  • Die Feldzuordnung je Kunde, gebaut auf Ihren eigenen Aufträgen, einschließlich der Freitextanweisungen, die für einen Frachtführer zählen
  • Extraktionsmodelle, trainiert auf den Dokumenten Ihrer Kunden, mit Validation Station für unsichere Felder
  • Die Abgleichschicht: Kunde, Adressbuch, Relation, Vertragssatz, Ausstattung und Machbarkeit des Zeitfensters
  • Anlage und Änderung von Aufträgen in Ihrem TMS, das Änderungsprotokoll, das Dokumentenarchiv, die Ausnahmeliste in Teams und die Auswertung in Power BI

Wir brauchen von Ihnen

  • Drei Monate eingehender Aufträge genau so, wie sie ankamen, mit den daraus entstandenen TMS-Datensätzen
  • Einen Prozessverantwortlichen in der Auftragserfassung und jemanden, der über Satz- und Adressregeln entscheidet
  • Technische Konten für die Postfächer, die Dateiablagen, die Portale und die TMS-Testumgebung sowie Ihre aktuellen Satztabellen

Etappen

Analyse

Ein Monat Eingang von Anfang bis Ende gelesen: Kanäle, Formate, Änderungsverhalten, Ausnahmekategorien

Design

Feldzuordnungen, Abgleich- und Satzregeln, der Änderungsfingerabdruck, die Ausnahmesteuerung, das Sicherheitsmodell

Aufbau

Extraktionsmodelle, Roboter, die TMS-Schnittstelle, die Teams-Liste und die Auswertung

Validierung

Ein Parallellauf auf echten Aufträgen, bei dem der Tisch den Vorschlag des Roboters mit der eigenen Eingabe vergleicht

Go-live

Zuerst zwei oder drei Kunden unter Aufsicht, danach der Rest nach Kanal und Niederlassung

Optimierung

Modellrückmeldung, neue Kundenformate, Regelfeinschliff, monatliche Durchsicht der Ausnahmegründe

Abteilungsweit. Der Aufwand ergibt sich aus der Zahl der Eingangskanäle, daraus, wie weit die Formate Ihrer Kunden auseinanderliegen, und daraus, was Ihr TMS auf seiner Eingangsschnittstelle annimmt.

Neunzig Kunden bestimmen, wie ein Auftrag ankommt. Ein Team nimmt alle neunzig an.

Senden Sie uns einen Monat eingehender Aufträge genau so, wie sie ankamen, samt Postfachexport und den daraus entstandenen TMS-Datensätzen. Sie erhalten eine Auswertung Kanal für Kanal, was ohne Menschen hätte entstehen können, und die Ausnahmekategorien, die bei Ihrem Team blieben.

Einen Monat Ihrer Auftragseingänge prüfen

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