Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawPrzeróbki, złom i fracht wracają do dostawcy, który je spowodował
Pieniądze odzyskane od dostawców zamiast odpisu w koszty
Każdy przypadek jakościowy z dostawcą w tle staje się wycenionym i udokumentowanym roszczeniem z terminem, a uzgodniona kwota jest dopasowywana do faktury korygującej.
Streszczenie dla zarządu
Przeróbki, złom i fracht spowodowane wadą dostawcy zostają w kosztach własnych, bo zbudowanie roszczenia kosztuje zbyt wiele.
Roszczenie zaczyna się tam, gdzie kończy się decyzja jakościowa.
Roszczenia przestają być selekcjonowane według czasu ich budowania, więc większość przypadków wchodzi w zakres zamiast być absorbowana.
SAP S/4HANA (księgowania przeróbek i złomu, księgowanie roszczenia); rejestr roszczeń w UiPath Data Fabric; archiwum roszczeń na SharePoint
Problem biznesowy
Odzysk kosztów
Kiedy dostawca wyśle wadliwą partię, koszt najpierw ląduje w księgach odbiorcy. Części są sortowane, obudowy przerabiane, linia uruchamiana ponownie dzięki dostawie ekspresowej, wyroby gotowe złomowane. Umowa zwykle mówi, że ten koszt ponosi dostawca. Zamiana tego prawa na pieniądze oznacza zbudowanie dokumentu: co dostarczono, kiedy, na jakie zamówienie, ile kosztowało naprawienie sprawy i na jakiej podstawie umownej kwota jest dochodzona.
Elementy tego dokumentu leżą w czterech miejscach. Historia dostaw i partii jest w ERP. Godziny przeróbek są na zleceniu produkcyjnym, złom na dokumencie materiałowym, fracht ekspresowy na fakturze przewoźnika, która nie odwołuje się do żadnego z nich. Zdjęcia są tam, gdzie zostawił je kontroler, a warunki gwarancyjne to załącznik PDF do umowy ramowej. Inżynier składa to wszystko ręcznie i kosztuje go to mniej więcej tę samą godzinę niezależnie od tego, czy roszczenie warte jest 200 €, czy 12 000 €.
Ludzie selekcjonują więc na wyczucie. Duże roszczenia powstają, małe są absorbowane, a małe stanowią większość wolumenu. To, co zostanie zgłoszone, zależy dalej od pilnowania, którego nikt nie jest właścicielem: terminy zgłoszenia mijają niezauważone, częściowe uznanie przeżywa wyłącznie w mailu, a faktura korygująca, która przychodzi po miesiącach, ma inny numer referencyjny i inną kwotę. Zakupy wchodzą na roczne negocjacje bez liczby mówiącej, ile kosztowała jakość tego dostawcy.
Jak to wygląda dzisiaj
Niezależnie od systemu jakości na szyldzie, roszczenie do dostawcy pokonuje zwykle tę właśnie drogę.
- CzłowiekPrzypadek jakościowy zamyka się kodem wady dostawcy, a ktoś ocenia na wyczucie, czy kwota uzasadnia pracę
- CzłowiekInżynier odtwarza historię dostawy ekran po ekranie: przyjęcie towaru, dokument dostawy, partia, pozycja zamówienia
- SystemGodziny przeróbek, dokument złomowania i faktura za fracht są eksportowane z ERP i sumowane w arkuszu
- OczekiwanieRoszczenie czeka na umowę: załącznik gwarancyjny to PDF na dysku współdzielonym, w wersji, której nikt nie jest pewien
- CzłowiekPismo powstaje w Word na bazie ostatniego, które ktoś zachował, i idzie mailem do kontaktu jakościowego dostawcy
- OczekiwanieDostawca odpowiada po tygodniach, uznaje część kwoty, a wątek toczy się w skrzynce jednego kupca bez terminu
- Ryzyko błęduFaktura korygująca przychodzi pod innym numerem i na inną kwotę, a nikt nie uzgadnia jej z roszczeniem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Selekcja według nakładu pracy jest tu największym kosztem ukrytym. Roszczenie warte kilkaset euro zostaje porzucone, bo jego zbudowanie zajmuje niemal godzinę, a porzucone stanowią większość wolumenu.
- Dowody psują się szybciej, niż rozwija się spór. Zdjęcia zostają w telefonie, godziny firmy sortującej uzgadnia się ustnie, a w trzecim miesiącu najmocniejszy dowód już nie istnieje.
- Terminy zgłoszenia to cicha ekspozycja prawna. Prawo i umowy dostawy wyznaczają krótkie okna na zgłoszenie wady, a spóźnione roszczenie można odrzucić proceduralnie, a nie merytorycznie.
- Częściowe ugody nie są nigdzie zapisane. To, co dostawca uznał, żyje w skrzynce, więc korekta niższa o jedną trzecią wygląda dla księgującego jak normalny dokument.
- Zakupy negocjują bez jedynej liczby, która zmieniłaby rozmowę: ile wady tego dostawcy kosztowały ponad cenę części.
Koszt zaniechania
Tylko pierwszy wiersz jest pracą etatową. Pozostałe dwa to pieniądze już wydane na cudzą wadę, a arytmetyka stoi na stronie, żeby dało się z nią dyskutować: 2 280 przypadków rocznie przy założonych 430 € przeciętnego kosztu wewnętrznego; cztery na dziesięć nigdy niezgłoszone, czyli 912 przypadków; a z 1 368 zgłoszonych jeden na sześć albo wysłany za późno, by był dopuszczalny, albo uznany i nigdy nieskorygowany, czyli 228. Każda z tych proporcji jest założeniem.
Nic w tym układzie się nie psuje i dlatego on trwa. Duże roszczenia nadal są odzyskiwane, a odpis pozostaje niewidoczny, rozłożony na zlecenia przeróbek, dokumenty złomowania i faktury frachtowe, z których każda z osobna wygląda rozsądnie. Nie istnieje natomiast liczba: nikt nie powie, ile kosztowały w zeszłym roku wady danego dostawcy, więc roczny przegląd toczy się na cenie i terminowości.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dostawca tier-1 dla motoryzacji z trzema zakładami w Europie Środkowej, około 2 100 pracowników, system jakości IATF 16949, SAP S/4HANA i Microsoft 365 E3; jakość dostaw to sześć osób.
190 przypadków wad przypisanych dostawcom miesięcznie w trzech zakładach, z kontroli wejściowej, odrzutów na linii i zwrotów gwarancyjnych od klienta; mniej więcej sześć na dziesięć niesie poniżej 500 € kosztu wewnętrznego.
Przypadki wyglądające dostatecznie duże stają się roszczeniem ręcznie: dowody z czterech systemów, pismo w Word, otwarte pozycje w prywatnym arkuszu.
Około 55 minut na roszczenie na zestawienie i monitowanie: prześledzenie partii, wyciągnięcie księgowań kosztowych, napisanie pisma, dopominanie się o odpowiedź, szukanie faktury korygującej. Dochodzenie przyczyn zostaje przy inżynierach i nie jest liczone.
Zamknięty przypadek z kodem przypisanym dostawcy uruchamia zestawienie. Roboty zbierają zapisy partii, księgowania kosztowe, zdjęcia i warunki umowne, generują komplet roszczeniowy, wysyłają go w terminie zgłoszenia i dopasowują fakturę korygującą, gdy nadejdzie.
Zestawianie i monitowanie spada z 55 minut do poniżej 15, każdy przypadek powyżej uzgodnionego progu jest przedstawiany zamiast odsiewany, a uznane kwoty są dopasowywane do roszczenia, które je wypracowało. To arytmetyka na powyższych założeniach, a nie coś zmierzonego u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Roszczenie zaczyna się tam, gdzie kończy się decyzja jakościowa. Przypadek zamknięty w SAP S/4HANA QM kodem wady przypisanym dostawcy, albo osiągający ten stan w rejestrze niezgodności, tworzy pozycję kolejki w UiPath Orchestrator z częścią, partią, zakładem i wadą. Nikt nie musi pamiętać o rozpoczęciu roszczenia.
Roboty zestawiają następnie to, czego roszczenie potrzebuje. Z SAP: przyjęcie towaru i dokument dostawy dla tej partii, pozycję zamówienia wraz z warunkami, potwierdzone godziny na zleceniu przeróbki według stawek działalności, dokument złomowania i jego wycenę oraz sortowanie i fracht zaksięgowane na sprawie. Każda pozycja zachowuje odwołanie do dokumentu źródłowego, bo pozycja bez źródła to pozycja, którą dostawca zakwestionuje. Zdjęcia i protokół kontroli pochodzą z SharePoint wraz z historią wersji. Termin zgłoszenia, odzyskiwalne kategorie kosztowe, ryczałt administracyjny i adres reklamacyjny są czytane raz na umowę przez UiPath Document Understanding, potwierdzane przez człowieka i utrzymywane jako pola strukturalne.
Wynikiem jest komplet roszczeniowy zbudowany z Państwa własnego szablonu Microsoft Word: pismo przewodnie w języku dostawcy, rozbicie kosztów pozycja po pozycji z odwołaniem źródłowym, załącznik dowodowy. Roszczenia powyżej progu wartości są zatwierdzane w Microsoft Teams, zanim opuszczą firmę. Komplet wychodzi z nadzorowanej skrzynki, terminy zgłoszenia i odpowiedzi biorą się z umowy, a kalendarz eskalacji działa bez niczyjego prowadzenia. Przychodząca faktura korygująca jest dopasowywana do numeru roszczenia i uzgodnionej kwoty, a niedobór staje się zadaniem, a nie księgowaniem, o które nikt nie pyta.
UiPath Document Understanding z Validation Station; UiPath Orchestrator kolejki, wyzwalacze, ponowienia i ślad audytowy; UiPath Data Fabric jako rejestr roszczeń; UiPath Action Center actionable notifications w Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals app; historia wersji SharePoint z etykietami retencji Microsoft Purview; Power BI
Wyzwalacz i reguły kwalifikacji, logikę zbierania kosztów po obiektach SAP, model warunków umownych i kalendarz terminów, komplet roszczeniowy i jego szablony językowe, progi zatwierdzania, reguły dopasowania faktur korygujących oraz ekstrakt raportowy pod Power BI
Odczyty SAP S/4HANA oraz, jeśli roszczenia księgują Państwo jako należności, zlecenie noty obciążeniowej, przez UiPath SAP activities (BAPI/OData); portale reklamacyjne dostawców tam, gdzie zamiast maila wymagany jest upload
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPrzypadek zamknięty kodem wady przypisanym dostawcy tworzy pozycję kolejki z częścią, partią, zakładem i wadą
- SystemRoboty cofają partię przez przyjęcie towaru, dokument dostawy i pozycję zamówienia w SAP i czytają warunki utrzymywane dla tej umowy
- AutomatyzacjaStrona kosztowa powstaje z potwierdzeń przeróbek, dokumentu złomowania i jego wyceny oraz sortowania i frachtu zaksięgowanych na sprawie, każda pozycja z własnym źródłem
- AutomatyzacjaZdjęcia i protokół kontroli pochodzą z biblioteki SharePoint, a komplet roszczeniowy powstaje z szablonu Word w języku dostawcy
- CzłowiekRoszczenia powyżej progu wartości zatwierdza w Microsoft Teams jakość dostaw lub kupiec, mając rozbicie i dowody na karcie
- AutomatyzacjaKomplet idzie na adres reklamacyjny dostawcy; terminy zgłoszenia i odpowiedzi ustawia umowa, a przypomnienia i eskalacja pracują według tego kalendarza
- AutomatyzacjaOdpowiedzi i faktury korygujące są dopasowywane do numeru roszczenia i uzgodnionej kwoty, różnice stają się zadaniami, a Power BI pokazuje stopę odzysku i wiekowanie
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Kwalifikację, zestawienie dowodów dostawy, partii i kosztów oraz arytmetykę rozbicia
- Wygenerowanie kompletu roszczeniowego z Państwa szablonów, w języku dostawcy
- Wysyłkę, kalendarz terminów, przypomnienia, eskalację i zapis tego, co i kiedy wyszło
- Dopasowanie odpowiedzi i faktur korygujących do numeru roszczenia i uzgodnionej kwoty
Ludzie decydują
- Czy przypadek rzeczywiście da się przypisać dostawcy, co pozostaje oceną techniczną
- O zwolnieniu roszczeń powyżej progu i o pozycjach, których reguły nie wycenią z dokumentu źródłowego
- O przyjęciu ugody częściowej, gestu handlowego lub odpisu, w granicach pełnomocnictw
- Czy powtarzalna wada przestaje być roszczeniem, a staje się rozmową o umowie
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- zamknięte przypadki jakościowe z kodem wady przypisanym dostawcy
- biblioteka dowodów na SharePoint
- załączniki gwarancyjne w PDF
- odpowiedzi dostawców i faktury korygujące w skrzynce reklamacyjnej
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
- UiPath Integration Service (konektory Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint)
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA (księgowania przeróbek i złomu, księgowanie roszczenia)
- rejestr roszczeń w UiPath Data Fabric
- archiwum roszczeń na SharePoint
- model raportowy Power BI
Punkty styku z człowiekiem: Teams Approvals powyżej progu wartości; zadania Action Center w Teams dla braków dowodowych i różnic na korektach; cotygodniowy przegląd odzysku
Wykorzystane technologie
kolejkują każdy kwalifikujący się przypadek, zbierają pozycje kosztowe, prowadzą kalendarz terminów i audyt
Aczyta załączniki gwarancyjne raz na umowę i przychodzące faktury korygujące, z Validation Station
Arejestr roszczeń: roszczenie, pozycje kosztowe, dowody, terminy, odpowiedzi i korekty
Abraki dowodowe, sporne odpowiedzi i różnice na korektach jako zadania w Teams
Aroszczenia powyżej progu zwalniane przed wysyłką, z załączonym rozbiciem
Aszablony roszczeń per język, wygenerowany komplet, wersjonowane archiwum dowodów
Ahistoria partii, księgowania przeróbek i złomu, warunki zamówienia, księgowanie roszczenia
Astopa odzysku, wiekowanie, wartość otwarta i koszty złej jakości na dostawcę i część
AIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Nic w poniższej tabeli nie jest samymi odzyskanymi pieniędzmi, bo te zależą od Państwa umów; wyceniana jest praca zbudowania roszczenia i pilnowania go. Owe 55 minut obejmuje prześledzenie partii, wyciągnięcie księgowań kosztowych, napisanie pisma, dopominanie się o odpowiedź i odnalezienie faktury korygującej. 33 € to ilustracyjny pełny koszt godziny inżyniera jakości dostaw w Europie Środkowej, a każda liczba jest deklarowanym założeniem, nie pomiarem u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Roszczenia przestają być selekcjonowane według czasu ich budowania, więc większość przypadków wchodzi w zakres zamiast być absorbowana
- Każde roszczenie wychodzi w umownym terminie zgłoszenia, co odbiera dostawcy najtańszy powód do odmowy
- Rozbicie jest zaczepione pozycja po pozycji o dokument w Państwa własnym ERP, co skraca spór
- Uzgodnione kwoty są dopasowywane do faktur korygujących, więc ugoda niższa o jedną trzecią jest widoczna od razu
- Inżynierowie jakości dostaw odzyskują godziny na prewencję i rozwój dostawców
- Dowody są zbierane, kiedy jeszcze istnieją, a nie odtwarzane, gdy spór ma już trzy miesiące
Perspektywa zarządu
- Odzysk staje się mierzalny: zgłoszone, uznane i skorygowane, na dostawcę, część i zakład
- Koszty złej jakości spowodowane przez dostawców stają się liczbą, którą zakupy mogą położyć na stole
- Terminy i limity zatwierdzania egzekwuje przepływ, a nie kalendarz jednego inżyniera
- Czwarty zakład albo fala zmiany dostawców zostaje wchłonięta bez dokładania administracji
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty pracują na własnych kontach SAP, ograniczonych do odczytów potrzebnych roszczeniu i jednego typu księgowania, które mogą utworzyć; sekrety zostają w repozytorium poświadczeń, które obsługuje już Państwa zespół bezpieczeństwa
- Nic z roszczenia gwarancyjnego nie przekracza granicy: samo roszczenie, zdjęcia dowodowe i zatwierdzenia zostają w Państwa środowisku Microsoft 365, a UiPath Automation Cloud prowadzi proces w swoim regionie UE
- Powyżej progu wartości żadne roszczenie nie wychodzi na odpowiedzialność robota; poniżej reguły kwalifikacji są wersjonowane i należą do jakości dostaw
- Kto zgłosił przypadek, nie zatwierdza jego odpisu, a przyjęcie ugody idzie zgodnie z Państwa pełnomocnictwami
- Dowody są wersjonowane na SharePoint pod etykietami retencji Microsoft Purview, bo roszczenia wracają po latach
Dlaczego teraz
Terminy są tu elementem konstrukcji, nie administracji. Zgodnie z § 377 niemieckiego kodeksu handlowego, przy sprzedaży między kupcami nabywca musi niezwłocznie zbadać towar i niezwłocznie zgłosić wadę, inaczej towar uznaje się za przyjęty; umowy dostawy dokładają własne, zwykle krótsze okna
Zmiany źródeł zaopatrzenia wciąż przebudowują bazę dostawców, a proces żyjący w arkuszu jednego inżyniera tego nie przetrwa. Kosztuje też modelowe 5 748 € miesięcznie
Instalacja jest dziś zwyczajna: obiekty SAP są czytelne przez standardowe interfejsy, wytrenowane modele dokumentów obsługują przychodzące korekty, a zatwierdzenia trafiają do Microsoft Teams
Role zarządcze, których to dotyczy
Przeróbki i złom spowodowane przez dostawcę przestają być niewyjaśnioną pozycją kosztów zakładu i stają się należnością
Budżety zakładów przestają wchłaniać wady, których zakład nie spowodował
Każdy przegląd dostawcy zaczyna się od tego, ile kosztowała jego jakość, a nie od wrażenia
Inżynierowie przestają być urzędnikami od roszczeń, a powtarzalne wady niosą kwotę, na którą dostawca musi odpowiedzieć
Częste pytania i zastrzeżenia
Robot niczego nie rozstrzyga, on zestawia. Zmienia się to, że roszczenie przychodzi w terminie zgłoszenia, z odwołaniem do dostawy, rozbiciem zaczepionym o Państwa własne księgowania i załączonymi dowodami. Spóźnione, ogólnikowe i nieudokumentowane to podstawy, na których opiera się większość odmów.
To właśnie założenie warte sprawdzenia. Dziś próg wyznacza godzina potrzebna na zbudowanie roszczenia, a nie kwota sporu. Kiedy zestawienie kosztuje minuty, próg schodzi niżej i większość wolumenu wchodzi w zakres.
Różnią się, i właśnie dlatego warunki są czytane raz na umowę i trzymane jako pola strukturalne: termin zgłoszenia, kategorie odzyskiwalne, ryczałt administracyjny, adres reklamacyjny. Nowa umowa dokłada wiersz, a nie nowy przepływ.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż około dwudziestu przypadków przypisanych dostawcom miesięcznie, gdzie szablon i cotygodniowy przegląd kosztują mniej
- Wady w ogóle nie są przypisywane dostawcom w systemie jakości; przypisanie musi istnieć, zanim da się je zgłosić
- Godziny przeróbek lądują na ogólnym MPK, a złom nie jest wyceniany na partię, więc roszczenie nie ma strony kosztowej
Pytanie na najbliższe posiedzenie
W zeszłym roku zapłaciliśmy za przeróbki, złom i fracht spowodowane wadami dostawców: ile z tego przedstawiliśmy tym dostawcom i ile wróciło jako faktura korygująca?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Przegląd sześciu miesięcy historii: co przypisano dostawcy, co zgłoszono i co odzyskano
- Model warunków umownych z Państwa umów jakościowych: terminy zgłoszenia i odzyskiwalne kategorie na umowę
- Logikę zbierania kosztów po zleceniach przeróbek, dokumentach złomowania, sortowaniu i frachcie, z odwołaniem źródłowym przy każdej pozycji
- Komplet roszczeniowy: szablony per język, rozbicie kosztów, załącznik dowodowy i progi zatwierdzania
- Kalendarz terminów z przypomnieniami i eskalacją oraz reguły dopasowania faktur korygujących
- Pakiet odzyskowy w Power BI i instrukcję dla jakości dostaw oraz zakupów
Potrzebujemy od Państwa
- Zeszłorocznych przypadków przypisanych dostawcom wraz z księgowaniami za nimi
- Dwóch lub trzech umów jakościowych z dostawcami, w tym jednej uznawanej za trudną
- Właściciela procesu w jakości dostaw oraz osób kontaktowych w zakupach i księgowości zobowiązań
- Kont technicznych do SAP testowego i produkcyjnego oraz do skrzynki reklamacyjnej
Etapy
Diagnoza
Źródła przypadków, obiekty kosztowe, warunki umowne i miejsca, w których roszczenia dziś giną
Projekt
Reguły kwalifikacji i wyceny, komplet roszczeniowy, progi, model terminów, model bezpieczeństwa
Budowa
Roboty, modele dokumentów, rejestr roszczeń, integracja z SAP i punkty styku w Teams
Walidacja
Odtworzenie historycznych przypadków wobec tego, co faktycznie odzyskano, z akceptacją kompletów
Uruchomienie
Najpierw jeden zakład i jedna grupa dostawców, pod nadzorem, z hypercare
Optymalizacja
Strojenie progów, rozszerzenie na pozostałe zakłady, raportowanie na poziomie dostawcy
Działowe. O nakładzie decyduje to, jak konsekwentnie koszty są księgowane na sprawę, różnorodność Państwa umów z dostawcami oraz liczba zakładów w zakresie.
Wada była dostawcy. Zlecenie przeróbki było Państwa.
Prosimy przesłać zeszłomiesięczne przypadki przypisane dostawcom wraz z księgowaniami przeróbek i złomu oraz dwie umowy jakościowe z dostawcami. Odsyłamy pozycje, które dało się udokumentować, te, których się nie dało, oraz miejsca, gdzie terminy zgłoszenia są już przekraczane.
Wyceń miesiąc wad dostawcówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zabezpieczenie, przyczyna źródłowa, 8D dostawcy i weryfikacja skuteczności żyją w jednym arkuszu i trzech skrzynkach.
Zobacz rozwiązanie ZakupyOceny dostawców oparte na danych, nie na wrażeniachLiczby w ostatnim przeglądzie dostawcy zostały wyeksportowane ręcznie i nikt nie pokaże pozycji, które za nimi stoją.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatnościKoniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT