Was die Klausel zulässt, was berechnet wurde, und eine Entscheidung vor Fristablauf
Preisindexierung und Verlängerungsentscheidungen
Roboter berechnen die zustehende Preisanpassung aus dem veröffentlichten Index, vergleichen sie mit dem Fakturierten und stellen die Verlängerungsentscheidung in Teams, bevor die Frist abläuft.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihre Lieferanten berechnen Ihre jährliche Preiserhöhung. Auf Ihrer Seite prüft niemand die Rechnung nach.
Jede Preisklausel wird zunächst zu Parametern, die eine Maschine anwenden kann: der genannte Index, die Basisperiode, die Verzögerung.
Jeder Jahrestag wird nachgerechnet, nicht die Handvoll, für die jemand Zeit hatte.
das Anspruchsregister in SAP; der Berechnungsnachweis in SharePoint; das Verlängerungs- und Expositionsmodell in Power BI
Geschäftsproblem
Vertragsökonomie
Preisklauseln werden sorgfältig verhandelt und dann von der einzigen Partei angewendet, die am Ergebnis interessiert ist. Jede nennt einen Index, eine Basisperiode, eine Verzögerung, oft eine Unter- oder Obergrenze, mitunter eine Formel, die Verbraucherpreise mit Arbeitskosten gewichtet. Daraus eine Zahl zu machen, dauert zehn Minuten, wenn die Klausel zur Hand ist. In der Praxis tut es einmal der Lieferant, der den Rechenweg nie zeigt.
Die zweite Hälfte ist der Kündigungstermin. Jeder Vertrag hat ein Fenster, und das Unternehmen nutzt es oder der Vertrag läuft eine weitere Periode. Es zu nutzen heißt, mit einer Position anzutreten: was die Laufzeit tatsächlich gekostet hat, wie sich der Preis gegenüber dem Index bewegt hat, was der Markt heute bietet. Das zusammenzutragen dauert Tage, beginnt also spät, und den Vertrag laufen zu lassen ist die sichere Antwort.
Nichts davon wirkt wie eine Krise, und genau deshalb hält es sich. Eine Warengruppenverantwortliche sieht eine Erhöhung nach der anderen, und jede wirkt klein; das Controlling bucht die Abweichung und verweist auf die Inflation; die Finanzleitung sieht die Summe erst in der nächsten Budgetrunde, wenn die Erhöhungen längst in der Basis stecken. Bei 480 Verträgen hat niemand das ganze Bild, und ein Register, das sie auflistet, rechnet nicht.
Wie es heute läuft
- SystemDer Lieferant schickt eine neue Preisliste, ein Erhöhungsschreiben oder schlicht eine Rechnung mit höherem Satz und verweist auf die Klausel
- MenschJemand im Einkauf oder in der Immobilienverwaltung sucht den Vertrag, liest die Klausel und bildet sich eine Meinung zur Zahl
- WartezeitDie Prüfung wartet auf den veröffentlichten Index, auf die Person, die das Basisdatum kennt, oder auf den Monatsabschluss; die Rechnung wird vorher bezahlt
- FehlerrisikoDie Erhöhung wird wie fakturiert akzeptiert, niemand vergleicht sie mit dem zustehenden Betrag, und der neue Preis wird zur Basis des Folgejahres
- MenschDie Verlängerung taucht über eine Kalendererinnerung auf, wenn im Fenster noch Wochen bleiben; Ausgabenhistorie, Reklamationen und Klauseltext werden dann in drei Abteilungen angefragt
- FehlerrisikoDer Kündigungstermin verstreicht, der Vertrag verlängert sich zu den Bedingungen des Anbieters, und die Entscheidung wird um eine ganze Periode vertagt
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Überzahlungen kumulieren. Ein Drittel Prozentpunkt über dem Anspruch endet nicht mit dieser Rechnung, sondern wird zur Basis der nächsten Indexierung und aller folgenden, und die spätere Rückholung ist eine Gutschriftsverhandlung, die die meisten Teams aufgeben.
- Geprüft wird nicht dort, wo das Geld liegt. Kleine Verträge werden nachgerechnet, weil es leichtfällt; der Mietvertrag und der Facility-Rahmenvertrag, in denen ein Punkt fünfstellig ist, sind die, für deren Rekonstruktion niemand Zeit hat.
- Budgetabweichungen werden erklärt statt untersucht, denn ein Lieferant lässt sich nur widerlegen, wenn Klausel, Indexwert der richtigen Periode und drei Jahre Belastungen an einer Stelle liegen.
- Die Verlängerung durch Unterlassen ist auch eine Entscheidung, die nur niemand trifft, und ein geschlossenes Fenster bindet das Unternehmen eine weitere Periode an einen nie geprüften Preis.
Kosten des Nichtstuns
Indexierungsfehler verhalten sich wie eine Rente: eine in diesem Frühjahr akzeptierte Erhöhung wird im nächsten Frühjahr erneut auf einer Basis berechnet, die sie bereits enthält, und deshalb ist die dritte Zeile kein Schreckensfall, sondern zwei Jahre desselben Mechanismus. Die mittlere Zeile ist eine Zeile Arithmetik auf genannten Annahmen: rund 32 Mio. € der Ausgaben und Mieten dieser illustrativen Gruppe unter einer Indexierungsklausel und ein Drittel Punkt ungeprüfter Abweichung darauf.
Daneben läuft die Verlängerung, die niemand entscheidet: eine weitere Periode zu einem nie geprüften Preis, Wettbewerbsangebote nie angefragt. Im gleichen Tempo erodiert der Nachweis, denn eine innerhalb der Periode angesprochene Differenz ist Arithmetik, auf die der Lieferant antworten muss, während dieselbe Differenz ein Jahr später eine Bitte um Kulanz ist.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Handels- und Immobiliengruppe, 130 Filialen in Polen und Tschechien sowie ein kleines Gewerbeportfolio, 2.600 Beschäftigte, SAP und Microsoft 365; vier Warengruppenverantwortliche, ein Mietverwalter und zwei Juristinnen betreuen den gesamten Bestand.
480 aktive Lieferanten- und Mietverträge über rund 48 Mio. € im Jahr, davon etwa 32 Mio. € mit Indexierungsklausel; 140 Indexierungs- oder Verlängerungsfälle im Jahr, rund 12 im Monat, in Miete, Facility Management, Sicherheit, Entsorgung, Energie und IT.
Verträge sind erfasst und ihre Termine überwacht, die Preisklauseln existieren aber nur als gescannter Text. Erhöhungen treffen vom Lieferanten bereits gerechnet ein, werden gegen das Budget statt gegen die Klausel geprüft, und Verlängerungen entstehen in den letzten drei Wochen.
Rund drei Stunden je Fall, überwiegend Rekonstruktion statt Beurteilung: die Klausel finden, die Basisperiode klären, den richtigen Indexstand suchen, die seit dem letzten Jahrestag berechneten Beträge zusammenziehen.
Jede Klausel liegt als Parametersatz vor; Roboter holen die veröffentlichten Indexwerte, berechnen den zustehenden Preis, vergleichen ihn mit dem fakturierten und öffnen in Microsoft Teams eine Aufgabe verlängern, nachverhandeln oder kündigen, mit den Zahlen und der Frist im Anhang.
Im modellierten Fall wird jeder Jahrestag nachgerechnet statt einiger ausgewählter, Differenzen werden innerhalb der Periode angesprochen statt ein Jahr später, und kein Fenster schließt ohne dokumentierte Entscheidung. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Jede Preisklausel wird zunächst zu Parametern, die eine Maschine anwenden kann: der genannte Index, die Basisperiode, die Verzögerung, eine etwaige Unter- oder Obergrenze, die Gewichte, wo eine Formel Indizes mischt, das Wirksamkeitsdatum und das Kündigungsfenster mit seinem Verantwortlichen. Sie liegen in einer versionierten Arbeitsmappe, die der Einkauf in Excel Online pflegt, neben dem Vertragssatz in SharePoint. Klauseln, die sich nicht parametrisieren lassen, gehen an eine Juristin, und ihre Zahl wird berichtet.
An jedem Veröffentlichungstag holt ein Roboter die in den Klauseln genannten Indexwerte von Eurostat und den nationalen Statistikämtern und speichert jeden mit seinem Veröffentlichungsstand, damit eine Berechnung so nachvollzogen werden kann, wie sie entstand. Am Indexierungstermin wendet er die Klausel an, schreibt den zustehenden Preis mitsamt Rechenweg und liest dann aus SAP-Konditionen, Rechnungen und Mietbelastungen, was seit dem letzten Jahrestag tatsächlich berechnet wurde. Auf oder unter dem Anspruch schließt der Fall; darüber entsteht ein Anspruchspaket aus Klauseltext, Indexstand und Rechnungszeilen. Zustehend, aber nie fakturiert, geht an die Finanzabteilung, denn ein Lieferant kann es weiterhin nachberechnen.
Neunzig Tage vor Schließung des Fensters erhält der Verantwortliche in Microsoft Teams eine Aufgabe mit dem Preisverlauf, der Gegenüberstellung von zustehend und berechnet, der Gesamtausgabe und den verbleibenden Tagen sowie drei Antworten, die jeweils eine Begründung verlangen: verlängern, nachverhandeln, kündigen. Dies ist bewusst nicht das Vertragsregister, das Verträge in einen lebenden Bestand einliest und vor einem Termin warnt; ohne dieses steht das hier auf nichts. Hier beginnt der zustehende Preis als Rechnung, der Vergleich mit dem Fakturierten und eine Entscheidung, die der Kalender Ihnen nicht abnimmt.
Trigger, Queues, Anmeldedatenspeicher und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Connectors für Microsoft OneDrive & SharePoint (einschließlich Excel Online) und Microsoft Teams; UiPath Action Center-Aufgaben als Aktionsbenachrichtigungen in Microsoft Teams, mit Fälligkeit und Weitergabe; geplante Aktualisierung in Power BI
Das Klausel-Parametermodell, den Indexspeicher mit Veröffentlichungsständen, die Anspruchsberechnung, den Vergleich und das Anspruchspaket, die Entscheidungsaufgabe samt Eskalationsstufen, den Verlängerungskalender und den Expositionsbericht
Indexabruf über die Eurostat-Statistik-API und die Veröffentlichungen nationaler Statistikämter; SAP-Konditionen, Rechnungs- und Mietbelastungshistorie über UiPath SAP-Aktivitäten (BAPI/OData); das Immobiliensystem über einen geplanten Export
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungAn jedem Veröffentlichungstag holt der Roboter die in den Klauseln genannten Indexwerte und speichert sie mit ihrem Veröffentlichungsstand
- AutomatisierungAn jedem Indexierungstermin wird die Klausel angewendet, Indexverhältnis, Gewichte, Verzögerung, Unter- und Obergrenze, und der zustehende Preis mitsamt Rechenweg geschrieben
- SystemKonditionen, Rechnungen und Mietbelastungen seit dem letzten Jahrestag werden aus SAP und dem Immobiliensystem gelesen, die Differenz wird in Euro berechnet
- AutomatisierungDifferenzen innerhalb der Toleranz werden geschlossen; alles darüber wird ein Anspruchspaket mit Klauseltext, Indexstand und Rechnungszeilen
- MenschNeunzig Tage vor Schließung des Fensters antwortet der Verantwortliche in Microsoft Teams: verlängern, nachverhandeln oder kündigen, mit der Preishistorie und den verbleibenden Tagen vor sich
- AutomatisierungDie Antwort wird zurückgeschrieben, unbeantwortete Aufgaben eskalieren an die Warengruppenleitung und dann an die Einkaufsleitung, und Power BI zeigt jedes offene Fenster und jede akzeptierte Erhöhung gegenüber dem Index
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Den Abruf veröffentlichter Indexwerte an ihren Veröffentlichungstagen und die Aufbewahrung jedes Standes
- Die Berechnung des zustehenden Preises je Klauseltyp, mit Verzögerung, Gewichten, Unter- und Obergrenzen, und den Vergleich mit dem Fakturierten
- Die Überwachung jedes Kündigungsfensters, die Erinnerung des Verantwortlichen und die Eskalation dessen, was niemand beantwortet
Menschen entscheiden
- Ob ein Vertrag verlängert, nachverhandelt oder beendet wird, und auf welcher kaufmännischen Grundlage
- Ob eine Differenz geltend gemacht oder in einer größeren Verhandlung eingetauscht wird, mit dokumentierter Begründung
- Wie eine mehrdeutige Klausel zu lesen ist und wie Toleranzen, Eskalationsstufen und Warengruppenverantwortung gesetzt werden
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- das Vertragsregister in SharePoint (Indexcode, Basisperiode, Kündigungsfenster, Verantwortlicher)
- die Arbeitsmappe mit den Klauselparametern in Excel Online
- Indexwerte von Eurostat und nationalen Statistikämtern
- SAP-Konditionen und Rechnungshistorie
- Mietbelastungspläne aus dem Immobiliensystem
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Anspruchsregister in SAP
- der Berechnungsnachweis in SharePoint
- das Verlängerungs- und Expositionsmodell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: die Entscheidungsaufgabe in Microsoft Teams; die wöchentliche Fensterübersicht im Warengruppenkanal; die Eskalation an die Einkaufsleitung
Eingesetzte Technologien
führen den Indexierungs- und Fristenkalender, stellen jeden Fall in die Queue, wiederholen, halten Anmeldedaten, protokollieren jede Berechnung
Aliest Klauselparameter aus Excel Online, schreibt jede Berechnung ins Register, postet die wöchentliche Übersicht
Adie Aufgabe verlängern, nachverhandeln oder kündigen, mit Fälligkeit und Eskalation
AVerlängerungskalender, Indexierungsexposition je Warengruppe, zurückgeholte gegenüber zugestandenen Beträgen
AVertragskonditionen, Infosätze, Rechnungs- und Mietbelastungshistorie
Adie offiziellen Indexwerte, die eine Klausel nennt, gespeichert mit ihrem Stand
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Drei Stunden je Fall sind die ehrliche Mitte einer weiten Spanne: eine Ein-Index-Klausel bei einem kleinen Liefervertrag dauert zwanzig Minuten, wenn das Register gut ist, während eine gewichtete Mietformel mit Obergrenze, strittigem Basisdatum und drei Jahren nachzubauender Belastungen fast einen Tag braucht. 36 € sind Vollkosten je Stunde für eine Warengruppenverantwortliche oder einen Mietverwalter in Mitteleuropa. Bewertet wird hier nur die Vorbereitung; das Geld, das die Entscheidungen bewegen, steht darunter.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Jeder Jahrestag wird nachgerechnet, nicht die Handvoll, für die jemand Zeit hatte, und damit ist der zustehende Preis eine eigene Zahl statt einer empfangenen
- Differenzen werden innerhalb der Periode angesprochen, wenn sie Rechnen auf einer unterschriebenen Klausel sind, und nicht achtzehn Monate später als Bitte um Kulanz
- Falsche Erhöhungen kumulieren nicht mehr, weil jede neue Berechnung auf einer geprüften statt einer geerbten Basis aufsetzt
- Verlängerungsgespräche beginnen mit der Preishistorie der Laufzeit auf dem Tisch, und kein Fenster schließt ohne dokumentierte Entscheidung samt Begründung
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Indexierungsexposition wird zu einer Zahl, die die Geschäftsleitung jeden Tag abrufen kann, je Warengruppe und Gesellschaft, statt zur Überraschung in der Budgetrunde
- Jede Preisänderung trägt ihren eigenen Nachweis, sodass ein Lieferantenstreit durch Öffnen des Datensatzes geklärt wird und nicht durch dessen Neuaufbau
- Der Verlängerungskalender hat Verantwortliche und übersteht den Weggang einer Warengruppenverantwortlichen, und seine Abdeckung schrumpft nicht, wenn der Vertragsbestand wächst
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.
- Der Roboter liest SAP und das Immobiliensystem über ein eigenes, rein lesendes Konto; nichts ändert einen Preis oder erzeugt ein Dokument, bevor ein Mensch die Aufgabe beantwortet hat
- Verträge, Berechnungen und Nachweise bleiben in Ihrem Microsoft 365-Tenant und in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, die Verbindungsgeheimnisse im Anmeldedatenspeicher des Orchestrators auf Basis Ihres eigenen Key Vault
- Jede Berechnung ist reproduzierbar und nachträglich nicht editierbar: Klauselversion, Parameter, Indexwert und Stand, verglichene Belastungen und die Person, die geantwortet hat; wer eine Erhöhung akzeptieren oder kündigen darf, regelt eine Betragsmatrix im Eigentum von Finanzen und Recht
Warum jetzt
Die heute gültigen Basispreise entstanden in einer Phase ungewöhnlicher Indexbewegungen, und kaum einer wurde damals geprüft; jeder Jahrestag ohne Nachrechnung trägt diese Erhöhungen in den nächsten, zusätzlich zu den modellierten 1.296 € im Monat, die das Prüfen selbst kosten würde
Verlängerungsentscheidungen trifft der Kalender statt der Warengruppenverantwortlichen, und jede Unterlassung bindet eine ganze Periode an den Preis, den der bisherige Anbieter indexiert hat
Nichts davon braucht eine neue Plattform: Eurostat veröffentlicht seine Reihen über eine dokumentierte öffentliche API ohne Authentifizierung, die Klauselparameter liegen in einer Arbeitsmappe, die der Einkauf ohnehin führt, und eine Teams-Aufgabe mit Fälligkeit ist ein Standardmuster des Action Center
Relevante Führungsrollen
Indexierung wird zu einer Zahl mit Rechenweg dahinter, je Warengruppe und je Gesellschaft
Jede Verlängerung erreicht die Verhandlung mit der Preishistorie der Laufzeit, und kein Fenster schließt aus Versehen
Miet- und Nebenkostenerhöhungen werden vor der Zahlung gegen den Vertrag geprüft, Obergrenzen eingeschlossen
Klauseln, die ohne Auslegung nicht anwendbar sind, erscheinen als Liste, und die ist zugleich die Agenda für die nächste Musterrunde
Häufige Fragen und Einwände
Dann ist der schwierige Teil erledigt und dies setzt darauf auf. Ein Register sagt, dass ein Termin naht; es sagt nicht, ob die letztjährige Erhöhung geschuldet war oder was diese Verlängerung wert ist. Hinzu kommen die Klausel als Berechnung, die Indexwerte dahinter und eine Aufgabe, die beantwortet werden muss.
Sind sie, und genau deshalb sind es Parameter und kein Code. Die meisten reduzieren sich auf Index, Basisperiode, Verzögerung, Gewichtung sowie optionale Unter- und Obergrenze; der Rest geht an eine Juristin, statt in eine Formel gepresst zu werden, und ihre Zahl ist selbst ein nützliches Ergebnis.
Der Anspruch ist Arithmetik auf einer von beiden Seiten unterschriebenen Klausel, innerhalb der Periode angesprochen statt als Hinterhalt ein Jahr später, und die meisten Lieferanten korrigieren ihn ohne Streit. Der größere Wert liegt darin, mit einer belegten Preishistorie in die Verlängerung zu gehen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als etwa fünfzig Verträge tragen eine Preisformel, oder Preise sind für die Laufzeit fest und werden im Gespräch nachverhandelt, wo Kalender und Tabelle weniger kosten als die Integration
- Der Vertragsbestand ist nicht digitalisiert und Preis- und Kündigungsklauseln wurden nie extrahiert; das Register ist das erste Projekt und dieses folgt darauf
- Belastungen lassen sich keinem Vertrag zuordnen, weil Rechnungen ohne Referenz auf eine Kostenstelle buchen; diese Abstimmung kommt zuerst und ist oft ein eigenes Projekt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Euro liegen zwischen der Indexierung, die dieses Unternehmen letztes Jahr schuldete, und der, die es tatsächlich bezahlt hat, und wenn das niemand sagen kann, warum ist diese Zahl niemandes Aufgabe?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Eine Sichtung Ihres Bestands: welche Verträge eine Preisklausel tragen, welche Indizes sie nennen, wie viele sich parametrisieren lassen und wie viele eine Juristin brauchen
- Das Klausel-Parametermodell und die versionierte Arbeitsmappe im Eigentum des Einkaufs, mit dokumentierter Bedeutung jedes Feldes
- Den Indexabruf für die Quellen, die Ihre Klauseln nennen, mit Speicherung der Stände und einer Prüfung auf Veröffentlichung, bevor eine Berechnung läuft
- Die Anspruchsberechnung, den Vergleich mit den Belastungen in SAP und im Immobiliensystem, die Toleranzen, das Anspruchspaket und den Expositionsbericht in Power BI
- Die Entscheidungsaufgabe in Microsoft Teams samt Eskalationsstufen, einen Piloten auf einer Warengruppe, dann den Rollout mit Hypercare und einem Handbuch für die Verantwortlichen
Wir brauchen von Ihnen
- Den Vertragsbestand mit zugänglichen Preis- und Kündigungsklauseln sowie ein Jahr Rechnungs- und Mietbelastungshistorie
- Einen benannten Eigentümer des Klauselmodells, eine Juristin für die Klauseln, die sich der Parametrisierung entziehen, und ein Servicekonto für SAP und das Immobiliensystem
- Ihre Eskalationsregel: wer ab welchem Betrag entscheidet und was zwei Wochen vor Schließung eines Fensters geschieht
Etappen
Erhebung
Klauselinventar, in Ihrem Bestand genannte Indexquellen, Verfügbarkeit der tatsächlich berechneten Beträge
Konzeption
Parametermodell, Toleranzen, Entscheidungsaufgabe samt Eskalation, Berichtsmodell
Aufbau
Indexabruf, Anspruchsberechnung, Vergleich mit SAP, Teams-Aufgaben, Power BI
Rückrechnung und Start
Die Fälle des Vorjahres auf echten Daten nachgerechnet, dann eine Warengruppe unter Aufsicht live und der Rest mit Hypercare
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl unterschiedlicher Klauselformen, der Frage, ob Belastungen je Vertrag statt je Kostenstelle lesbar sind, und der Zahl der Indexquellen, die etwas anderes als eine API veröffentlichen.
Die Erhöhungen des Vorjahres wurden zur Basis dieses Jahres, und niemand hat nachgerechnet.
Senden Sie uns zwanzig indexierte Verträge und ein Jahr der zugehörigen Rechnungen. Wir berechnen die zustehende Erhöhung neu, zeigen Ihnen, wo sie vom Berechneten abweicht, und geben die Klauseln zurück, die wir nicht parametrisieren konnten.
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Die Zahlen in Ihrer letzten Lieferantenbewertung wurden von Hand exportiert, und niemand kann die Belege dazu zeigen.
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