Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćKażda faktura sprzedaży w KSeF, każde UPO w ERP, każde odrzucenie na biurku przed dziewiątą
Wysyłka faktur do KSeF i uzgadnianie statusów
Warstwa kontrolna wokół konektorów KSeF: walidacja przed wysyłką, numery KSeF i UPO zapisane z powrotem do ERP, odrzucenia i korekty jako zadania w Teams, wszystkie spółki na jednym pulpicie.
Streszczenie dla zarządu
Państwa ERP wysyła faktury do KSeF. Kto sprawdza, że każda wróciła z UPO, i kto poprawia te, które nie wróciły?
Konektory ERP zostają.
Odrzucenia są poprawiane tego samego ranka, a nie po dwóch dniach odszyfrowywania błędów.
API KSeF 2.0; pola statusowe w SAP S/4HANA; dwa pozostałe systemy ERP
Problem biznesowy
Zgodność z KSeF
Od 2026 roku faktura sprzedaży w Polsce jest wystawiana jako faktura ustrukturyzowana w Krajowym Systemie e-Faktur: liczy się dopiero wtedy, gdy system ją przyjmie i nada jej numer KSeF, a tryby offline jedynie przesuwają ten moment. Odrzucony plik nie jest fakturą z błędem, lecz, zgodnie z podręcznikiem Ministerstwa Finansów, fakturą, która nigdy nie została wystawiona; jedyną drogą jest poprawienie jej i wysłanie ponownie. Konektory ERP obsługują wariant bezbłędny: budują plik XML zgodny ze schemą FA(3), otwierają sesję, wysyłają i odbierają UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To, co dzieje się wtedy, gdy odpowiedź brzmi „nie”, albo gdy poświadczenie nie przychodzi, zostaje po stronie ludzi.
Pracownicy fakturowania odszyfrowują komunikaty pisane dla programistów. Kierownik działu podatków potrzebuje numeru KSeF i identyfikatora UPO dla każdej faktury, a znajduje je w folderach konektora i w wątkach mailowych. Księgowość zobowiązań dowiaduje się, że faktury zakupowe czekają teraz w KSeF, po jednym logowaniu na spółkę.
Przy tej skali irytacja zmienia się w lukę w kontroli. Faktury wystawione w trybie offline24 podczas awarii i tak muszą trafić do KSeF w ustawowym terminie. Od 1 lutego 2026 roku noty korygujące nie istnieją; każda zmiana na wniosek klienta staje się fakturą korygującą odwołującą się do pierwotnego numeru KSeF, a niewysłana korekta jest równie niewidoczna jak niewysłany oryginał.
Jak to wygląda dzisiaj
- SystemKonektor KSeF w każdym systemie ERP buduje plik XML w schemie FA(3) po nocnym przebiegu fakturowania i wysyła go w sesji zbiorczej
- CzłowiekRano pracownik fakturowania otwiera log każdego konektora i przepisuje liczby do rejestru
- OczekiwanieOdrzucone pliki czekają, aż ktoś znajdzie czas na odszyfrowanie błędu, w czasie zamknięcia miesiąca dwa albo trzy dni
- CzłowiekPracownik poprawia dane podstawowe lub dokument w ERP, wystawia fakturę ponownie, wysyła ją i następnego ranka sprawdza jeszcze raz
- Ryzyko błęduSesje bez UPO, faktury z trybu offline24 i niewysłane faktury korygujące wychodzą na jaw dopiero wtedy, gdy kierownik działu podatków prosi o dowody
- CzłowiekFaktury zakupowe pobiera się z Aplikacji Podatnika KSeF spółka po spółce i przekazuje do księgowości zobowiązań
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Te 2% wyjątków ukrywają stałą rutynę: log każdego konektora jest przeglądany co rano, w każdej spółce i w każdym systemie, niezależnie od tego, czy jest cokolwiek do poprawienia.
- Jedna przeoczona faktura kosztuje więcej niż wszystkie pozostałe razem: odrzucony plik, którego nikt nie wysłał ponownie, zostawia klienta bez podstawy do zapłaty, a pozycję VAT błędną o tę kwotę.
- Komunikaty błędów KSeF są techniczne, a wiedza o tym, co każdy z nich oznacza w danym systemie ERP, mieszka w jednej lub dwóch głowach; kiedy te osoby są na urlopie, odrzucenia czekają.
- Dowody leżą w plikach UPO, na zrzutach ekranu i w rejestrze, więc wykazanie, że wszystkie faktury danego miesiąca są w KSeF, jest za każdym razem małym projektem.
Koszt zaniechania
Do 2026 roku obowiązują ulgi przejściowe. Po tej dacie faktura, która po cichu została poza KSeF, jest ustaleniem kontroli, a nie drobiazgiem technicznym, a poranny przegląd logów pozostaje stałym kosztem w każdej spółce i udział wyjątków utrzymuje się na poziomie, który wyznaczają dane podstawowe.
Cichsze ryzyko to zależność: kilka osób, które potrafią odczytać błąd KSeF i wiedzą, które pole w którym systemie ERP poprawić, ma wiedzę nigdzie niezapisaną, której nie da się ani przekazać, ani skontrolować.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dystrybutor hurtowy w Polsce z trzema spółkami: spółka matka na SAP S/4HANA i dwie przejęte firmy na własnych systemach ERP; 900 pracowników, Microsoft 365 E3 oraz jeden zespół usług wspólnych do fakturowania i zobowiązań.
18 000 faktur sprzedaży miesięcznie w trzech spółkach, wystawianych w nocnych przebiegach fakturowania; około 2%, czyli mniej więcej 360 miesięcznie, wraca odrzuconych, kończy bez UPO albo wymaga faktury korygującej.
Każdy konektor wysyła faktury; jedna osoba na spółkę przegląda logi, odszyfrowuje odrzucenia, poprawia i wysyła ponownie; sprawdzenie UPO to piątkowy przegląd wyrywkowy, a faktury z trybu offline24 żyją w wątku mailowym.
Około 15 minut na jedną odrzuconą lub skorygowaną fakturę: odnalezienie, diagnoza, poprawa, ponowna wysyłka i weryfikacja, plus niemierzony codzienny przegląd logów.
Deterministyczna warstwa kontrolna UiPath wokół konektorów: walidacja przed wysyłką, uzgadnianie statusu i UPO dla każdej faktury i każdej spółki, zadania odrzuceń i korekt w Microsoft Teams, nadzór nad trybem offline24 oraz jeden widok wszystkich spółek w Power BI.
W modelowanym przypadku 90 godzin miesięcznie poświęcanych na wyjątki kurczy się do minut potrzebnych na samą poprawę, a każda faktura ma następnego ranka numer KSeF i identyfikator UPO w systemie ERP. To stan docelowy modelu, a nie zmierzony wynik.
Proponowane rozwiązanie
Konektory ERP zostają. Mientha nie zastępuje tego, co dostawca SAP lub innego systemu ERP zbudował dla formatu FA(3); budujemy wokół tego warstwę kontrolną, która sprawdza przed wysyłką, uzgadnia po niej i kieruje to, co się nie powiodło, do właściwej osoby razem z gotową diagnozą przyczyny. Warstwa działa na platformie UiPath i w firmowym środowisku Microsoft 365, z jedną kolejką na spółkę.
Przed wysyłką robot waliduje każdą fakturę z przebiegu fakturowania wobec schemy FA(3), NIP-u nabywcy, kodów VAT, pól obowiązkowych, duplikatów i reguł dodanych przez dział podatków; co nie przejdzie kontroli, staje się zadaniem, zanim cokolwiek opuści firmę. Spółki z działającym konektorem wysyłają nadal przez niego; dla pozostałych bezserwerowy przepływ API UiPath przekazuje zwalidowaną paczkę przez własny konektor do API KSeF 2.0 zbudowany w UiPath Integration Service Connector Builder, z poświadczeniami każdej spółki pobieranymi z Azure Key Vault. Po wysyłce robot uzgadniający odpytuje status sesji, pobiera UPO i zapisuje numer KSeF, identyfikator UPO oraz znacznik czasu z powrotem do SAP przez BAPI lub OData, a do pozostałych systemów ERP przez ich API; plik XML z UPO trafia na SharePoint, a rejestr w Azure SQL prowadzi jeden wiersz na fakturę. Wszystko, co do godziny granicznej nie ma numeru KSeF, jest wyjątkiem.
Wyjątki docierają do ludzi jako zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams, z błędem opisanym zwykłym językiem, z fakturą i z poprawką zaproponowaną przez regułę. Nadzór nad trybem offline24 prowadzi listę faktur wystawionych poza KSeF, wysyła je ponownie po powrocie połączenia i ostrzega zespół przed upływem ustawowego terminu. Faktury zakupowe są pobierane z KSeF każdego ranka i przekazywane do księgowości zobowiązań. Model semantyczny Power BI zbudowany na rejestrze pokazuje wszystkie spółki na jednej stronie, a dzienne podsumowanie dla każdej spółki trafia na kanał Teams. Nie używamy tu sztucznej inteligencji: każda reguła jest jawna, a każda decyzja należy do człowieka.
Kolejki, wyzwalacze, foldery i magazyn poświadczeń Azure Key Vault w UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Connector Builder oraz konektory Microsoft Teams i Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath API workflows; powiadomienia z możliwością działania z UiPath Action Center w Microsoft Teams; modele semantyczne i alerty danych Power BI
Reguły walidacji, przepływy wysyłki i odpytywania statusu dla każdej spółki, zapis zwrotny UPO, nadzór nad trybem offline24, zadania w Teams, przekazanie faktur zakupowych do księgowości zobowiązań, rejestr, pulpit i instrukcję operacyjną
REST API KSeF 2.0 jako własny konektor; SAP S/4HANA przez konektory UiPath SAP BAPI i SAP OData; pozostałe systemy ERP przez ich API, a tam gdzie go nie ma, przez ich interfejs użytkownika
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPo każdym przebiegu fakturowania wyzwalacz kolejki uruchamia kontrolę przed wysyłką: schema FA(3), NIP nabywcy, kody VAT, pola obowiązkowe, duplikaty
- SystemZwalidowane faktury idą przez konektor ERP tam, gdzie taki istnieje, a w pozostałych spółkach przez własny konektor KSeF 2.0 w sesji zbiorczej
- AutomatyzacjaRobot uzgadniający odpytuje status sesji w każdej spółce, pobiera UPO i zapisuje numer KSeF, identyfikator UPO oraz znacznik czasu do systemu ERP i do rejestru
- CzłowiekSpecjalistka ds. fakturowania dostaje każdy wyjątek jako zadanie Action Center w Teams, z błędem opisanym zwykłym językiem, z fakturą i z proponowaną poprawką; poprawia dane w ERP i zamyka zadanie
- AutomatyzacjaPoprawione faktury są wysyłane ponownie; faktury korygujące wystawione na wniosek klienta idą tą samą ścieżką i niosą pierwotny numer KSeF
- AutomatyzacjaNadzór nad trybem offline24 prowadzi listę faktur wystawionych poza KSeF, wysyła je po powrocie połączenia i ostrzega zespół przed upływem ustawowego terminu
- AutomatyzacjaKażdego ranka faktury zakupowe wszystkich trzech nabywców są pobierane z KSeF i przekazywane do księgowości zobowiązań, a podsumowanie dla każdej spółki trafia na kanał Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Walidację każdej faktury wobec schemy FA(3) oraz reguł danych podstawowych i reguł podatkowych
- Wysyłkę, odpytywanie statusu, pobranie UPO i zapis zwrotny dla każdej spółki, każdej nocy
- Wykrywanie odrzuceń, przekroczeń czasu, brakujących UPO i wygasających poświadczeń dostępu, z dołączoną przyczyną
Ludzie decydują o
- Sposobie naprawy każdej odrzuconej lub spornej faktury: dane podstawowe, treść dokumentu albo anulowanie dokumentu fakturowego
- Tym, czy wniosek klienta staje się fakturą korygującą i co się w niej znajdzie
- Zmianach reguł, godzinach granicznych i przypisaniu zadań w spółkach, które pozostają po stronie fakturowania i podatków
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- dokumenty fakturowe z SAP S/4HANA
- eksporty faktur z dwóch pozostałych systemów ERP
- statusy sesji, UPO i odpowiedzi na zapytania o faktury z KSeF
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath API workflows
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- API KSeF 2.0
- pola statusowe w SAP S/4HANA
- dwa pozostałe systemy ERP
- archiwum UPO na SharePoint
- rejestr w Azure SQL
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; dzienne podsumowanie dla każdej spółki na kanale Teams; pulpit i alerty Power BI
Wykorzystane technologie
jedna kolejka na spółkę, wyzwalacze, ponowienia, dostęp na poziomie folderów, log audytowy
Abezserwerowa obsługa sesji, odpytywanie statusu i pobieranie UPO
Awłasny konektor do REST API KSeF 2.0; konektory Teams i SharePoint
Azadania odrzuceń i korekt wykonywane w Teams, z terminami
Apoświadczenia KSeF każdej spółki przez magazyn poświadczeń Orchestrator; rejestr uzgodnień
Apulpit dla każdej spółki i alerty danych na rejestrze, osadzone w Teams
Aodczyt dokumentów fakturowych i zapis zwrotny statusu
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Liczona jest wyłącznie praca nad wyjątkami, w przedziałach ilustracyjnych, a nie w pomiarze u klienta: 2% z 18 000 faktur miesięcznie po 15 minut na przypadek; 28 € to pełny koszt godziny pracy specjalisty ds. fakturowania lub podatków w polskim centrum usług wspólnych. Codzienny przegląd logów, szukanie dowodów na koniec miesiąca i skutek w VAT faktury, która nigdy nie dotarła do KSeF, są pominięte, więc model zaniża całość.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Odrzucenia są poprawiane tego samego ranka, a nie po dwóch dniach odszyfrowywania błędów
- Każda faktura ma w systemie ERP swój numer KSeF i identyfikator UPO; od tego faktu zaczynają się monity, odpowiedzi dla klientów i dowody dla organów podatkowych
- Trzy spółki na trzech systemach ERP obsługuje jedna rutyna i jeden zespół
- Faktury z trybu offline24 przestają zależeć od czyjejś pamięci; listę prowadzi robot i to on pilnuje terminu
Perspektywa zarządu
- Jeden pulpit odpowiada na pytanie o zgodność dla wszystkich spółek: wystawione, w KSeF, poza KSeF i dlaczego
- Dowody na kontrolę podatkową lub audyt powstają same z siebie: każda faktura, jej UPO i jej oś czasu w jednym rejestrze
- Statystyka wyjątków według przyczyn pokazuje, gdzie trzeba naprawić dane podstawowe albo reguły fakturowania, więc udział wyjątków spada, zamiast być wchłaniany
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Każda spółka uwierzytelnia się w KSeF własnymi poświadczeniami, przechowywanymi w Azure Key Vault i odczytywanymi przez magazyn poświadczeń Orchestrator
- Foldery Orchestrator oddzielają spółki; zespół fakturowania widzi wyłącznie swoje kolejki i swoje zadania
- Pliki XML faktur, pliki UPO i rejestr pozostają w firmowym środowisku Microsoft 365 i w subskrypcji Azure, a automatyzacja pracuje w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Roboty nigdy nie zmieniają treści faktury; każdą poprawkę wprowadza człowiek w systemie ERP, a każdy krok jest zapisywany ze znacznikiem czasu, więc rejestr jest śladem audytowym
Dlaczego teraz
Faktura, która po cichu została poza KSeF, to ekspozycja, której żaden model nie obejmuje; sama obsługa wokół niej kosztuje modelowe 2 520 € zdolności zespołu miesięcznie
Obowiązek działa w pełni: KSeF 2.0 jest obowiązkowy dla największych podatników od 1 lutego 2026 roku, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku; najmniejsze firmy dołączają 1 stycznia 2027 roku, a ulgi przejściowe kończą się wraz z 2026 rokiem
UiPath API workflows, Connector Builder i zadania Action Center w Teams są ogólnie dostępne na platformie UiPath; warstwa kontrolna to reguły i konfiguracja, a nie aplikacja pisana od zera
Role zarządcze, których to dotyczy
Pozycja VAT i księga należności opierają się na fakturach, których istnienie w KSeF da się udowodnić; dowodem jest raport, a nie szukanie
Każda faktura ma numer KSeF i identyfikator UPO tam, gdzie zajrzy kontrolujący, a faktury korygujące są powiązane z oryginałem
Poświadczenia, konektory i zmiany w API są zarządzane w jednym miejscu, ze śladem audytowym
Częste pytania i zastrzeżenia
Niech zostanie nadawcą dla tej spółki. Warstwa dokłada to, czego konektor nie robi: walidację przed wysyłką, nocne sprawdzenie, że każda faktura ma numer KSeF i UPO, zadania dla odrzuceń oraz tę samą rutynę w spółkach bez SAP.
Schema i reguły API są w jednym konektorze i w jednym zestawie reguł, testowanych na środowisku testowym KSeF przed każdą zmianą; zmiana w FA(3) albo w punkcie końcowym to aktualizacja w jednym miejscu, a nie w trzech systemach ERP.
Z założenia tego nie robi. Faktura odrzucona nie została wystawiona, a jej następczyni musi być poprawna; robot diagnozuje przyczynę, proponuje poprawkę i wysyła ponownie dopiero wtedy, gdy człowiek poprawi dane w systemie ERP.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jedna spółka na jednym systemie ERP, którego konektor już raportuje, ponawia wysyłkę i przechowuje UPO, z kilkoma odrzuceniami miesięcznie
- Fakturowanie nie jest stabilne: numeracja, dane podstawowe klientów albo sam system ERP są w trakcie zmian; warstwa pokazywałaby tylko szybciej ten nieporządek
- Fakturowanie sprzedaży jest zlecone dostawcy, który umownie gwarantuje dostarczenie do KSeF i dowód dla każdej faktury
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile faktur sprzedaży z zeszłego miesiąca da się dziś udowodnić w KSeF razem z UPO, osobno dla każdej spółki?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Logi konektora z trzech miesięcy w każdej spółce, przejrzane pod kątem przyczyn odrzuceń, przekroczeń czasu, braków UPO i zdarzeń offline
- Zestaw reguł walidacji dla schemy FA(3) i Państwa danych podstawowych, uzgodniony z fakturowaniem i podatkami
- Własny konektor KSeF 2.0, przepływy dla każdej spółki oraz zapis zwrotny do SAP i pozostałych systemów ERP
- Zadania odrzuceń i korekt w Teams, nadzór nad trybem offline24, przekazanie faktur zakupowych do księgowości zobowiązań
- Rejestr, pulpit Power BI, dzienne podsumowanie i instrukcję operacyjną dla fakturowania i IT
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do środowiska testowego KSeF i poświadczeń każdej spółki, udostępnionych przez IT
- Właściciela procesu fakturowania, właściciela reguł po stronie podatków i osoby kontaktowej w IT dla każdego systemu ERP
- Trzech miesięcy logów konektora wraz z dokumentami fakturowymi oraz systemów testowych ERP
Etapy
Rozpoznanie
Analiza logów w każdej spółce, taksonomia błędów, wolumeny, przyczyny w danych podstawowych
Projekt
Reguły walidacji, godziny graniczne, kierowanie zadań, model bezpieczeństwa dla każdej spółki
Budowa
Konektor, przepływy, zapis zwrotny do ERP, zadania w Teams, rejestr, pulpit
Walidacja
Praca równoległa na środowisku testowym KSeF i na historycznych odrzuceniach; odbiór przez fakturowanie i podatki
Uruchomienie
Spółka po spółce, zaczynając od tej z najwyższym odsetkiem odrzuceń, ze wsparciem po starcie
Działowe. Nakład pracy zależy od liczby systemów ERP i konektorów, jakości danych podstawowych klientów oraz liczby spółek; nie obiecujemy stałego czasu trwania.
Dwie faktury na sto wracają z KSeF i ktoś musi je odnaleźć.
Wystarczy przesłać nam logi konektora z jednego miesiąca dla każdej spółki: liczby faktur wysłanych, przyjętych i odrzuconych razem z kodami błędów. Odsyłamy taksonomię błędów i jednostronicową ocenę udziału, który da się zautomatyzować.
Sklasyfikujmy odrzucenia z KSeFTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFaktury z KSeF na właściwej klasyfikacji budżetowejFaktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZamówienia klientów z PDF i e‑maili prosto do ERPZamówienia klientów wciąż są przepisywane z PDF do SAP i potwierdzane po godzinach. Zespół nie musi tego robić.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i IT