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Lösung · Betrieb & ProduktionSamstagsübergabe aus vollständiger Akte bestätigt; jeder Schreibtisch sieht, was noch offen ist
Vom Kaufvertrag zur Übergabe ohne fehlendes Dokument
Der Kaufvertrag öffnet eine Übergabeakte mit Verantwortlichen und vom Termin zurückgerechneten Fristen; Roboter bewegen Dokumente, Menschen bestätigen Fakten, der Kunde hört ein Datum erst, wenn die Akte es zulässt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Kein Übergabetermin mehr, der am Freitag kippt, weil Dokument, Einbau oder Rechnung bis Samstag niemandes Sache waren.
Die Akte öffnet sich selbst.
Das Nachfragen über sechs Stellen wird zu einer Handvoll Bestätigungen in Teams.
das DMS jeder Marke; Register und VIN-Ordner auf SharePoint; die Bestellliste des Teiledienstes
Geschäftsproblem
Fahrzeugübergabe
Zwischen dem unterschriebenen Kaufvertrag und der Fahrzeugübergabe liegen bis zu vierzig Schritte in sechs Paar Händen: die Finanzierungsentscheidung und ihre Unterlagen, der Zulassungssatz und die Fahrt zur Zulassungsstelle, die Auslieferungsinspektion, das Zubehör und sein Einbau, die Rechnung mit dem richtigen Käufer, die an den Importeur gemeldete Auslieferung. Jeder Schritt gehört zu einer anderen Stelle, und nur der Verkaufsberater, der das Fahrzeug verkauft hat, hat das ganze Bild im Kopf.
Das Fahrzeug ist selten spät, weil der Importeur spät war. Es ist spät, weil die Zulassungsbescheinigung noch nicht zurück ist, die Anhängerkupplung erst am Mittwoch bestellt wurde oder auf der Rechnung der Kunde steht, wo die Leasinggesellschaft stehen müsste. Der Termin wird am Freitagnachmittag per Telefon verschoben, und Tage später beantwortet der Kunde die Zufriedenheitsbefragung des Importeurs; in den meisten Bonusmodellen sind dieser Wert und die gemeldete Auslieferung der Verkauf. Neun Standorte erzeugen neun Varianten derselben Verzögerung, und niemand zählt sie.
Wie es heute läuft
Neun Standorte, neun Varianten; das ist die gemeinsame Grundform.
- MenschDer Verkaufsberater unterschreibt den Kaufvertrag, nimmt die Anzahlung entgegen und schreibt Kunde, Fahrzeug und den versprochenen Samstag auf die Tafel; der Plan wandert ins Notizbuch
- MenschDer Finanzierungsspezialist stellt den Finanzierungsantrag im Portal des Finanzierungspartners; Entscheidung und Liste der fehlenden Unterlagen kommen per E-Mail zurück und erreichen den Berater auf Nachfrage
- WartezeitDer Zulassungssatz (Rechnung, Übereinstimmungsbescheinigung, Vollmacht, Versicherungsbestätigung, Ausweisdaten) entsteht, wenn jemand daran denkt; der Bote fährt zur Zulassungsstelle, sobald genug Akten die Fahrt rechtfertigen
- SystemDie Inspektion wird gebucht, indem jemand zur Werkstattannahme geht, Zubehör wird auf einem Zettel bestellt, und die Buchhaltung stellt die Rechnung, wenn der Berater eine E-Mail schreibt
- FehlerrisikoNiemand vergleicht Akte und Termin vor Freitag: Die Kennzeichen sind nicht zurück, der Einbau ist nicht erledigt, oder die Rechnung trägt den falschen Käufer; der Termin wird per Telefon verschoben
- SystemDie Zulassungsabteilung meldet die Auslieferung im Importeursportal, wenn der Stapel an der Reihe ist, manchmal erst nach Monatsende
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.
- Fünfundfünfzig Minuten Nachfragen je Übergabe erscheinen nirgends als Arbeit: Sie verteilen sich über sechs Stellen in Ein-Minuten-Anrufen zu verschiedenen Fahrzeugen.
- Der verschobene Termin ist der Moment, in dem sich der Zufriedenheitswert entscheidet, und kein Bericht zählt verschobene Termine oder ihre Gründe: das Fahrzeug des Importeurs, unsere Akte oder der Kunde.
- Am selben Tag gebuchte Inspektionen konkurrieren mit Werkstattaufträgen, die bezahlt werden, also wählt der Werkstattmeister jeden Freitag zwischen einem zahlenden und einem wartenden Kunden.
- Eine nach Monatsende gemeldete Zulassung schiebt einen Verkauf in die nächste Periode des Mengenbonus; eine Rechnung mit dem falschen Käufer kostet eine Korrektur und eine Woche.
Kosten des Nichtstuns
Verschobene Termine fehlen in diesen Zeilen mit Absicht: Der Zufriedenheitswert und der Bonus, der ihm folgt, lassen sich ohne Ihre eigenen Importeursverträge nicht bepreisen. Sagen lässt sich, wo der Wert entschieden wird: im Freitagsanruf, der den Samstag verschiebt. Die Zeilen bepreisen nur das Herausfinden.
Der Rest hält, solange die Tafeln halten: einmal pro Woche eine Rechnung mit dem falschen Käufer, einmal im Monat eine in die nächste Periode gemeldete Zulassung, eine Samstagsinspektion vor einem bezahlten Werkstattauftrag und ein Plan, der mit jedem Verkaufsberater in den Urlaub fährt.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Händlergruppe in Polen: vier Marken, darunter eine Premiummarke, neun Standorte, ein DMS je Marke, ein Importeursportal je Marke, Microsoft 365 mit Teams an jedem Arbeitsplatz und auf den Tablets im Showroom.
620 Fahrzeugübergaben im Monat, etwa 420 Neu- und 200 Gebrauchtwagen; rund die Hälfte an Unternehmen und Leasinggesellschaften; etwa 60% finanziert; rund 45% mit Zubehör oder Einbau.
Jede Übergabe wird auf der Tafel und im Notizbuch geplant; sechs Stellen werden per Telefon und zu Fuß abgeklappert; ob der Samstag möglich ist, wird am Freitagnachmittag geprüft, wenn überhaupt.
Rund 55 Minuten Nachfragen und Abstimmung je Übergabe, ein Inspektionskalender, der am selben Tag gefüllt wird, und Termine, die aus Gründen verschoben werden, die niemand aufschreibt.
Ein Statuswechsel im DMS öffnet eine Übergabeakte mit den Schritten für diese Marke, Finanzierungsart und Käufertyp, jeder mit Verantwortlichem und einer vom Termin zurückgerechneten Frist; Roboter erledigen die Dokumentenschritte, Menschen bestätigen den Rest in Microsoft Teams, und die schriftliche Bestätigung verlässt das Haus nur aus einer vollständigen Akte.
Im modellierten Fall entfällt das Nachfragen, ein Termin wird aus vollständiger Akte bestätigt oder Tage im Voraus mit Grund verschoben, und die Auslieferung erreicht die Meldung an den Importeur noch am selben Tag. All das ist modelliert, nichts davon gemessen.
Vorgeschlagene Lösung
Die Akte öffnet sich selbst. Erreicht ein Kaufvertrag im DMS der Marke den Status „verkauft, Anzahlung eingegangen“, legt ein Roboter eine Zeile im Übergaberegister an, einer SharePoint-Liste, die als Registerkarte im Teams-Kanal des Standorts erscheint, sowie einen Ordner für die VIN. Was hineingehört, entscheidet eine Tabelle, die der Markendirektor verantwortet: Marke, Finanzierungsart und Käufertyp wählen die Schritte aus, benennen die Stelle, die jeden Schritt verantwortet, und legen fest, wie viele Werktage vor dem Termin er abgeschlossen sein muss; die Fristen werden von dem Termin zurückgerechnet, den der Verkaufsberater einträgt.
Die Roboter übernehmen die Bewegung der Dokumente: die Unterlagenanforderung an die Finanzierung, den Zulassungssatz mit Vollmacht und Versicherungsbestätigung, die Zubehörbestellung, die Inspektion und den Einbau im Werkstattkalender im richtigen Abstand zum Termin, den Rechnungsentwurf mit dem Käufer, den der Vertrag nennt. Alles, was einen Menschen braucht, ist eine Action-Center-Aufgabe in Teams, am Schreibtisch oder auf dem Tablet im Showroom; kein Roboter diagnostiziert, entscheidet oder unterschreibt etwas.
Jeden Morgen zählt ein Roboter die offenen Schritte gegen ihre Fristen und erinnert die Verantwortlichen; ein Schritt, der den Termin unmöglich macht, geht als Ausnahme an den Standortleiter. Die schriftliche Bestätigung an den Kunden verlässt das Haus nur aus einer vollständigen Akte oder einer akzeptierten Ausnahme; am Montag sieht der Standortleiter die Woche und jeden offenen Schritt auf einer Power-BI-Übersicht im Kanal. Keine KI; jede Regel ist eine Zeile in einer Tabelle.
Warteschlangen, Zeittrigger und Credential Store in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams und Microsoft Outlook 365; UiPath Action Center Aufgaben mit direkt bearbeitbaren Benachrichtigungen in Microsoft Teams; SharePoint-Listen und -Bibliotheken mit Purview-Aufbewahrungsetiketten; Power BI als Teams-Tab
Das Register und die VIN-Ordner, die Schritttabelle, die Roboter für jeden Dokumentenschritt, den morgendlichen Abgleich, die Action-Center-Aufgaben und das Protokoll, die Bestätigungsvorlagen mit Kanalprüfung, die Power-BI-Übersicht, das Betriebshandbuch
Das DMS jeder Marke (Vertragsstatus, Werkstattkalender, Rechnungsentwurf) über seine Schnittstelle, wo eine existiert, sonst über seine Oberfläche; die Portale der Finanzierungspartner und die Auslieferungsmeldung des Importeurs über deren Oberflächen
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin Kaufvertrag, der im DMS den Status „verkauft, Anzahlung eingegangen“ erreicht, öffnet die Akte: Registerzeile, VIN-Ordner und die Schrittliste mit Verantwortlichen und Fristen
- AutomatisierungRoboter erledigen die Dokumentenschritte: Anforderung der Finanzierungsunterlagen, Zulassungssatz, Zubehörbestellung, Inspektion und Einbau im Werkstattkalender, Rechnungsentwurf mit dem richtigen Käufer
- MenschAction-Center-Aufgaben in Teams: Der Finanzierungsspezialist bestätigt den unterschriebenen Satz, die Zulassungsabteilung die Kennzeichen, der Werkstattmeister Inspektion und Einbau, die Buchhaltung Rechnung und Zahlungseingang
- AutomatisierungJeden Morgen vergleicht der Roboter offene Schritte mit ihren Fristen, erinnert die Verantwortlichen und schickt einen Schritt, der den Termin sprengen würde, als Ausnahme an den Standortleiter
- AutomatisierungIst die Akte vollständig oder eine Ausnahme akzeptiert, prüft der Roboter den bei Vertragsschluss vereinbarten Kontaktkanal und sendet die Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Standort und Mitbringliste; bis dahin verlässt keine schriftliche Zusage das Haus
- MenschBei der Übergabe führt der Verkaufsberater den Kunden durch das Fahrzeug und schließt die Protokollaufgabe auf dem Tablet ab: Kilometerstand, Ladezustand, Zubehör, Dokumente, Schlüssel
- AutomatisierungDer Roboter meldet die Auslieferung im Importeursportal, schließt die Akte und postet die Übergaben des Tages in den Standortkanal
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Öffnen der Akte und die Auswahl von Schritten, Verantwortlichen und Fristen für diese Marke, Finanzierungsart und Käufertyp
- Unterlagenanforderungen, den Zulassungssatz, die Zubehörbestellung, die Inspektionsbuchung, den Rechnungsentwurf
- Den morgendlichen Abgleich, Erinnerungen, Eskalationen, die Bestätigung an den Kunden und die Meldung an den Importeur
Menschen entscheiden
- Die Finanzierungsentscheidung (der Finanzierungspartner) und ob der unterschriebene Satz vollständig ist (der Finanzierungsspezialist)
- Ob das Fahrzeug bereit ist: Der Techniker prüft und baut ein, der Werkstattmeister bestätigt
- Ob mit dokumentierter Ausnahme übergeben wird, etwa ein Zubehörteil, das beim ersten Service eingebaut wird: der Standortleiter
- Den Termin, das Gespräch mit dem Kunden und die Übergabe selbst: der Verkaufsberater
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- Vertragsstatus und Anzahlung im DMS jeder Marke
- Finanzierungsart und Käufertyp
- Entscheidung und Unterlagenliste des Finanzierungspartners
- Zubehörpositionen im Kaufvertrag
- der Zieltermin
- der bei Vertragsschluss vereinbarte Kontaktkanal
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das DMS jeder Marke
- Register und VIN-Ordner auf SharePoint
- die Bestellliste des Teiledienstes
- die Auslieferungsmeldung des Importeurs
- Power BI Semantikmodell
Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Teams für vier Stellen; der Register-Tab in jedem Standortkanal; die Ausnahmeaufgabe für den Standortleiter; die Protokollaufgabe auf dem Tablet; die Montagsübersicht in Power BI
Eingesetzte Technologien
Akten öffnen, die Schritttabelle abarbeiten, entwerfen, buchen, bestellen und melden; der morgendliche Abgleich per Zeittrigger; Warteschlangen, Credential Store, Prüfprotokoll
ARegisterzeilen und VIN-Ordner; Kanalbeiträge; Unterlagenanforderungen und die Bestätigung an den Kunden
ASchrittbestätigungen durch vier Stellen, die Ausnahmeaufgabe, das Protokoll auf dem Tablet
Adas Register als Liste im Teams-Kanal des Standorts, ein Ordner je VIN, Aufbewahrungsetiketten
Adie Wochenübersicht als Teams-Tab: Übergaben je Standort und Tag, offene Schritte je Verantwortlichem, verschobene Termine je Grund
AVertragsstatus, Fahrzeugstatus, Werkstattkalender, Rechnungsentwurf; Schnittstelle, wo vorhanden, sonst die Oberfläche
CFinanzierungsentscheidungen und Unterlagenlisten; die Auslieferungsmeldung; über die Oberfläche, sofern keine Schnittstelle angeboten wird
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Bepreist werden nur Nachfragen und Abstimmung: 55 Minuten je Übergabe, gemischt über sechs Stellen, zu 24 € je Stunde, Vollkosten in Mitteleuropa. Die Übergabe selbst, die Inspektion und die Finanzierungsentscheidung sind nicht enthalten. Ersetzen Sie die Minuten durch Ihre eigenen; das Ergebnis ist freigesetzte Kapazität, keine gestrichenen Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Das Nachfragen über sechs Stellen wird zu einer Handvoll Bestätigungen in Teams; der Nachmittag des Verkaufsberaters gehört dem nächsten Kunden und der Übergabe selbst
- Ein Termin wird nur aus vollständiger Akte schriftlich bestätigt, also wird ein Samstag gehalten oder Tage im Voraus mit Grund verschoben, nie am Freitag abgesagt
- Inspektionen und Einbauten stehen eine Woche vor dem Termin im Werkstattkalender, also plant der Werkstattmeister sie, statt sie aufzufangen
- Die Rechnung trägt beim ersten Mal den richtigen Käufer, und die Auslieferung wird noch am selben Tag an den Importeur gemeldet, in der Periode, zu der sie gehört
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Jede Übergabe der Woche, je Standort, mit offenen Schritten, Verantwortlichen und Fristen auf einer Übersicht: „Was ist für Samstag noch offen?“ ersetzt „Wie läuft es?“
- Verschobene Termine nach Grund gezählt, die Akte, das Fahrzeug des Importeurs oder der Kunde, und das ist die Zahl, der der Zufriedenheitswert folgt
- Tage vom Kaufvertrag bis zur Übergabe je Marke und Finanzierungsart sowie die Schritte, die den Termin am häufigsten verschieben
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Das DMS-Konto des Roboters liest Verträge und Fahrzeugstatus und schreibt Werkstattbuchungen und Rechnungsentwürfe, sonst nichts; Geheimnisse liegen in Azure Key Vault oder im Credential Store von Orchestrator
- Register, VIN-Ordner, Protokolle und Bestätigungen bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant, je Standort nur für dessen Stellen sichtbar; die Roboter und ihr Prüfprotokoll laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Ausweisdaten für die Vollmacht sind das Minimum, das die Zulassungsstelle verlangt; eine aufbewahrte Kopie trägt ein Purview-Aufbewahrungsetikett und wird nach dem Zeitplan Ihres Datenschutzbeauftragten gelöscht
- Eine Stelle schließt nur ihre eigenen Schritte, und jeder Abschluss, jede Erinnerung und jede Bestätigung wird gegen die VIN protokolliert; die Bestätigung an den Kunden enthält nur die Übergabedetails, geht über den bei Vertragsschluss vereinbarten Kanal und berührt keine Marketingeinwilligungen
Warum jetzt
Seit dem 1. Januar 2024 knüpft das polnische Straßenverkehrsgesetz (Art. 73aa und Art. 140mb) Geldbußen an einen verspäteten Zulassungsantrag; die Frist trifft den Käufer, aber die Akte, die sie einhält, liegt in der Zulassungsabteilung des Händlers
Unternehmen und Institutionen haben 2025 in Polen 411.000 der 597.400 neu zugelassenen Pkw angemeldet (PZPM und KPMG, 3. Februar 2026); eine Flottenübergabe trägt eine Leasinggesellschaft auf der Rechnung und einen Flottenmanager, der mehrere Termine auf einmal bucht
Bei 620 Übergaben im Monat ist allein das Nachfragen jeden Monat rund 13.600 € an Arbeitszeit wert, bevor ein einziger verschobener Samstag bepreist ist; die Aufgaben in Teams, die Listenzeile, die einen UiPath-Job startet, und die Power-BI-Übersicht laufen im Tenant, den die Gruppe bereits bezahlt
Relevante Führungsrollen
Der Zufriedenheitswert über vier Marken wird nicht mehr im Nachhinein gelesen, sondern am Dienstag vor dem Samstag gesteuert
Der Samstag wird aus einer vollständigen Akte geplant, und der Wochenendstreit zwischen Verkauf, Werkstatt und Zulassungsabteilung endet
Inspektionen und Einbauten stehen eine Woche im Voraus im Kalender; der Werkstattmeister muss nicht mehr zwischen einem bezahlten Werkstattauftrag und einem wartenden Kunden wählen
Rechnungen tragen beim ersten Mal den richtigen Käufer, Auslieferungen erreichen die Meldung an den Importeur innerhalb der Periode, und Anzahlung, Finanzierungsauszahlung und Zulassung liegen in einer Akte je VIN
Häufige Fragen und Einwände
Dann liest die Akte sie. Was der Checkliste fehlt, ist die vom Termin zurückgerechnete Frist für sechs Stellen, die Aufgabe in Teams, wo Werkstattmeister und Zulassungsabteilung arbeiten, und der Blick über vier Marken auf einer Übersicht.
Genau deshalb ist die Schrittliste eine Tabelle, die der Markendirektor verantwortet, kein Code; ein neuer Standard, ein neues Finanzierungsprodukt oder eine neue Zubehörregel ist eine geänderte Zeile, gelesen an dem Tag, an dem die Akte sich öffnet.
Das tun sie, und das sollen sie. Was sich ändert: Die schriftliche Bestätigung verlässt das Haus nur aus einer vollständigen Akte, und am Dienstag sieht der Berater, was den Samstag verhindern würde.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein Standort mit einer Handvoll Übergaben pro Woche: Eine gemeinsame Liste mit Fristen und eine Freitagsrunde genügen
- Das DMS hält Vertragsstatus, Finanzierungsart und Zubehörpositionen nicht zuverlässig; eine Akte würde sich aus falschen Daten öffnen, also kommt die DMS-Disziplin am Verkaufspunkt zuerst
- Der Termin verschiebt sich, weil der Importeur spät liefert oder der Finanzierungspartner langsam entscheidet; keine Akte verkürzt eines von beiden, und dieses Gespräch gehört zum Markendirektor
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wessen Aufgabe ist es in dieser Gruppe, am Dienstag zu wissen, dass eine Samstagsübergabe nicht stattfinden wird, und worauf schaut diese Person heute, um es zu wissen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Analyse an zwei Standorten mit der Finanzierung, der Zulassungsabteilung und einem Werkstattmeister: die reale Schrittliste je Marke, Finanzierungsart und Käufertyp, Verantwortliche und Dauern
- Das Register, die VIN-Ordner und die Schritttabelle mit Verantwortlichen und Fristen
- Die Roboter, den morgendlichen Abgleich, die Action-Center-Aufgaben, die Bestätigungsvorlagen mit Kanalprüfung, die Power-BI-Übersicht
- Einen Pilotbetrieb an einem Standort mit einer Marke, dann den Rollout Marke für Marke mit Hypercare und einem Betriebshandbuch für die Zulassungsabteilung
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Übergaben aus zwei Standorten mit den Abschlussdaten jedes Schritts sowie die verschobenen Termine mit Grund
- Einen Prozessverantwortlichen für Übergaben auf Gruppenebene, einen Markendirektor für die Schritttabelle, einen Standortleiter für den Pilotbetrieb
- Roboterkonten für jedes DMS, die Importeursportale, die Portale der Finanzierungspartner und das Servicepostfach
Etappen
Analyse
Schrittlisten, Verantwortliche, Dauern, Ausnahmetypen; Oberflächen von DMS und Portalen
Design
Register, Schritttabelle, Eskalationsregeln, Vorlagen, Sicherheitsmodell
Aufbau
Roboter, DMS- und Portalanbindung je Marke, Action-Center-Aufgaben, Power-BI-Übersicht
Pilot und Rollout
Ein Standort und eine Marke unter Aufsicht der Zulassungsabteilung, dann die übrigen Marken und Standorte mit Hypercare
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der DMS und der Frage, ob jedes Vertragsstatus und Werkstattkalender über eine Schnittstelle bereitstellt, sowie dem Ausmaß, in dem sich die Schrittlisten zwischen den Marken unterscheiden.
Der Kunde vom Samstag steht auf der Tafel. Das fehlende Dokument vom Freitag nicht.
Senden Sie uns die Übergabeliste des letzten Monats aus zwei Standorten, mit den verschobenen Terminen und dem Grund, wo ihn jemand notiert hat. Sie erhalten eine schriftliche Auswertung: welche Gründe beim Importeur lagen, welche bei der Akte, und eine erste Schätzung der Arbeitsstunden hinter dem Nachfragen.
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