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Lösung · Finanzen & BuchhaltungSieben Partner, ein Register: jede Provisionszeile bis zum Vertrag nachvollziehbar
F&I-Provisionen dem erzeugenden Vertrag zugeordnet
Roboter lesen jede Partnerabrechnung, ordnen jede Zeile über Kunde, VIN und Vertragsnummer der Verkaufsakte zu, berechnen den Anteil des Beraters und stellen ein, was nie gezahlt wurde.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihre F&I-Erträge werden geprüft, wenn ein Berater nach seiner Provision fragt, nicht wenn ein Partner zu wenig zahlt.
Was wir bauen, verbindet zwei Dinge, die die Gruppe längst hat und nie verbunden hat: die Verkaufsakte im DMS jeder Marke und die Abrechnung.
Jede Provisionszeile hängt an einem Kunden, einer VIN und einem Vertrag, sodass sich F&I-Erträge einem Berater.
Vertragsregister und Nachweisbibliothek auf SharePoint; das Buchhaltungssystem der Gruppe; die Reklamationsakten der Partner
Geschäftsproblem
F&I-Abrechnung
Eine Händlergruppe verdient jedes Mal eine Provision, wenn sie zum Fahrzeug eine Finanzierung oder eine Versicherung vermittelt. Die Marge am Fahrzeug ist dünn und wird weitgehend von anderen festgelegt; die F&I-Provision ist weder dünn noch planbar, denn sie entsteht im Autohaus und wird woanders berechnet. Jede Bank, jeder Leasinggeber und jeder Versicherer arbeitet mit eigener Satztabelle, eigenem Abrechnungszyklus und eigenem Beleg: eine PDF-Abrechnung, ein Portalexport, eine Zahlung mit einem Verwendungszweck, den im Finanzbereich niemand wiedererkennt. Sieben Partner erzeugen sieben Sprachen für ein einziges Ereignis, nämlich einen Kunden, der beim Berater einen Vertrag unterschreibt.
Die Abstimmung landet bei einer Person mit einer Arbeitsmappe, und sie erfolgt auf die Summe, nicht auf die Zeile. Was eingeht, wird gebucht; was nicht eingeht, bleibt unsichtbar, denn kein Register verbindet einen unterschriebenen Vertrag mit der Provision, die er hätte auslösen müssen. Storni erscheinen als Minuszeilen innerhalb einer späteren Abrechnung und werden übernommen, ohne zu prüfen, ob der Kunde tatsächlich gekündigt hat oder ob der Berateranteil bereits ausgezahlt wurde. Berater, Standortleiter und der Finanzvorstand halten jeweils eine andere F&I-Zahl in der Hand, und ein achter Partner bringt eine weitere Spalte und einen weiteren Tag im Abschluss.
Wie es heute läuft
So finden wir es in den meisten Mehrmarkengruppen vor, unabhängig vom System der jeweiligen Marke.
- MenschDer F&I-Berater schließt den Vertrag im Portal des Partners ab und trägt die Vertragsnummer von Hand in die Verkaufsakte ein, sofern Zeit bleibt
- WartezeitDie Provision wird im eigenen Zyklus des Partners abgerechnet, zwei Wochen bis ein Quartal später, und kein Kalender überwacht diese sieben Zyklen
- MenschAbrechnungen kommen als PDF oder Portalexport und werden Partner für Partner in eine Arbeitsmappe übertragen, in den Zeilenbezeichnungen des jeweiligen Partners
- SystemDie Monatssumme je Partner wird als F&I-Ertrag gebucht; einzelne Zeilen werden nie einem Vertrag zugeordnet
- FehlerrisikoEin Vertrag ohne Provision erzeugt auch keinen Beleg, also fällt er erst auf, wenn ein Berater nach seiner Abrechnung fragt
- MenschStorni und Minderzahlungen werden übernommen, wie sie kommen, weil die Rekonstruktion der ursprünglichen Zeile mehr kostet als die Differenz wert ist
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.
- Nicht gezahlte Provision wirkt wie ein Rabatt, den niemand gewährt hat: ein vom Partner nie abgerechneter Vertrag hinterlässt in den eigenen Büchern keine Spur, der Verlust bleibt still und wird endgültig, sobald die Reklamationsfrist verstrichen ist.
- Die Buchung auf die Summe verdeckt Fehler in beide Richtungen. Eine um 400 € zu niedrige und eine um 400 € zu hohe Abrechnung gleichen sich im Hauptbuch aus, und ein Partner, der ein Produkt das ganze Jahr einen Punkt zu niedrig ansetzt, wird von niemandem entdeckt.
- Das Vertrauen der Berater wird für Rechenarbeit verbraucht. Ein Anteil, der sich keinem Vertrag zuordnen lässt, wird zum Gespräch beim Verkaufsleiter, und die Gruppe zahlt zweimal: den strittigen Betrag und die Stunden für den Nachweis.
Kosten des Nichtstuns
Nichts an diesem Prozess scheitert laut genug, um auf eine Tagesordnung zu kommen. Die Abrechnungen kommen, die Summen werden gebucht, der Monat wird geschlossen, und die Differenz zwischen dem, was die Gruppe verdient hat, und dem, was ihre Partner gezahlt haben, ist eine Zahl, die sie nie in der Hand hatte. Genau das hält die Arbeitsmappe am Leben, und deshalb ist die mittlere Zeile die realistische und nicht die dramatische.
Die Provision selbst fehlt bewusst in der Tabelle. Was ein zu niedrig angesetztes Produkt über ein Jahr kostet, kann die Gruppe aus einem Partnervertrag und einer Abrechnung selbst ermitteln, und uns ist lieber, diese Zahl kommt von dort als von uns.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Händlergruppe in Polen: vier Marken an sechs Standorten in drei Städten, rund 520 Mitarbeitende, jede Marke auf einem eigenen DMS, ein fünfköpfiges Finanzteam und Microsoft 365 E3.
720 Finanzierungs- und Versicherungsverträge im Monat bei sieben Partnern, bei rund 430 ausgelieferten Neu- und Gebrauchtfahrzeugen: Bank- und Leasingverträge, Kfz-Versicherungen, GAP- und Anschlussgarantieprodukte, mehrere davon am selben Fahrzeug.
Abrechnungen kommen als PDF und Portalexport in sieben Zyklen, werden von einer Fachkraft im Finanzbereich in eine Arbeitsmappe übertragen und als Monatssumme je Partner gebucht; der Berateranteil entsteht auf einem zweiten Tabellenblatt.
Rund elf Minuten je Vertrag über den Monat verteilt, für Übertragen, Suchen eines Kunden in einer Abrechnung und Rückfragen der Berater, und nirgends eine Liste der Verträge, die hätten abgerechnet werden müssen und es nicht wurden.
Roboter ordnen jede Abrechnungszeile über Kunde, VIN, Vertragsnummer und Produkt der Verkaufsakte zu; zugeordnete Erträge werden mit dem nach Regeln des Finanzbereichs berechneten Berateranteil gebucht, während offene Zeilen, fehlende Provisionen und Storni als Aufgaben mit angehängter Verkaufsakte in Microsoft Teams landen.
F&I-Erträge werden erfasst, wenn sie entstehen, und nicht, wenn sich jemand an sie erinnert, Reklamationen erreichen die Partner innerhalb ihrer Fristen, und die Zahl des Finanzvorstands und die des Beraters stammen aus einem Datensatz. Die Zahlen sind unsere eigenen, gebaut auf den Annahmen weiter unten und nicht auf einer Messung beim Kunden.
Vorgeschlagene Lösung
Was wir bauen, verbindet zwei Dinge, die die Gruppe längst hat und nie verbunden hat: die Verkaufsakte im DMS jeder Marke und die Abrechnung, die jeder Partner schickt. Jede Nacht lesen Roboter neue und geänderte Verkaufsakten in ein Vertragsregister auf SharePoint, geschlüsselt nach VIN, Kunde, Berater, Standort, Produkt und Vertragsnummer. Auf der Partnerseite gilt: wo ein Export bereitsteht, holt der Roboter die Datei; wo nur ein PDF im Postfach des Finanzbereichs ankommt, liest UiPath Document Understanding dieses Layout in dieselben Felder ein, und eine unsichere Seite wird zur Prüfaufgabe statt zur Buchung.
Der Abgleich ist deterministisch, und die Regeln gehören dem Finanzbereich. Eine Zeile trifft über die Vertragsnummer, über VIN und Kunde oder über jede in der Regeltabelle zugelassene Kombination, und jede Regel trägt die Toleranz, die sie anwenden darf. Zugeordnete Zeilen werden im Buchhaltungssystem der Gruppe gebucht, mit dem Berateranteil aus einer Satztabelle, die als versionierte Zeilen in Microsoft Lists geführt wird, sodass ein im März vereinbarter Satz ab März gilt und den darunter erzeugten Buchungen zugeordnet bleibt. Alles Übrige wird zur Aufgabe in Microsoft Teams, mit Abrechnungsseite und Verkaufsakte nebeneinander: eine Zeile ohne passenden Vertrag, ein Storno, ein Betrag außerhalb der Toleranz und der wertvollste Fall von allen, ein Vertrag jenseits des Zyklus seines Partners ohne jede Provision.
UiPath Document Understanding mit Document-Validation-Aktionen in UiPath Action Center; Warteschlangen, Zeit-Trigger, Credential Store und Ausführungsprotokoll in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint; Action Center actionable notifications in Microsoft Teams; Versionsverlauf in Microsoft Lists; Power BI als Registerkarte in Microsoft Teams
Das Vertragsregister und seine nächtlichen Leseläufe, die Abrechnungsannahme je Partner, Abgleichregeln und Toleranzen, die Satztabelle der Berater, Buchung und Stornoumkehr, die Ausnahmewarteschlange in Teams, die Reklamationsentwürfe an die Partner und die F&I-Sicht in Power BI
Das DMS jeder Marke über einen geplanten Export, eine lesende Datenbanksicht oder Oberflächenautomatisierung; jedes Partnerportal über den eigenen Export, wo es einen gibt, und Oberflächenautomatisierung, wo nicht; das Buchhaltungssystem der Gruppe für Buchungen und Storni
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungJede Nacht lesen Roboter neue und geänderte Verkaufsakten aus dem System jeder Marke in ein Vertragsregister: VIN, Kunde, Berater, Standort, Produkt und Vertragsnummer
- AutomatisierungAbrechnungen und Zahlungsavise werden aus dem Postfach des Finanzbereichs und den Partnerportalen geholt; Exporte werden als Datei übernommen, und Document Understanding liest die Layouts der Partner, die nur PDF schicken
- SystemJede Zeile wird nach den Regeln des Finanzbereichs und innerhalb der jeweiligen Toleranz einem Vertrag zugeordnet, und zugeordnete Zeilen werden mit dem Berateranteil aus der versionierten Satztabelle gebucht
- MenschEine Seite, bei der das Modell unsicher ist, wird zur Prüfaufgabe, in der ein Mensch die ausgelesenen Felder neben der Seite selbst sieht
- MenschOffene Zeilen, Storni, Beträge außerhalb der Toleranz und Verträge, die hätten abgerechnet werden müssen, erreichen den Finanzbereich als Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams, jeweils mit der Verkaufsakte
- AutomatisierungFreigegebene Reklamationen gehen als Forderung heraus, die aus demselben Nachweis erzeugt wurde, und die Power-BI-Sicht aktualisiert Erträge nach entstanden, zugeordnet, gezahlt, offen und storniert
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Einlesen von Verkaufsakten und Partnerabrechnungen in ein Register mit einem einzigen Feldsatz
- Den Abgleich nach den Regeln des Finanzbereichs, die Buchung zugeordneter Erträge und die Berechnung jedes Berateranteils
- Die Alterung jedes Vertrags, der hätte abgerechnet werden müssen, und den Entwurf der Reklamation an den Partner
Menschen entscheiden
- Über Abgleichregeln, Toleranzen und Satztabelle, die Zeilen einer Liste mit Verantwortlichen und Gültigkeitsdaten bleiben
- Ob ein Storno akzeptiert oder bestritten wird und ob der Berateranteil mit umgekehrt wird
- Über jede offene Zeile und jede Differenz: mit Grundcode akzeptiert oder vor Fristablauf reklamiert
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- die Verkaufsakte im DMS jeder Marke
- Partnerabrechnungen und Zahlungsavise im Postfach des Finanzbereichs
- Exporte aus den Partnerportalen
- Bank- und Hauptbuchbuchungen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Vertragsregister und Nachweisbibliothek auf SharePoint
- das Buchhaltungssystem der Gruppe
- die Reklamationsakten der Partner
- das semantische Modell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Prüf-, Klärungs- und Stornoaufgaben in Action Center in Microsoft Teams; der F&I-Kanal in Teams; die Power-BI-Sicht als Registerkarte
Eingesetzte Technologien
liest das Abrechnungslayout jedes Partners, der PDF schickt; Document-Validation-Aktionen für unsichere Seiten
Anächtliche Leseläufe, Abgleichläufe, Buchungen und Storni; Zeit-Trigger, Warteschlangen, Credential Store, Protokoll
Aholt Abrechnungen aus dem Postfach des Finanzbereichs; führt Register und Nachweisbibliothek
APrüf-, Klärungs- und Stornoaufgaben mit Fristen, erledigt in Teams
AAbgleichregeln, Toleranzen und Satztabelle der Berater als versionierte Zeilen des Finanzbereichs
AF&I-Erträge nach Partner, Produkt, Standort und Berater: entstanden, zugeordnet, gezahlt, offen, storniert
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Teilt man einen Monat Abstimmungsarbeit durch die darin enthaltenen Verträge, bleiben die folgenden elf Minuten übrig: Abrechnungen in die Arbeitsmappe übertragen, einen Kunden unter hundert Zeilen suchen, einen Berateranteil nachrechnen, die anschließende Rückfrage beantworten. 26 € sind ein vollbelasteter Stundensatz für eine Stelle im Finanzbereich einer polnischen Händlergruppe. Weder die Provision selbst noch das durch Nachfassen Zurückgeholte steht in dieser Tabelle, und gemessen wurde nichts davon bei einem Kunden.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Jede Provisionszeile hängt an einem Kunden, einer VIN und einem Vertrag, sodass sich F&I-Erträge einem Berater, einem Prüfer oder einem Partner aus einem Datensatz erklären lassen
- Ein Vertrag, der hätte zahlen müssen und nicht gezahlt hat, wird zur datierten Position in einer Warteschlange und wird mit Nachweis verfolgt, solange die Reklamationsfrist offen ist
- Storni werden vor der Annahme der ursprünglichen Zeile und dem Berateranteil zugeordnet, statt still in einer Monatssumme aufzugehen
- Der Berateranteil wird einmal berechnet, aus einer versionierten Satztabelle des Finanzbereichs, und trifft die Zahl, die der Berater selbst nachvollziehen kann
Aus Sicht der Geschäftsführung
- F&I ist keine Monatssumme mehr, sondern eine gesteuerte Ertragslinie: entstanden, zugeordnet, gezahlt, offen und storniert, nach Partner, Produkt, Standort und Berater
- Das Verhalten eines Partners wird in den eigenen Zahlen der Gruppe sichtbar, was eine Satzverhandlung braucht und was ein Partnerreview bisher nie hatte
- Die Abstimmung hängt nicht länger an einer Arbeitsmappe und am Gedächtnis einer Person für die Gewohnheiten von sieben Partnern, ein achter Partner ist damit eine Zeile und kein weiterer Abschlusstag
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Roboter arbeiten mit benannten Konten im System jeder Marke, in jedem Partnerportal und im Buchhaltungssystem, mit Leserechten, wo Lesen genügt, und Buchungsrechten nur dort, wo der Roboter bucht; Geheimnisse liegen im Credential Store des Orchestrators oder in Azure Key Vault, nie im Ablauf selbst
- Eine Provisionszeile enthält Kundenname, VIN und Vertragsnummer, deshalb sind Register und Nachweisbibliothek nur für den Finanzbereich und die Standortleitung geöffnet, die Aufbewahrung wird über Microsoft Purview gesetzt, und das Orchestrator-Protokoll hält jeden Lesezugriff und jede Buchung fest
- Die Extraktion ist die einzige Stelle, an der ein Modell diesen Prozess berührt, und sie schlägt Felder vor, statt zu entscheiden; der Abgleich ist Rechenarbeit auf für Menschen lesbaren Zeilen, wer eine Regel ändert, gibt keine daraus errechnete Buchung frei, und die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud und schreiben ausschließlich in den eigenen Microsoft-365-Tenant der Gruppe
Warum jetzt
CECRA, der europäische Händlerverband, bezeichnet die Renditen der Autohäuser der letzten Jahre als "negligible" und eine faire Vergütung als "a central success factor", während Hersteller Teile ihrer Netze auf Agenturmodelle umstellen; wenn die Marge am Fahrzeug anderswo festgelegt wird, ist die selbst verdiente Provision die Position, deren saubere Erfassung sich lohnt
In Polen wurden 2025 597,4 Tsd. neue Pkw zugelassen, 8,3 % mehr als 2024: 411.000 auf Firmen und Institutionen, 186.000 auf Privatkunden (PZPM und KPMG, veröffentlicht am 3. Februar 2026; das Verhältnis von etwa sieben zu zehn ist unsere Berechnung, nicht deren Angabe). Ein wachsender Markt legt weitere Verträge in dieselbe Arbeitsmappe und auf dieselbe Person
Am Aufbau ist nichts Exotisches: eine Dokumenten-Engine, die das Layout eines Partners aus den ohnehin gemachten Korrekturen lernt, Konnektoren für Postfach und SharePoint, Aufgaben in Teams, eine Power-BI-Registerkarte. Daneben sind die modellierten 3.432 € Schreibtischarbeit im Monat das schwächste Argument dieser Seite
Relevante Führungsrollen
F&I-Erträge werden zur Forderung aus Verträgen, auf den Euro abgestimmt und vor Partner oder Prüfer belegbar
Ein achter Partner oder eine vierte Marke bedeutet neue Zeilen in einer Regeltabelle statt eines weiteren Abstimmungstags im Abschluss
Der Provisionsanteil eines Beraters lässt sich dem Vertrag zuordnen, der ihn erzeugt hat, was den Streit beendet, bevor er Ihr Büro erreicht
Häufige Fragen und Einwände
Das ist der normale Ausgangspunkt. Wo ein Export existiert, holt der Roboter die Datei; wo nicht, wird ein Modell auf dieses Layout trainiert, und unsichere Seiten werden zu Prüfaufgaben. Eine Layoutänderung zeigt sich dann als Anstieg der Prüfaufgaben und nicht als Fehlbuchung.
Dann beginnt der Abgleich bei VIN und Kunde, und das Register meldet, wie oft welcher Schlüssel fehlte, nach Standort und Berater. In den meisten Gruppen wird das Feld innerhalb eines Quartals gepflegt, weil die bisher unsichtbare Warteschlange nun einen Namen trägt.
Die Streitfälle gibt es bereits, entschieden werden sie heute von dem, der sich an den Fall erinnert. Neu ist, dass eine Reklamation den Partner mit Vertrag, Abrechnungsseite und Rechenweg im Anhang erreicht, und zwar fristgerecht.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein einzelner Standort mit ein oder zwei Finanzierungspartnern und einigen Dutzend Verträgen im Monat, wo eine disziplinierte Monatskontrolle günstiger ist als ein Aufbau
- Provisionsbedingungen, die im Einzelfall vereinbart und nie als regelfähiger Satz festgehalten werden; sie schriftlich zu fixieren ist das erste Projekt, nicht dieses
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wenn ein Partner uns ein Jahr lang bei einem Produkt zu wenig gezahlt hätte, welcher Bericht in dieser Gruppe würde es zeigen, und wie viele Abrechnungen wären bis dahin durchgelaufen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Ein abgeschlossenes Quartal, einmal von Hand abgeglichen, damit die Regeln aus Nachweisen entstehen und nicht aus Annahmen über das Verhalten der Partner
- Das Vertragsregister und die nächtlichen Leseläufe aus dem DMS jeder Marke
- Die Abrechnungsannahme je Partner: der Export, wo es einen gibt, ein trainiertes Dokumentenmodell, wo nicht
- Abgleichregeln, Toleranzen, Stornobehandlung und die Satztabelle der Berater als Zeilen des Finanzbereichs, mit Gültigkeitsdaten
- Buchung und Storno, die Ausnahmewarteschlange und die Reklamationsentwürfe in Microsoft Teams sowie die F&I-Sicht in Power BI
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Abrechnungen jedes Partners samt den zugehörigen Zahlungen und Buchungen
- Die geltenden Provisionsvereinbarungen oder Satztabellen sowie die heute angewandte Satztabelle der Berater
- Lesezugriff auf das System jeder Marke, einen Roboterbenutzer je Partnerportal und einen Regelverantwortlichen im Finanzbereich
Etappen
Analyse
Ein abgeschlossenes Quartal von Hand abgeglichen, danach Abgleichregeln, Toleranzen, Stornobehandlung und Satztabelle als Zeilen mit benannten Verantwortlichen vereinbart
Aufbau
Register, nächtliche Leseläufe, Abrechnungsannahme, Abgleich, Buchung, Ausnahmewarteschlange, Reklamationsentwürfe, Power BI
Rückvergleich
Dasselbe Quartal von den Robotern erneut abgeglichen und Zeile für Zeile mit dem Gebuchten verglichen
Produktivstart
Zuerst ein Partner und eine Marke, mit Prüfung jeder Buchung, danach der Rest mit Hypercare
Abteilungsweit. Der Aufwand richtet sich nach der Zahl der Partner und Abrechnungsformate, danach, wie zuverlässig die Vertragsnummer heute in die Verkaufsakte gelangt, und danach, was das System jeder Marke herausgibt.
Sieben Partner zahlen dieser Gruppe in sieben Zyklen, geprüft werden nur die Summen.
Schicken Sie uns drei Monate Abrechnungen von zwei Ihrer Partner und die dazugehörigen Verkaufsakten. Wir kommen mit der Trefferquote zurück, mit einer Liste nie abgerechneter Verträge und mit einer Fehlertaxonomie für den Rest.
Ein Quartal mit zwei Partnern abgleichenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Provisionen entstehen in einer einzigen riesigen Arbeitsmappe, und jeder Streitfall bedeutet, sie neu aufzubauen.
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