Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćGotówka grupy o 07:30 w Teams, złożona przez roboty z wyciągów i ksiąg
Dzienna pozycja gotówkowa bez porannego arkusza
Roboty zbierają salda i wyciągi ze wszystkich rachunków, dodają spodziewane wpływy i wypływy z ERP, a pozycję gotówkową grupy z widokiem na 13 tygodni publikują w Teams, zanim otworzy się biuro.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z ręcznym składaniem dziennej gotówki z czterech portali bankowych; przychodzi za późno i nikt jej nie ufa.
Mientha dostarcza zaplanowany, bezobsługowy proces ustalania pozycji gotówkowej na platformie UiPath i w Państwa środowisku Microsoft 365.
Pozycja istnieje o 07:30 razem z plikami śróddziennymi; 150 minut zbierania danych zamienia się w od 20 do 30 minut przeglądu wyjątków (modelowo).
repozytorium danych płynności (najpierw arkusz na SharePoint, później Azure SQL); model semantyczny i raport Power BI; archiwum wyciągów na SharePoint
Problem biznesowy
Zarządzanie płynnością
Każdego ranka grupa musi wiedzieć, ile ma gotówki, gdzie ona leży, co dziś z niej wypłynie i co powinno wpłynąć. W budownictwie pytanie jest wyjątkowo ostre: płatności za etapy kontraktów, podwykonawcy rozliczani na koniec miesiąca, wynagrodzenia w stałych terminach oraz rachunki o ograniczonej dostępności, takie jak rachunek VAT w mechanizmie podzielonej płatności i rachunki powiernicze.
Odpowiedzi nie ma w żadnym pojedynczym systemie: bank zna salda, SAP pozycje otwarte i propozycję płatności, kadry termin wypłat, a kierownicy kontraktów wiedzą, który inwestor zapłaci. Składa to w całość jedna osoba, dysponująca arkuszem, tokenem i listą loginów.
Skutek jest potrójny. Analityk traci pół każdego dnia, dyrektor finansowy i skarbnik decydują o przesunięciach środków, uruchomieniu kredytu i wymianie walut na liczbach sprzed trzech godzin, a kierownicy kontraktów są dopytywani o prognozy wpływów w wątkach na czacie. Każde przejęcie dokłada kolejny bank i kolejną zakładkę, a prognoza płynności na 13 tygodni pod przegląd kowenantów powstaje ręcznie co drugi piątek.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekO 07:00 analityk loguje się tokenem sprzętowym do czterech portali bankowych, pobiera salda i wczorajsze wyciągi dla 23 rachunków i wkleja je do pliku Cash_daily.xlsx
- SystemPropozycja płatności jest eksportowana z SAP (F110), a wymagalne pozycje dostawców z FBL1N; dwie spółki spoza SAP przysyłają listy płatności w Excelu
- CzłowiekSpodziewane wpływy zbiera się pytaniami: do kierowników kontraktów w Teams, do kadr o wynagrodzenia, do zespołu podatkowego o terminy VAT
- OczekiwanieArkusz trafia do dyrektora finansowego e‑mailem około 10:30; pytania wracają przed jedenastą i analityk ponownie otwiera portale
- Ryzyko błęduNieoczekiwane obciążenie (rata leasingu, prowizja od gwarancji, podwójna płatność) zostaje zauważone tylko wtedy, gdy ktoś przeczyta pozycje wyciągu; zapas do kowenantu liczy się ręcznie raz w miesiącu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Widoczny koszt to dwie i pół godziny pracy analityka dziennie. Niewidoczny to pozycja, która w chwili odczytu ma trzy godziny: wpływy z tego samego dnia i zwrócone płatności nie wchodzą do żadnej decyzji podjętej przed południem.
- Gotówka bezczynna i debet współistnieją: jedna spółka korzysta z limitu w rachunku, gdy druga trzyma nadwyżkę, bo przesunięcie środków wymaga obrazu, którego przed 10:30 nie ma.
- Brak zaufania do liczby kosztuje osobno. Kiedy nikt nie jest jej pewny, każda spółka trzyma własną poduszkę; bufor 1,5 mln € przy założonych 6% kosztuje 90 000 € rocznie, blisko czterokrotnie więcej niż czas analityka (ilustracyjnie).
Koszt zaniechania
Najwięcej kosztują tu nie godziny, tylko bufory. Grupa, która przed wpół do jedenastej nie jest pewna swojej gotówki, trzyma poduszki w kilku spółkach, w jednej korzysta z debetu, podczas gdy w drugiej pieniądze leżą bezczynnie, a o zapasie do kowenantu dowiaduje się dopiero na przeglądzie. Przy założonych 6% bufor 1,5 mln € kosztuje 90 000 € rocznie; liczby są nasze, mechanizm mogą Państwo sprawdzić u siebie. W tym czasie późno znalezione obciążenia trudniej odtworzyć, a rutyny mieszkającej w jednym arkuszu nie da się ani poddać audytowi, ani przekazać.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Środkowoeuropejska grupa budowlana: generalny wykonawca, spółki regionalne, zakład prefabrykacji i deweloper mieszkaniowy; 9 podmiotów prawnych, około 1 800 pracowników, SAP S/4HANA (dwie przejęte spółki na lokalnym systemie), Microsoft 365 E3, dwuosobowy zespół płynności.
23 rachunki bankowe w 4 bankach: rachunki bieżące w PLN i EUR, rachunki VAT i powiernicze, rachunek główny cash poolingu, rachunki obsługi kredytów; 22 dni robocze w miesiącu.
Salda pobrane z portali są wklejane do pliku Cash_daily.xlsx; wypływy pochodzą z propozycji płatności w SAP i z dwóch list spoza SAP, wpływy od kierowników kontraktów na życzenie; plik trafia do dyrektora finansowego około 10:30.
Około 150 minut zbierania i wklejania w każdym dniu roboczym, pozycja mająca w chwili odczytu trzy godziny, brak kontroli nieoczekiwanych obciążeń, zapas do kowenantu liczony raz w miesiącu.
Roboty bezobsługowe pobierają wyciągi dzienne i śróddzienne (camt.053, camt.052, MT940 albo eksport z portalu tam, gdzie bank nie udostępnia plików), czytają pozycje otwarte, propozycję płatności i kalendarz płynności, stosują reguły i publikują pozycję, wyjątki oraz widok 13 tygodni w Teams i Power BI do 07:30.
W modelowanym przypadku analityk poświęca od 20 do 30 minut na wyjątki zamiast 150 minut na pobieranie danych, dyrektor finansowy czyta pozycję o 07:30 razem z plikami śróddziennymi, a widok 13 tygodni odświeża się codziennie. To model, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Mientha dostarcza zaplanowany, bezobsługowy proces ustalania pozycji gotówkowej na platformie UiPath i w Państwa środowisku Microsoft 365. Tam, gdzie bank dostarcza pliki camt.053 lub MT940 kanałem host-to-host, przez SFTP albo przez import wyciągów w SAP, roboty je parsują; raporty śróddzienne camt.052 są pobierane ponownie tuż przed publikacją. Tam, gdzie bank nie oferuje ani plików, ani API, robot z użytkownikiem technicznym eksportuje dane z portalu, w granicach regulaminu banku i jego metod uwierzytelniania, potwierdzonych osobno dla każdego banku na etapie rozpoznania.
Spodziewane przepływy pochodzą stamtąd, gdzie i tak już są: pozycje otwarte i propozycja płatności z SAP, a kalendarz wynagrodzeń i podatków, harmonogramy kredytów, limity finansowania i progi kowenantów z arkusza płynności na SharePoint. Zestaw reguł robi następnie to, co analityk robi w pamięci: środki o ograniczonej dostępności zostają poza wolną gotówką, waluty obce są przeliczane po grupowej tabeli kursów, przepływy układają się według dat waluty, a każdy rachunek jest porównywany z saldem minimalnym i progiem obciążeń.
O 07:30 na kanale zespołu płynności w Microsoft Teams pojawia się karta Adaptive Card: wolna gotówka grupy w podziale na waluty, zmiana od wczoraj, tabela w podziale na spółki oraz wyjątki wraz z pozycjami wyciągu. Przypięty jako zakładka raport Power BI dokłada szczegóły każdego rachunku, widok 13 tygodni i zapas do kowenantu w czasie. Żaden model językowy nie bierze w tym udziału, a proces nigdy nie przesuwa pieniędzy; automatyczne rozliczanie wpłat opisujemy jako osobne rozwiązanie.
Wyzwalacze czasowe UiPath Orchestrator z kalendarzem dni wolnych i magazyn poświadczeń Azure Key Vault; roboty bezobsługowe UiPath; konektor UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint; model semantyczny Power BI, zaplanowane odświeżanie, alerty danych, subskrypcje i zakładka raportu w Microsoft Teams; wyzwalacz webhook aplikacji Workflows w Teams publikujący karty Adaptive Card
Parsery wyciągów, obieg pobierania dla każdego banku z obsługą statusu „nie otrzymano”, zestaw reguł (rachunki o ograniczonej dostępności, salda minimalne, progi obciążeń, przeliczenia walutowe, zapas do kowenantu), wyodrębnianie spodziewanych przepływów, model 13 tygodni, raport Power BI, szablony kart oraz instrukcję operacyjną
Odczyt z SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData); odbiór plików kanałem host-to-host lub przez SFTP; automatyzacja interfejsu portali pozbawionych dostawy plików i API
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaO 05:30 w dni robocze wyzwalacz czasowy Orchestratora z kalendarzem dni wolnych od pracy uruchamia proces, po jednej pozycji kolejki na rachunek
- AutomatyzacjaRoboty pobierają pliki camt.053 i MT940 z folderów host-to-host oraz z SAP i je parsują; w banku dostępnym wyłącznie przez portal robot loguje się użytkownikiem technicznym i eksportuje dane
- SystemRoboty odczytują z SAP pozycje otwarte i propozycję płatności, a także kalendarz, harmonogram kredytów i listy płatności spoza SAP
- AutomatyzacjaO 07:00 tam, gdzie bank je udostępnia, pobierane są ponownie raporty śróddzienne camt.052; następnie silnik reguł buduje pozycję i oznacza wyjątki
- AutomatyzacjaRepozytorium danych jest aktualizowane, Power BI się odświeża, a o 07:30 karta Adaptive Card trafia na kanał przez webhook aplikacji Workflows
- CzłowiekAnalityk obsługuje wyjątki z karty i zapisuje wyjaśnienie każdego z nich w wątku; skarbnik decyduje o przesunięciach środków, uruchomieniu kredytu i wymianie walut
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobranie sald i wyciągów ze wszystkich rachunków w każdym dniu roboczym, z ponowieniami i wyraźnym oznaczeniem „nie otrzymano”
- Wyodrębnienie spodziewanych przepływów, konsolidację, przeliczenia walutowe, przesunięcie widoku 13 tygodni oraz dostarczenie wyjątków do Teams wraz z dowodami
Ludzie decydują o
- Tym, czy nieoczekiwane obciążenie jest zasadne, oraz o przesunięciach środków, uruchomieniu kredytu i wymianie walut, które pozycja uwidacznia
- Progach, liście rachunków i parametrach kowenantów, a także o założeniach prognozy, których nie zawiera żadna księga
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- pliki wyciągów camt.053, camt.052, MT940 (host-to-host, SFTP, import w SAP)
- portale bankowości elektronicznej bez dostawy plików
- pozycje otwarte i propozycje płatności z SAP S/4HANA
- arkusz płynności na SharePoint
- listy płatności spoza SAP
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- roboty bezobsługowe UiPath
- UiPath Integration Service
- aktywności UiPath SAP
Systemy docelowe
- repozytorium danych płynności (najpierw arkusz na SharePoint, później Azure SQL)
- model semantyczny i raport Power BI
- archiwum wyciągów na SharePoint
Punkty styku z człowiekiem: karta Adaptive Card o 07:30 na kanale zespołu płynności w Microsoft Teams; karty wyjątków; zakładka raportu Power BI i alerty danych
Wykorzystane technologie
roboty bezobsługowe na wyzwalaczu czasowym z kalendarzem dni wolnych; kolejki, magazyn poświadczeń, ponowienia, audyt
Aodczytuje arkusz płynności i listy płatności, zapisuje dane dzienne, archiwizuje wyciągi
Apozycje otwarte, propozycja płatności, zaimportowane wyciągi
Amodel semantyczny z zaplanowanym odświeżaniem; raport dziennej gotówki i widoku 13 tygodni; alerty danych i subskrypcje
Akarta o 07:30, karty wyjątków i zakładka raportu; webhook obsługuje Power Automate
Aarkusz płynności: kalendarz, harmonogramy kredytów, limity finansowania, progi, wyjaśnienia
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Dane wejściowe są ilustracyjne i nie pochodzą z pomiaru u klienta: 22 dni robocze w miesiącu, 150 minut (2,5 godziny) dziennego zbierania i konsolidacji dla 23 rachunków w czterech bankach, 35 € pełnego kosztu godziny pracy analityka płynności w Europie Środkowej. Liczymy wyłącznie rutynę, więc wynik jest ostrożny; większa wartość, czyli świeższe decyzje i mniejsze bufory, została zilustrowana przy koszcie zaniechania.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Pozycja istnieje o 07:30 razem z plikami śróddziennymi; 150 minut zbierania danych zamienia się w od 20 do 30 minut przeglądu wyjątków (modelowo)
- O przesunięciach środków i uruchomieniu kredytu decyduje się na dzisiejszych liczbach, więc nadwyżka jednej spółki finansuje drugą tego samego przedpołudnia
- Nieoczekiwane obciążenia, zwrócone płatności i salda poniżej minimum ujawniają się tego samego dnia wraz z pozycją wyciągu, a środki o ograniczonej dostępności nigdy nie są liczone jako wolna gotówka
- Widok 13 tygodni odświeża się w każdym dniu roboczym, a dodanie rachunku sprowadza się do jednego wiersza na liście
Perspektywa zarządu
- Jedna dzienna liczba dla całej grupy, ze znacznikiem czasu, ze wskazaniem źródeł i banku, który danych nie dostarczył
- Zapas do kowenantu i wykorzystanie limitów widać codziennie, zamiast wyliczać je na koniec miesiąca
- Przy każdym wyjątku widnieje, kto i kiedy go wyjaśnił; ślad audytowy pozostaje w Orchestratorze i na SharePoint
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Dostęp do banków jest wyłącznie odczytowy: użytkownicy portali i poświadczenia SFTP służą do pobierania wyciągów i nie mogą tworzyć, zwalniać ani zatwierdzać płatności, a same poświadczenia leżą w Azure Key Vault podpiętym do magazynu poświadczeń Orchestratora
- Do SAP roboty logują się dedykowanym kontem serwisowym z prawem odczytu; każde zadanie, ponowienie i błąd zostają zapisane w Orchestratorze
- Wykonanie odbywa się w jednym z dwóch miejsc do wyboru: w UiPath Automation Cloud, region UE, albo na Państwa własnych maszynach wirtualnych; pliki wyciągów, repozytorium danych i raport nie opuszczają środowiska Microsoft 365
- Kanał zespołu płynności działa w zespole prywatnym, a obszar roboczy Power BI jest ograniczony do zespołu płynności, dyrektora finansowego i wskazanych zastępców przez grupy Microsoft Entra ID; zmiany reguł są wersjonowane i zatwierdzane przez skarbnika
Dlaczego teraz
Każdy dzień zwłoki to dzień decyzji podejmowanych na nieaktualnych liczbach, a sama rutyna pochłania w modelowanym przypadku około 1 925 € czasu analityka miesięcznie
Wyciągi ISO 20022 camt.053 i camt.052 europejskie banki dostarczają obok MT940, więc ustrukturyzowane dane wejściowe, których potrzebuje deterministyczny robot, są szeroko dostępne
Klocki są sprawdzone i w większości już opłacone: wyzwalacze czasowe Orchestratora z kalendarzami dni wolnych, karty Adaptive Card przez webhook aplikacji Workflows w Teams bez licencji premium, zaplanowane odświeżanie Power BI; przy Microsoft 365 E3 dochodzi wyłącznie Power BI Pro
Role zarządcze, których to dotyczy
Poranna liczba jest w telefonie, zanim zapadną decyzje dnia; zapas do kowenantu staje się wielkością dzienną, a nie wyliczeniem na koniec miesiąca.
Przesunięcia środków, uruchomienie kredytu i wymiana walut są decydowane na kompletnej pozycji o 07:30, a zespół pracuje nad wyjątkami zamiast nad pobieraniem danych.
Łączność z bankami, odczyty z ERP i raportowanie działają jako nadzorowane i logowane automatyzacje na kontach serwisowych z prawem odczytu, zamiast na osobistych tokenach.
Częste pytania i zastrzeżenia
Większość pozycji powstaje z plików wyciągów: camt.053 i MT940 przychodzą kanałem host-to-host, przez SFTP albo przez import w SAP, a roboty czytają je bez żadnego interfejsu banku. Bank dostępny wyłącznie przez portal obsługuje robot z użytkownikiem technicznym, o ile pozwala na to regulamin banku.
Jeżeli każda spółka, każdy bank i każdy wyciąg są w jednym S/4HANA ze skonfigurowanym Cash Management, dokładamy tylko dostarczanie do Teams i reguły wyjątków. W większości grup poza SAP pozostają co najmniej dwie spółki, jeden bank albo kalendarz wynagrodzeń, a arkusz domyka tę lukę.
Podstawa jest mechaniczna: pozycje otwarte według terminów wymagalności, propozycje płatności, kalendarz wynagrodzeń i podatków, harmonogramy kredytów. Robot odbudowuje ją codziennie, a ocena skarbnika wchodzi jako korekty w arkuszu, nie jako ręczne budowanie podstawy.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Pojedyncza spółka z kilkoma rachunkami w jednym banku, gdzie podsumowanie w portalu albo sam SAP odpowiadają już na to pytanie
- Brak wiarygodnego rejestru rachunków i sald o ograniczonej dostępności albo główne banki, które nie dostarczają wyciągów codziennie: najpierw powstaje rejestr, a robot jest tak świeży, jak jego dane wejściowe
Pytanie na najbliższe posiedzenie
O której godzinie grupa zna swoją pozycję gotówkową, ile godzin mają salda, na których się ona opiera, i jak dużą poduszkę utrzymujemy tylko dlatego, że nie mamy pewności?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Rozpoznanie mapy rachunków: banki, rachunki, waluty, przeznaczenie, sposób dostawy plików w każdym banku oraz niepisane reguły analityka
- Pobieranie wyciągów dla każdego banku: odbiór plików, wykorzystanie istniejącego importu w SAP, automatyzacja portalu tylko tam, gdzie nie ma nic innego
- Silnik reguł i przesuwany widok 13 tygodni, przetestowane na trzech miesiącach Państwa dziennych arkuszy
- Raport Power BI oraz kanał zespołu płynności z kartą o 07:30 i kartami wyjątków
- Instrukcję operacyjną, monitoring w Orchestratorze i przekazanie rozwiązania, razem z opisem dodawania nowego rachunku
Potrzebujemy od Państwa
- Obecnego dziennego arkusza z trzema miesiącami historii oraz najnowszej prognozy na 13 tygodni
- Listy rachunków z bankiem, spółką, walutą i przeznaczeniem oraz ze sposobem dostawy wyciągów przez każdy bank
- Kont technicznych z prawem wyłącznie do odczytu do portali bankowych i do SAP, skarbnika jako właściciela procesu i definicji kowenantów
Etapy
Rozpoznanie i projekt
Mapa rachunków, formaty wyciągów, reguły, progi, układ karty, model dostępu
Budowa
Parsery wyciągów, odczyty z SAP, silnik reguł, raport Power BI, dostarczanie do Teams
Walidacja
Praca równoległa z arkuszem analityka, każda różnica wyjaśniona
Uruchomienie i optymalizacja
Karta zastępuje e‑mail, arkusz zostaje jako zabezpieczenie, potem strojenie progów
Szybki efekt, gdy każdy bank dostarcza pliki wyciągów; każdy portal automatyzowany zamiast plików, każda dodatkowa instancja ERP i każda waluta dokładają nakładu pracy.
O 10:30 dyrektor finansowy widzi liczbę składaną ręcznie od siódmej.
Prosimy o listę rachunków (bank, spółka, waluta, przeznaczenie) i o jeden tydzień Państwa dziennego arkusza. Odsyłamy plan pobierania danych dla każdego banku, reguły, które zautomatyzowalibyśmy, oraz ekonomikę policzoną na Państwa liczbach.
Odtwórzmy poranny rachunek gotówkiTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z zamykaniem miesiąca przez zgrywanie sald do Excela i dopraszanie się akceptacji e‑mailem.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowaniePakiet zarządczy w Power BI zamiast czternastu plików ExcelPakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćWysyłka faktur do KSeF i uzgadnianie statusówPaństwa ERP wysyła faktury do KSeF. Kto sprawdza, że każda wróciła z UPO, i kto poprawia te, które nie wróciły?
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieZbieranie budżetu i prognoz bez chaosu wersjiKoniec z kwartałem pracy analityka zużytym na zbieranie arkuszy od właścicieli MPK.
Zobacz rozwiązanie Case studyMonitoring wyciągów bankowych i księgowania wpłatBrakujące wyciągi wykrywane proaktywnie — płynne księgowanie wpłat.
Zobacz case study Case studyPoranny brief zarządu, codziennie o 7:00Zarząd zaczyna dzień z pełnym obrazem firmy — zanim ktokolwiek zdąży o niego poprosić.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i IT