Start · Rozwiązania · Prawo i compliance
Rozwiązanie · Prawo i complianceAudyt standardów staje się przeglądem pliku, który już istnieje
Gotowi na audyt każdej marki bez tygodnia paniki
Standardy każdej marki jako lista kontrolna z właścicielem i rodzajem dowodu przy każdej pozycji; roboty zbierają to, co istnieje, ludzie fotografują resztę, niezgodności zamykają się pod nazwiskiem.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z odtwarzaniem pliku standardów tydzień przed audytem importera i usuwaniem tej samej niezgodności dwa razy.
Sercem projektu jest rejestr, nie robot.
Zbieranie spada z około sześciu minut na pozycję do kontroli robota dla zapisów, wersji i stron; ludzie fotografują i potwierdzają tylko to.
rejestry standardów, gotowości i niezgodności w Microsoft Lists; biblioteki dowodów i pliki audytowe na SharePoint; samoocena w portalu importera, gdy jest wymagana
Problem biznesowy
Standardy marki
Umowa dealerska to w równym stopniu zbiór standardów, co prawo do sprzedaży. Podręcznik każdego producenta określa, jak ma wyglądać salon, które stanowiska muszą mieć jakie certyfikaty, jakie narzędzia specjalne serwis ma wzorcować, przez jakie etapy i dokumenty przechodzi klient oraz jak lokalizacja ma wyglądać w internecie. Importer sprawdza to wszystko audytami standardów, badaniami tajemniczego klienta i samooceną, a wynik zasila bonus zmienny. Tam, gdzie marża na nowych samochodach jest cienka, ten bonus stanowi dużą część wyniku ze sprzedaży nowych aut.
Grupa z czterema markami ma cztery podręczniki, cztery kalendarze audytów i cztery definicje zgodności. Dowodzenie zgodności spada w każdej lokalizacji na te same osoby: kierowników sprzedaży, serwisu i części, koordynatora marketingu i osobę prowadzącą ewidencję szkoleń. Nikt z nich nie ma standardów w zakresie obowiązków; każdy ma fragment arkusza, który pojawia się kilka tygodni przed wizytą.
W skali grupy zawodzi pamięć. Nikt nie czyta różnic między wersjami podręcznika, więc nowe pozycje odkrywa audytor. Na niezgodności odpowiada się planem działań z datami, którego nikt nie pilnuje, więc to samo brakujące narzędzie pojawia się w dwóch kolejnych raportach.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekOpiekun regionalny importera zapowiada wizytę; dyrektor oddziału przesyła listę kontrolną marki z 310 wierszami tym samym pięciu kierownikom i koordynatorom
- CzłowiekKażdy zbiera swoją sekcję: zdjęcia elewacji, salonu i warsztatu; certyfikaty pobierane z portalu akademii importera pracownik po pracowniku; świadectwa wzorcowania odnalezione w szufladzie albo zamówione ponownie
- OczekiwanieSamoocena czeka na najwolniejszego współautora; ostatni tydzień przed wizytą schodzi na pozycje, których nikt nie zaczął
- Ryzyko błęduPozycje odhaczane są z pamięci: przyrząd, który nie przeszedł wzorcowania w marcu, doradca z wygasłym certyfikatem, strona internetowa wciąż z zeszłosezonową kampanią
- CzłowiekDyrektor oddziału wpisuje samoocenę do portalu importera, a w dniu audytu oprowadza audytora po folderach
- SystemWynik przychodzi po kilku tygodniach; raport z niezgodnościami ląduje w folderze, a odpowiedzią jest plan działań z datami
- Ryzyko błęduMiędzy wizytami nikt nie jest właścicielem planu; ta sama niezgodność wraca i jest usuwana po raz drugi w tygodniu przed kolejnym audytem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Dowody zbierają najdrożsi ludzie w najgorszym momencie: kierownicy oddziału, w dwa tygodnie przed wizytą, gdy salon i warsztat potrzebują ich najbardziej.
- Certyfikaty, wzorcowania i wersje szablonów sprawdza się raz w roku, więc przeterminowane wzorcowanie wychodzi na jaw wtedy, gdy ktoś go szuka, a nie wtedy, gdy wygasło.
- Powtórzona niezgodność kosztuje podwójnie: naprawa, zdjęcie i wyjaśnienie powstają od nowa, a audytor w pierwszej kolejności szuka tego, co już raz wytknął.
- Ten czas nie ma pozycji kosztowej; księguje się go jako czas kierowników, nigdy jako koszt utrzymania umowy.
Koszt zaniechania
Pieniądze z bonusu celowo nie znalazły się w tej tabeli. W większości umów dealerskich bonus zmienny zależy łącznie od wolumenu, satysfakcji klientów i wyniku standardów, a nie istnieje cytowalna liczba mówiąca, ile kosztuje powtórzona niezgodność; wiersze wyceniają więc wyłącznie czas pracy, a drugi wiersz to 16 audytów, trzech kierowników, po dwa dni, 768 godzin po 45 €.
To, co opisują wiersze, trwa po cichu: każda nowa wersja podręcznika dodaje pozycje, których nikt nie czyta do dnia wizyty, każdy audyt pochłania dwa tygodnie kierowników, a każda niezgodność bez właściciela wraca. Folder nie pokaże mechanika bez aktualnych uprawnień ani przyrządu bez wzorcowania: dziś pozycja w standardach, jutro spór o roszczenia gwarancyjne.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa dealerska w Polsce: cztery marki, w tym jedna premium, dziewięć lokalizacji, około 620 pracowników, osobny DMS dla każdej marki, portale importerów, Microsoft 365 E3 z Teams w telefonach na warsztacie.
16 audytów standardów rocznie, po jednym przeglądzie sprzedaży i serwisu na markę i lokalizację; około 310 pozycji listy kontrolnej każdy, 4 960 rocznie; w tym scenariuszu mniej więcej 40% to dokumenty i zapisy, 35% zdjęcia, 25% potwierdzenia.
Arkusz rozsyłany kierownikom oddziału; dowody fotografowane i skanowane do folderu na każdy audyt; samoocena wpisywana do portalu importera; niezgodności kwitowane planem działań z datami, którego nikt nie pilnuje.
Około sześciu minut zbierania na pozycję, przez kierowników, w dwa tygodnie przed wizytą; certyfikaty okazują się wygasłe w dniu audytu; co czwarta niezgodność to powtórka.
Rejestr dla każdej marki w Microsoft Lists z właścicielem i rodzajem dowodu przy każdej pozycji; roboty co tydzień zbierają to, co istnieje, UiPath Test Cloud sprawdza obecność w internecie, zadania Action Center w Teams proszą o zdjęcia i potwierdzenia, niezgodności zamykają się pod nazwiskiem, a plik audytowy powstaje sześć tygodni wcześniej.
W modelowanym przypadku zbieranie spada z sześciu minut na pozycję do kontroli robota dla większości pozycji i krótkiego zadania dla reszty, wygasłe certyfikaty wychodzą na jaw w ciągu tygodnia, a żadna niezgodność nie zostaje bez właściciela; wszystko to model, nie obserwacja u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Sercem projektu jest rejestr, nie robot. Podręcznik każdej marki jest ładowany do Microsoft Lists jako jedna pozycja na wymaganie: sekcja, treść, rodzaj dowodu (zapis, dokument, wersja, kontrola strony, zdjęcie lub potwierdzenie), rola właściciela i częstotliwość sprawdzania. Każda lokalizacja ma kopię gotowości dla każdej marki; nowa wersja podręcznika jest ładowana obok starej, a różnice stają się pozycjami z właścicielem.
Czytaniem zajmują się roboty. Co tydzień, według harmonogramu w Orchestrator, porównują status certyfikacji każdego pracownika i stanowiska z portalu akademii importera z listą obsady i wymaganiem marki, odczytują terminy wzorcowania z rejestru wyposażenia na SharePoint i zestawiają używane szablony z wersją publikowaną przez markę. UiPath Test Cloud uruchamia zestaw testów stron każdej lokalizacji i jej wpisu w wyszukiwarce dealerów marki: godziny otwarcia, adres i telefon, aktualne logo i kampania, linki do rezerwacji, noty prawne.
O to, czego robot nie widzi, prosi się człowieka przez zadanie UiPath Action Center w Microsoft Teams: potwierdzenie z karty albo zdjęcie z telefonu wgrane do folderu dowodów pozycji w kanale lokalizacji. Niezgodności z ostatniego audytu mają właściciela, termin, przypomnienia i eskalację do dyrektora oddziału. Nie ma tu żadnej sztucznej inteligencji; każda reguła to wiersz, którego właścicielem jest dyrektor marki.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i magazyny poświadczeń UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; zadania UiPath Action Center z terminami i powiadomieniami z akcjami w Microsoft Teams; testy webowe UiPath Test Cloud; wersjonowanie Microsoft Lists; metadane SharePoint i etykiety przechowywania Purview; Power BI jako karta w Teams
Model danych standardów i ładowanie wersji, roboty zbierające dowody, zestawy testów obecności cyfrowej, logikę zadań i eskalacji, rejestr niezgodności, składanie pliku audytowego, model gotowości w Power BI i runbook
Portal akademii importera oraz, gdy marka tego wymaga, samoocena w portalu importera, przez automatyzację interfejsu tam, gdzie nie ma eksportu; wyciąg obsady z systemu kadrowego
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPodręcznik każdej marki jest wersjonowanym rejestrem w Microsoft Lists; nowa wersja jest ładowana obok starej, a różnice stają się pozycjami z właścicielem i terminem
- AutomatyzacjaCo tydzień roboty zbierają to, co istnieje: status certyfikacji każdego pracownika i stanowiska z portalu akademii, terminy wzorcowania z rejestru wyposażenia, wersje szablonów, listę floty demonstracyjnej; UiPath Test Cloud uruchamia zestaw testów obecności cyfrowej dla stron każdej lokalizacji; każda pozycja staje się zielona, żółta lub czerwona
- CzłowiekPozycje wymagające człowieka trafiają do właściciela jako zadanie Action Center w Teams: potwierdzenie z karty albo zdjęcie z telefonu do folderu dowodów pozycji
- AutomatyzacjaOtwarte niezgodności z ostatniego audytu mają właściciela i termin; przypomnienia przed terminem, eskalacja do dyrektora oddziału po nim
- AutomatyzacjaSześć tygodni przed wizytą plik audytowy jest składany na SharePoint, a samoocena eksportowana lub wpisywana do portalu importera; Power BI pokazuje gotowość według marki, lokalizacji i sekcji
- CzłowiekDyrektor oddziału weryfikuje zamknięcia, odpowiada na cotygodniowe podsumowanie gotowości w kanale lokalizacji, a w dniu audytu przegląda plik z audytorem; nowe niezgodności dostają właściciela tego samego dnia
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Ładowanie każdej wersji podręcznika do rejestru i wykazywanie zmian
- Cotygodniowe zbieranie statusu szkoleń, terminów wzorcowania, wersji szablonów, list floty demo i kontroli stron
- Otwieranie, przypominanie i eskalowanie zadań na zdjęcia, potwierdzenia i zamknięcie niezgodności
- Składanie pliku audytowego i odświeżanie widoku gotowości
Ludzie decydują o
- Tym, czy sfotografowana pozycja jest zgodna; dyrektor oddziału podpisuje samoocenę
- Tym, czy niezgodność jest zamknięta: właściciel załącza dowód, dyrektor oddziału go weryfikuje
- Wydatkach: nowe narzędzie, przebudowa elewacji lub miejsce na szkoleniu to decyzja zapisana przy pozycji
- Tym, co jest dowodem dla każdej pozycji i kto za nią odpowiada; rejestr pozostaje w rękach dyrektora marki
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- lista kontrolna importera dla każdej marki
- portal akademii
- rejestr wyposażenia
- biblioteka szablonów
- strony internetowe grupy i wpisy w wyszukiwarkach dealerów
- ostatni raport z niezgodnościami
- lista obsady każdej lokalizacji
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
- UiPath Test Cloud
Systemy docelowe
- rejestry standardów, gotowości i niezgodności w Microsoft Lists
- biblioteki dowodów i pliki audytowe na SharePoint
- samoocena w portalu importera, gdy jest wymagana
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; foldery dowodów w kanale lokalizacji; cotygodniowe podsumowanie gotowości; karta gotowości Power BI
Wykorzystane technologie
cotygodniowe zbieranie dowodów z portalu, rejestru i bibliotek; harmonogramy, kolejki, magazyn poświadczeń, dziennik uruchomień
Aodczytuje i aktualizuje rejestry, archiwizuje dowody, publikuje cotygodniowe podsumowanie
Azadania na zdjęcia, potwierdzenia i zamknięcie niezgodności z właścicielami i terminami
Azestawy testów webowych sprawdzające strony każdej lokalizacji ze standardami cyfrowymi
Arejestr standardów dla każdej marki, kopia gotowości dla każdej lokalizacji, rejestr niezgodności, foldery dowodów; certyfikaty i szablony z kolumnami terminu i wersji
Agotowość według marki, lokalizacji i sekcji; otwarte i powtórzone niezgodności według właściciela; karta w kanale Teams każdej lokalizacji
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Szesnaście audytów po 310 pozycji daje 4 960 pozycji rocznie, czyli 413 miesięcznie; nic tutaj nie zostało zmierzone u klienta. Sześć minut na pozycję to samo zbieranie: pobranie certyfikatu, odnalezienie świadectwa wzorcowania, sprawdzenie strony, zapisanie zdjęcia. 24 € to pełny koszt godziny uśredniony dla doradców, koordynatorów i części czasu kierownika. Wiersze pokazują uwolnioną zdolność, nie zlikwidowane etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zbieranie spada z około sześciu minut na pozycję do kontroli robota dla zapisów, wersji i stron; ludzie fotografują i potwierdzają tylko to, czego robot nie widzi
- Wygasłe certyfikaty, przeterminowane wzorcowania i nieaktualne szablony wychodzą na jaw w ciągu tygodnia; mechanik jest zapisany na szkolenie, zanim zapyta audytor
- Każda niezgodność ma imiennego właściciela i termin od dnia otrzymania raportu, a zamknięcie jest udowodnione, a nie zapamiętane
- Tydzień audytu upływa na klientach: plik istnieje, a audytor przechodzi przez wyjątki, nie przez szafki; cztery marki i dziewięć lokalizacji porównuje się na jednej skali gotowości
Perspektywa zarządu
- Gotowość według marki, lokalizacji i sekcji to cotygodniowa liczba, którą centrala grupy widzi wcześniej niż opiekun regionalny
- Standardy stają się stałą kontrolą, jak harmonogram wzorcowań, a nie projektem uruchamianym po ogłoszeniu terminu
- Koszt utrzymania każdej umowy jest policzony: godziny przygotowań, otwarte i powtórzone niezgodności, pozycje czerwone dłużej niż 30 dni
- Zmiana dyrektora oddziału zabiera ze sobą plik; wiedza jest w rejestrze, nie w skrzynce odchodzącej osoby
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Robot portalowy ma własne konto wyłącznie z prawem odczytu; jego sekret leży w sejfie połączonym z Orchestrator, a każde uruchomienie jest logowane w regionie UE UiPath Automation Cloud
- Rejestry, dowody i pliki audytowe pozostają w tenancie Microsoft 365 grupy, widoczne dla kierowników danej lokalizacji, centrali i dyrektora marki; etykiety przechowywania Purview zatrzymują pliki audytowe na okres wymagany polityką grupy
- Zapisy szkoleń to dane osobowe: lista gotowości przechowuje status i datę ważności dla pracownika i stanowiska; sam certyfikat pozostaje w bibliotece kadrowej
- Kto usuwa niezgodność, nie może jej zamknąć; weryfikuje dyrektor oddziału, a każde przekazanie, przedłużenie lub zmiana oceny niesie nazwisko i powód; reguły dowodów zmienia wyłącznie właściciel standardów w grupie
Dlaczego teraz
Podręczniki zmieniają się szybciej niż kiedyś: elektryfikacja dokłada pozycje o szkoleniach wysokonapięciowych, a rejestracje samochodów elektrycznych w Polsce wzrosły w 2025 r. o ponad 160% do 43 311 sztuk (PZPM, styczeń 2026); rejestr, który czyta różnice, jest z każdym rokiem więcej wart
Ramy prawne są w przeglądzie: rozporządzenie (UE) 2023/822 przedłużyło wyłączenie grupowe dla motoryzacyjnego rynku posprzedażnego do 31 maja 2028 r., a CECRA, europejskie stowarzyszenie dealerów, wskazuje, że identyfikacja wizualna i nieruchomości pochłaniają ogromne nakłady kapitałowe przy znikomych zwrotach; modelowane 991 € miesięcznie na zbieranie dowodów to najtańsza część obrony bonusu, który to wszystko finansuje
Zadania Action Center są wykonywane w Microsoft Teams, konektory Integration Service czytają listy SharePoint i publikują w kanałach, a UiPath Test Cloud uruchamia testy stron według harmonogramu
Role zarządcze, których to dotyczy
Cztery umowy, jedna liczba gotowości i audyty, które nie ściągają już kierowników oddziału z salonu na dwa tygodnie
Podręcznik staje się bieżącą listą kontrolną z właścicielami, a tydzień audytu przeglądem pliku
Wzorcowania, narzędzia specjalne i certyfikaty mechaników są sprawdzane co tydzień, czego i tak wymagają audyty gwarancyjne i bezpieczeństwo warsztatu
Koszt utrzymania każdej umowy jest policzony w godzinach i niezgodnościach, a bonus zależny od wyniku standardów broni się dowodami, nie nadgodzinami
Częste pytania i zastrzeżenia
Właśnie po to jest rejestr: jedna struktura, cztery treści. Nowa wersja jest ładowana obok starej, a różnice stają się nowymi pozycjami z właścicielami; reguły dowodów zależą od rodzaju pozycji, nie od marki.
Większość nie ma, dlatego robot czyta je tak jak koordynator: przez ekran, z własnym kontem, według harmonogramu. Gdy portal zmienia układ, poprawia się jednego robota; niczyje dwa tygodnie nie przepadają.
I powinien. Plik pokazuje, co i kiedy sprawdzono, pozycje wymagające człowieka mają zdjęcie z zeszłego tygodnia, a niezgodności z poprzedniej wizyty mają dowód zamknięcia; audyt staje się rozmową o wyjątkach.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Dealer jednej marki z jedną lub dwiema lokalizacjami i jednym audytem rocznie: wystarczy dobrze prowadzona biblioteka SharePoint i kalendarz, i tak też Państwu powiemy
- Lokalizacje nie uzgodniły, kto odpowiada za każdą sekcję standardów; zadanie bez właściciela to mail podpisany przez robota, więc najpierw macierz odpowiedzialności
- Otwarte niezgodności to pozycje inwestycyjne, elewacja albo rozbudowa salonu; rejestr nie sfinansuje przebudowy, a ta decyzja należy do planu inwestycyjnego
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Załóżmy, że marka premium przesunęła audyt w naszej największej lokalizacji o miesiąc wcześniej: co w naszym pliku jest gotowe dziś, czego brakuje na jedno zdjęcie i które z zeszłorocznych niezgodności audytor zobaczyłby po raz drugi?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Analizę z dyrektorem marki i dwiema lokalizacjami: podręczniki, rodzaj dowodu dla każdej pozycji, właściciele, ostatnie niezgodności
- Rejestr standardów dla każdej marki w Microsoft Lists, wersjonowany, z raportem różnic między wersjami
- Roboty zbierające dowody, zestawy testów obecności cyfrowej w UiPath Test Cloud oraz zadania Action Center w Teams z przypomnieniami i eskalacją
- Składanie pliku audytowego, eksport samooceny, model gotowości w Power BI i runbook dla koordynatorów lokalizacji
Potrzebujemy od Państwa
- Aktualnych podręczników i list kontrolnych dla każdej marki oraz ostatnich raportów z niezgodnościami z dwóch lokalizacji
- Właściciela standardów w grupie, zwykle dyrektora marki lub dyrektora serwisu, oraz dyrektora oddziału do pilotażu
- Kont serwisowych do portalu akademii i Teams, rejestru wyposażenia, listy obsady i kalendarza audytów dla każdej marki
Etapy
Analiza
Podręczniki, rodzaje dowodów, właściciele i ostatnie niezgodności dla jednej marki i dwóch lokalizacji
Projekt
Model rejestru, reguły dowodów, logika zadań i eskalacji, zestawy testów, uprawnienia
Budowa
Rejestry, roboty, zestawy testów, zadania w Teams, składanie pliku audytowego i model Power BI
Pilotaż i wdrożenie
Jedna marka w dwóch lokalizacjach przez prawdziwy audyt, potem pozostałe marki i lokalizacje w kolejności kalendarza audytów, z hypercare
Działowe. Nakład zależy od liczby marek i formatów podręczników, od tego, ile źródeł dowodów ma eksport, i od tego, jak bardzo różnią się nawyki lokalizacji.
Cztery marki, cztery kalendarze audytów, szesnaście plików odtwarzanych co roku od zera.
Prosimy o listę kontrolną standardów jednej marki i raport z niezgodnościami z ostatniego audytu w jednej lokalizacji. Odpowiemy udziałem pozycji, które robot udowodni sam, listą tego, co nadal wymaga zdjęcia, i pierwszym szacunkiem uwolnionych godzin przygotowań.
Audyt jednej lokalizacji przed importeremTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Rejestr szkoleń jest aktualny dokładnie do dnia, w którym ktoś ostatni raz pamiętał o jego uzupełnieniu.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieJeden poranny obraz każdej marki, salonu i serwisuCztery DMS, cztery portale importerów, dziewięć lokalizacji, a zarząd widzi miniony miesiąc po trzech tygodniach.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaInspekcje BHP: od listy kontrolnej do zamkniętego działaniaKoniec z przepisywaniem inspekcji do rejestru i ponaglaniem działań korygujących ze skrzynki mailowej.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi