Start · Rozwiązania · Prawo i compliance

Rozwiązanie · Prawo i compliance

Ostatnia wersja pliku Word to nie szablon, a dział prawny to nie korekta tekstu

Umowy standardowe: generowanie, akceptacja i e‑podpis

Umowy standardowe powstają z zatwierdzonych klauzul i danych pobranych z systemów, trafiają do działu prawnego tylko przy odstępstwie, są podpisywane elektronicznie i archiwizowane z metadanymi.

Szybki efektMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
700standardowych umów, aneksów i NDA opuszcza co miesiąc tę ilustracyjną firmę. Prawie każdy z tych dokumentów powstaje jako kopia poprzedniego.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Dwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.

Co się zmienia

Zaczynamy tam, gdzie leży wartość: od oddzielenia dokumentów faktycznie negocjowanych od tych, które się składa.

Wartość biznesowa

Dokument standardowy jest zamawiany, akceptowany i podpisywany tego samego dnia, zamiast krążyć między skrzynkami i drukarkami przez półtora tygodnia.

Systemy w tle

biblioteka umów na SharePoint; SharePoint eSignature; rejestr umów

Problem biznesowy

Obsługa umów

W każdej firmie istnieje warstwa dokumentów, których w praktyce się nie negocjuje: umowy o zachowaniu poufności, umowy ramowe na własnych warunkach, aneksy zmieniające stawki, przedłużenia umów terminowych, potwierdzenia oddelegowania, zlecenia realizowane w ramach umowy głównej. Treść uzgodniono raz. Za każdym razem zmienia się nazwa, data, stawka i to, który zatwierdzony wariant klauzuli ma zastosowanie.

Pracę wykonuje się przez kopiowanie. Ktoś znajduje podobny dokument, zapisuje kopię i ją edytuje, więc każda nowa umowa dziedziczy wszystko, co było w poprzedniej: limit odpowiedzialności wynegocjowany dla innego klienta, klauzulę o jurysdykcji, która kiedyś była ustępstwem. Dział prawny nie widzi, co zostało zmienione, więc czyta całość.

Potem dokument trzeba podpisać i tu uciekają dni. Umowa jest drukowana, zanoszona do osoby z uprawnieniem do podpisu, skanowana, wysyłana mailem i oczekuje na reakcję, a kontrasygnowany egzemplarz wraca jako skan w czyjejś skrzynce. Przy skali to przestaje być niedogodnością: administrator nie uruchomi kandydata bez podpisanego aneksu, konsultant nie wystawi faktury bez podpisanej umowy ramowej, a nikt nie odpowie, co obowiązuje z danym klientem, bez otwierania i porównywania plików.

Jak to wygląda dzisiaj

Tak wygląda ten obieg w większości organizacji, zanim zostanie przeprojektowany.

  1. CzłowiekKonsultant lub specjalista kadrowy otwiera ostatnią podobną umowę z dysku sieciowego i nadpisuje nazwy, daty i stawki
  2. CzłowiekProjekt trafia mailem do działu prawnego i jest czytany od początku do końca, bo nie widać, co zmieniono
  3. OczekiwanieSprawa czeka w skrzynce prawnej za wszystkim, co wpłynęło wcześniej, zwykle od dwóch do czterech dni roboczych
  4. CzłowiekZaakceptowany projekt jest drukowany, podpisywany, gdy osoba uprawniona jest dostępna, skanowany i wysyłany do kontrahenta
  5. Ryzyko błęduUżyty szablon to ta wersja, którą akurat miał zamawiający, więc nieaktualne klauzule niepostrzeżenie wędrują do nowych umów
  6. CzłowiekWiersz w rejestrze powstaje wtedy, gdy ktoś o tym pamięta, a skan zapisuje się tam, gdzie dana osoba zapisuje pliki
CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.

  • Czas działu prawnego idzie na korektę. Przeczytanie całego dokumentu to jedyny sposób, by ustalić, co zmienił zamawiający, więc prawnicy spędzają dzień nad dokumentami bez ryzyka.
  • Każdy skopiowany dokument niesie ustępstwa poprzednika. Termin płatności raz wydłużony, limit odpowiedzialności uzgodniony pod presją, klauzula o zwolnieniu z odpowiedzialności dodana w zapomnianej negocjacji: wszystko to wędruje do kolejnych dwudziestu umów.
  • Czekanie jest niewidoczne w budżecie i bardzo widoczne dla kontrahenta. Kandydat, który nie może zacząć, projekt, którego nie da się zafakturować: każde opóźnienie to koszt handlowy, którego nikt nie księguje.
  • Na pytanie, co obowiązuje, nie da się odpowiedzieć bez otwierania dokumentów. Rejestr jest zaległy, skan leży w skrzynce, a plik na dysku nie musi być tym podpisanym, o co zapyta audytor albo spór sądowy.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy umów składanych metodą kopiuj i wklej≈ 190 400 €
Jeśli wolumen urośnie do 950 dokumentów miesięcznie, w skali roku≈ 258 400 €
Dwa kolejne lata bez ruszania szablonów≈ 380 800 €

Koszt spada na osoby, które czytają 700 standardowych dokumentów miesięcznie. Kolejka na biurku prawnym odtwarza się w każdy poniedziałek, kolejny wzrost zamyka się zatrudnieniem administratora, a rejestr nadal uzgadnia się po fakcie. Cicho narasta natomiast rozjazd: każda umowa skopiowana z poprzedniej oddala portfel dokumentów od tego, co dział prawny zatwierdził.

Drugi koszt pojawia się w najgorszym momencie. Badanie due diligence, audyt klienta albo spór pyta o to, co i na jakich warunkach zostało podpisane, a odpowiedź zajmuje dwa tygodnie przeszukiwania skrzynek, bo podpisanych oryginałów nigdy nie zebrano w jednym miejscu wraz z metadanymi.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Grupa usług kadrowych i biznesowych działająca w czterech krajach, około 1 900 osób jednocześnie oddelegowanych, Microsoft 365 E3, CRM z danymi klientów i osobny system kadrowo-płacowy z danymi osób i oddelegowań.

Wolumen

700 dokumentów standardowych miesięcznie: umowy ramowe i ich aneksy, wzajemne NDA, aneksy stawkowe, przedłużenia umów terminowych i potwierdzenia oddelegowania. Dziewięć na dziesięć powinno być szablonem z polami, a nie nowym dokumentem.

Obecny proces

Zamówienia trafiają do działu prawnego i kadr mailem oraz czatem w Teams. Dokumenty powstają z kopii poprzednich, są czytane w całości przez prawników, drukowane do podpisu, skanowane i odsyłane. Rejestrem jest współdzielony plik Excel, uzgadniany na koniec kwartału.

Wąskie gardło

Około 40 minut obsługi jednego dokumentu łącznie na redakcję, czytanie przez prawnika, druk, skan, ponaglenia i archiwizację, a do tego kolejka na biurku prawnym, przez którą dwustronicowe NDA staje się sprawą na dziesięć dni.

Rozwiązanie

Zamówienie składa się na formularzu, dane kontrahenta i oddelegowania roboty pobierają z CRM i systemu kadrowego, dokument powstaje z zatwierdzonego szablonu i biblioteki klauzul, dział prawny widzi wyłącznie odstępstwa, a akceptacja i podpis biegną przez Microsoft Teams i SharePoint eSignature.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku standardowa większość przechodzi z dziesięciodniowego obiegu do podpisu tego samego dnia, przegląd prawny schodzi do mniejszości z odstępstwami, a rejestr jest kompletny, bo bez niego sprawa się nie zamyka. Podane liczby są modelem, nie pomiarem.

Proponowane rozwiązanie

Zaczynamy tam, gdzie leży wartość: od oddzielenia dokumentów faktycznie negocjowanych od tych, które się składa. Wspólnie z działem prawnym ustalamy typy umów w zakresie, zatwierdzony zestaw klauzul dla każdego z nich oraz reguły definiujące odstępstwo. Ten zestaw reguł jest właściwym produktem; reszta to instalacja wokół niego.

Szablony leżą w plikach Word na SharePoint, należą do działu prawnego i mają kontrolki zawartości wyznaczające jedyne pola, które ktokolwiek może wypełnić, a obok nich stoi biblioteka klauzul: zatwierdzone warianty terminów płatności, odpowiedzialności, okresów wypowiedzenia i jurysdykcji. Zamówienie w Microsoft Forms lub karta w Microsoft Teams pyta tylko o to, czego wymaga wybrany typ. Robot UiPath pobiera dane kontrahenta z CRM i dane oddelegowania z systemu kadrowego, więc nazwy, adresy, stawki i daty nigdy nie są przepisywane, a udokumentowana akcja Power Automate wypełnia szablon zestawem klauzul wybranym przez reguły.

Kierowanie sprawy wynika z tej samej tabeli. Zamówienie mieszczące się w zatwierdzonym zestawie idzie do akceptującego po stronie biznesu w Teams Approvals, z projektem w załączniku; to, które narusza regułę, dłuższy termin płatności, podniesiony limit odpowiedzialności, obca jurysdykcja, staje się zadaniem prawnym wskazującym klauzule z odstępstwem, zamiast kazać prawnikowi ich szukać. Zaakceptowane dokumenty idą do podpisu przez SharePoint eSignature, podpisany egzemplarz wraca do biblioteki, a robot zapisuje metadane, etykietę przechowywania i wiersz rejestru. To, co dzieje się z umową później, alerty o przedłużeniach i terminy zobowiązań, należy do opisanego już na tej stronie rozwiązania rejestru umów.

Wykorzystane funkcje natywne

Microsoft Forms z wyzwalaczem Forms w Power Automate; kontrolki zawartości Word wypełniane akcją Word Online (Business) „Populate a Microsoft Word template”; aplikacja Microsoft Teams Approvals; biblioteki SharePoint z typami zawartości, metadanymi i wersjami; SharePoint eSignature; etykiety przechowywania i audyt w Microsoft Purview; kolejki i audyt w UiPath Orchestrator

Co budujemy

Katalog typów umów i formularz zamówienia; zestaw szablonów i bibliotekę klauzul; tabelę reguł rozstrzygającą o szablonie, zestawie klauzul, akceptującym, uprawnieniu do podpisu i o tym, co jest odstępstwem; obieg generowania i kierowania; zadanie prawne z podsumowaniem odstępstw; archiwizację, metadane i aktualizację rejestru; raportowanie czasu obiegu i odstępstw

Integracje dedykowane

Odczyt CRM i systemu kadrowego przez roboty z wykorzystaniem UiPath Integration Service tam, gdzie istnieje API, lub automatyzacja interfejsu tam, gdzie go nie ma; masowe serie aneksów kolejkowane przez Orchestrator, gdy zmiana stawek dotyczy wielu osób

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaZamówienie w Microsoft Forms lub karta w Teams uruchamia obieg i pyta wyłącznie o pola wymagane przez dany typ umowy
  2. SystemRobot UiPath pobiera dane klienta z CRM oraz dane oddelegowania z systemu kadrowego i zwraca zweryfikowane nazwy, dane rejestrowe, stawki i daty
  3. AutomatyzacjaTabela reguł wybiera szablon i zestaw klauzul, a szablon Word zostaje wypełniony zweryfikowanymi danymi
  4. AutomatyzacjaSprawy standardowe trafiają do akceptującego po stronie biznesu jako akceptacja w Teams z projektem w załączniku; te, które naruszają regułę, idą do działu prawnego ze wskazanymi klauzulami
  5. CzłowiekPrawnik akceptuje odstępstwo, podmienia klauzulę z biblioteki albo odrzuca sprawę z uzasadnieniem, w tym samym zadaniu
  6. AutomatyzacjaZaakceptowany dokument idzie do podpisu przez SharePoint eSignature; sygnatariusze zewnętrzni korzystają z linku, a podpisany egzemplarz wraca do biblioteki
  7. SystemRobot zapisuje metadane i etykietę przechowywania, tworzy wiersz rejestru i informuje zamawiającego, że umowa jest podpisana
AutomatyzacjaSystemCzłowiek

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Przyjęcie zamówienia i odczyt danych kontrahenta, pracownika i danych handlowych z systemów źródłowych
  • Wybór szablonu i zestawu klauzul z tabeli reguł oraz wygenerowanie dokumentu
  • Kierowanie spraw, przypomnienia, wysyłkę do podpisu, archiwizację z metadanymi i retencją, aktualizację rejestru
  • Ślad dowodowy: wersja szablonu, zestaw klauzul, akceptujący, sygnatariusz, znaczniki czasu

Ludzie decydują

  • Czy odstępstwo od zatwierdzonego zestawu klauzul jest dopuszczalne i na jakich warunkach
  • O treści handlowej w granicach pełnomocnictw: stawka, okres, wypowiedzenie, zobowiązanie wolumenowe
  • Kto podpisuje według typu umowy i progu wartości oraz kiedy przyjmujemy wzór kontrahenta

Przed i po

PrzedPo
Czas obsługi jednego dokumentuok. 40 minkilka minut po stronie zamawiającego
Czas od zamówienia do podpisanego egzemplarzaod 8 do 12 dni roboczychten sam dzień dla szablonów standardowych (modelowo)
Dokumenty czytane przez prawnika w całościwszystkietylko odstępstwa (modelowo od 15 do 20%)
Gdzie leży podpisany oryginałskan w skrzynce lub w prywatnym folderzebiblioteka umów z metadanymi, etykietą przechowywania i wierszem rejestru

Systemy i integracje

Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.

Wejścia

  • zamówienie w Microsoft Forms
  • karta zamówienia w Microsoft Teams
  • dane klienta w CRM
  • dane osoby i oddelegowania w systemie kadrowym
  • zestaw szablonów i biblioteka klauzul na SharePoint

Warstwa automatyzacji

  • Power Automate
  • UiPath Robots
  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Integration Service

Systemy docelowe

  • biblioteka umów na SharePoint
  • SharePoint eSignature
  • rejestr umów
  • etykiety przechowywania Microsoft Purview

Punkty styku z człowiekiem: Microsoft Teams Approvals; zadanie prawne w Teams; link do podpisu dla sygnatariuszy wewnętrznych i zewnętrznych

zamówienie w Microsoft FormsPower AutomateUiPath Robotsbiblioteka umów na SharePointMicrosoft Teams Approvals

Wykorzystane technologie

Microsoft Word

przechowuje zatwierdzone szablony i bloki klauzul; kontrolki zawartości wyznaczają jedyne pola wypełniane przez obieg

A
Power Automate (konektor Word Online (Business))

wypełnia szablon akcją „Populate a Microsoft Word template”; konektor w warstwie premium

A
Microsoft Forms

formularz zamówienia z pytaniami właściwymi dla danego typu umowy

A
Microsoft Teams (aplikacja Approvals)

akceptacja biznesowa i zadanie prawne, z projektem w załączniku

A
SharePoint eSignature

wysyła dokument do sygnatariuszy wewnętrznych i zewnętrznych z użyciem natywnego dostawcy Microsoft, Adobe Acrobat Sign lub DocuSign; rozliczenie pay-as-you-go

A
UiPath Robots, Orchestrator i Integration Service

odczytują CRM i system kadrowy przez konektory, archiwizują podpisany egzemplarz, aktualizują rejestr; kolejki, ponowienia, ślad audytowy

A
Microsoft Purview

etykiety przechowywania na podpisanych umowach i zapis audytowy zdarzeń podpisu

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.

Model ilustracyjny
700 umów i aneksów miesięcznie × 40 minut obsługi= 467 h / miesiąc
467 h × 34 € pełnego kosztu godziny pracy≈ 15 900 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 190 400 € / rok
Roczna uwolniona zdolność zespołu (ilustracyjnie)≈ 190 400 €

Wyceniamy poniżej czas obsługi, a nie dni oczekiwania w kolejce działu prawnego; przedziały są typowe, a nie zmierzone u klienta. Czterdzieści minut obejmuje wszystkie widoczne kroki razem: redakcję z poprzedniej wersji, czytanie przez prawnika, wymianę maili, druk i skan, ponaglanie o kontrasygnatę i archiwizację, uśrednione dla jednostronicowego aneksu i umowy ramowej. Stawka 34 € to pełny koszt godziny pracy uśredniony dla kadr, wsparcia sprzedaży i prawnika wewnętrznego w Europie Środkowej, wyższy niż czysto administracyjny, bo czas prawnika mieści się w tych 40 minutach. Pokazujemy uwolnioną zdolność zespołu, a nie zredukowane etaty.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Dokument standardowy jest zamawiany, akceptowany i podpisywany tego samego dnia, zamiast krążyć między skrzynkami i drukarkami przez półtora tygodnia
  • Dział prawny czyta odstępstwa, a nie literówki, a uwolnione godziny idą na negocjacje, spory i umowy, w których prawnik realnie zmienia wynik
  • Firma wie, co podpisała: wersja szablonu, zestaw klauzul, akceptujący i sygnatariusz wędrują razem z dokumentem
  • Terminy startu i fakturowanie przestają czekać na papier, bo podpis nie zależy już od tego, kto jest w biurze
  • Miesiąc ze szczytem obsługuje obieg, a nie biurko prawne, a masowa zmiana stawek staje się zadaniem w kolejce zamiast tygodnia kopiowania

Perspektywa zarządu

  • Każdy dokument w toku jest widoczny wraz z etapem, właścicielem i wiekiem sprawy, więc zablokowany podpis jest faktem, a nie skargą
  • Limity akceptacji i uprawnienia do podpisu są stosowane za każdym razem, dzięki czemu polityka pełnomocnictw jest egzekwowana, a nie pamiętana
  • Statystyka odstępstw pokazuje, które klauzule rynek kwestionuje, i to ona jest przesłanką do kolejnej rewizji szablonów
  • Proces przechodzi przez urlopy, odejścia i wzrost, bo wiedza o klauzulach siedzi w bibliotece, a nie w dwóch osobach

Wpływ na KPI zarządu

udział umów wygenerowanych z zatwierdzonego szablonuczas od zamówienia do podpisanego egzemplarzaudział dokumentów wymagających przeglądu prawnegoumowy podpisane bez kompletnego wpisu w rejestrzekoszt obsługi jednej umowy

Bezpieczeństwo i nadzór

Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.

  • Robot korzysta z kont technicznych z prawem odczytu w CRM i systemie kadrowym, bez uprawnień do zmiany danych klienta czy pracownika; każdy odczyt i zapis jest rejestrowany w UiPath Orchestrator
  • Szablony i bloki klauzul leżą w bibliotece SharePoint, w której prawo edycji ma dział prawny, a każdy wygenerowany dokument zapisuje wersję szablonu, z której powstał
  • Zdarzenia podpisu, od zlecenia przez otwarcie dokumentu po zakończenie, trafiają do dziennika audytu Microsoft Purview, a podpisany egzemplarz otrzymuje etykietę przechowywania właściwą dla typu umowy
  • Umowa nigdy nie wychodzi jako załącznik do maila: sygnatariusze zewnętrzni sięgają po nią przez Microsoft Entra B2B, a ona sama zostaje w tenancie Microsoft 365 firmy, warstwa automatyzacji pracuje z regionu UE UiPath Automation Cloud, a poświadczenia trzyma sejf, a nie definicja procesu

Dlaczego teraz

01

Podpis elektroniczny przestał być wyjątkiem w europejskim obrocie B2B, a narzędzie mieści się w platformie, za którą firma już płaci: SharePoint eSignature współpracuje z natywnym dostawcą Microsoft, Adobe Acrobat Sign i DocuSign, a Microsoft dokumentuje zgodność usługi z eIDAS, rozporządzeniem (UE) nr 910/2014

02

Generowanie dokumentów nie jest już projektem: szablon Word z kontrolkami zawartości, udokumentowana akcja Power Automate do jego wypełnienia, akceptacje w Teams i usługa podpisu zwracająca egzemplarz do biblioteki zastępują to, co kiedyś było wdrożeniem systemu do zarządzania umowami

03

Modelowany koszt pozostawienia sprawy bez zmian to około 15 900 € miesięcznie zdolności kadr, wsparcia sprzedaży i działu prawnego, wydawanej na formatowanie, czytanie i ponaglanie zamiast na warunki

Role zarządcze, których to dotyczy

General Counsel

Czas prawników przenosi się z korekty standardowych dokumentów na odstępstwa, negocjacje i spory, w których prawnik realnie zmienia wynik.

CHRO

Aneksy, przedłużenia i potwierdzenia oddelegowania przestają być gonitwą za papierem, a termin startu nie zależy już od drukarki i skanera.

COO

Czas obiegu umowy staje się mierzalnym krokiem w cyklu sprzedaży i obsadzania projektów zamiast nieprzewidywalnego oczekiwania między dwiema skrzynkami.

Częste pytania i zastrzeżenia

Nasze umowy się negocjuje, a nie generuje.

Część tak, i te zachowują pełny przegląd prawny. Tabela reguł rozdziela jedno od drugiego, żeby standardowa większość przestała zabierać uwagę potrzebną negocjowanej mniejszości. Policzone uczciwie proporcje rzadko wypadają tam, gdzie firmy je zakładają.

Czy wygenerowana umowa się obroni?

Powstaje z klauzul zatwierdzonych przez dział prawny, na danych pobranych z systemów źródłowych, a wersja szablonu, akceptacje i zdarzenia podpisu są zapisane. SharePoint eSignature zwraca podpisany egzemplarz do biblioteki i przekazuje zdarzenia audytowe do Microsoft Purview.

Nasi kontrahenci nie podpiszą elektronicznie.

Część nie podpisze i to jest reguła kierowania, a nie przeszkoda: takie sprawy drukują się z kartą podpisu i wracają do obiegu, gdy pojawi się skan. Ten udział zwykle maleje, kiedy kontrahent dostaje link zamiast prośby o wydruk i skan.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Mniej niż około stu dokumentów miesięcznie, gdzie dobrze prowadzony folder z szablonami i rutyna podpisu kosztują mniej niż obieg
  • Umowy faktycznie negocjowane klauzula po klauzuli, takie jak duże kontrakty outsourcingowe czy dokumentacja transakcyjna, gdzie wartość leży w negocjacji
  • Brak uzgodnionej biblioteki klauzul. Jeśli dział prawny nie potrafi dziś powiedzieć, które klauzule są zatwierdzone, ta decyzja musi zapaść najpierw i nie da się jej obejść automatyzacją

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Ile umów podpisanych w ostatnim kwartale powstało z zatwierdzonego szablonu, a ile skopiowano z dokumentu, którego nikt ponownie nie przeczytał?

Podejście wdrożeniowe

Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.

Dostarczamy

  • Zestaw szablonów w Word z kontrolkami zawartości i bibliotekę klauzul na SharePoint, wersjonowane i należące do działu prawnego
  • Formularz zamówienia z pytaniami zależnymi od typu umowy oraz punkt wejścia w Teams dla osób pracujących na czacie
  • Tabelę reguł dla szablonu, zestawu klauzul, akceptującego i uprawnienia do podpisu, umieszczoną tam, gdzie dział prawny zmieni ją bez programisty
  • Integrację robotów z CRM i systemem kadrowym po dane kontrahenta i oddelegowania
  • Wysyłkę do podpisu przez SharePoint eSignature, archiwizację z metadanymi i etykietami przechowywania, aktualizację rejestru
  • Pilotaż na jednym typie umowy, a następnie wdrożenie z instrukcją dla zamawiających, prawników i sygnatariuszy

Potrzebujemy od Państwa

  • Typów umów w zakresie oraz dokumentów używanych dziś, łącznie z wersjami, które ludzie faktycznie kopiują
  • Wskazanego właściciela biblioteki klauzul i reguł odstępstw po stronie działu prawnego
  • Dostępu odczytu dla konta technicznego do CRM i systemu kadrowego oraz witryny SharePoint na umowy
  • Matrycy akceptacji i uprawnień do podpisu według typu umowy i wartości

Etapy

Rozpoznanie

Typy umów, wolumeny, aktualne wersje, kategorie odstępstw, kto co podpisuje

Projekt

Struktura szablonów i klauzul, tabela reguł, akceptacje i uprawnienia do podpisu, retencja i metadane

Budowa

Szablony, obieg generowania, integracje robotowe, punkty styku w Teams, archiwizacja i aktualizacja rejestru

Walidacja

Generowanie sprawdzone na umowach historycznych, odbiór biblioteki klauzul przez dział prawny, test podpisu z prawdziwym kontrahentem

Uruchomienie

Najpierw jeden typ umowy, z wyrywkową kontrolą prawną dokumentów standardowych w okresie wsparcia po starcie

Optymalizacja

Statystyka odstępstw zasila rewizje szablonów; dochodzą kolejne typy umów

Szybki efekt. Nakład pracy zależy od liczby typów umów, od tego, jak bardzo rozjechały się dokumenty w obiegu, oraz od tego, czy dane kontrahenta da się pobrać interfejsem, czy trzeba je zdjąć z ekranu.

Jeśli standardowy aneks zajmuje dziesięć dni, powodem jest kopiowanie, nie kontrahent.

Wystarczy przesłać nam liczby umów z trzech miesięcy w podziale na typy oraz dokumenty używane dziś. Odpowiadamy pisemną oceną tego, które typy da się generować z szablonu i czego dział prawny przestanie czytać.

Ocenmy trzy Państwa typy umów

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejHandel i e‑commerceUsługi i ITCentra usług wspólnych

Przeglądaj wszystkie 115 rozwiązań