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Dreihundert Seiten Vergabeunterlagen in einer Matrix vor der Teilnahmeentscheidung

Vergabeunterlagen als Anforderungsmatrix

Jede Anforderung, jede Frist und jedes Ausschlusskriterium wird mit Fundstelle aus den Vergabeunterlagen gezogen; das Angebotsteam prüft und entscheidet, statt zu lesen.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
480Stunden im Monat kostet das Lesen von Vergabeunterlagen in diesem Modellunternehmen, bevor jemand entscheidet, welche Ausschreibungen den Aufwand lohnen.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Ihr Angebotsteam verbringt seine besten Tage mit dem Lesen von Vergabeunterlagen statt mit der Auswahl.

Was sich ändert

Jede Ausschreibung erhält ihren Arbeitsplatz, bevor jemand eine Seite liest: eine SharePoint-Bibliothek mit den Unterlagen.

Geschäftlicher Nutzen

Die Teilnahmeentscheidung fällt in den ersten Tagen auf einer vollständigen Liste der Bedingungen und nicht in der zweiten Woche auf einer halben…

Beteiligte Systeme

die Anforderungsmatrix in Microsoft Lists; Ausschreibungsbibliothek und Antwortarchiv auf SharePoint; der Export nach Microsoft Excel für die Kalkulation

Geschäftsproblem

Angebotsmanagement

Vergabeunterlagen sind ein Vertragsentwurf zuzüglich aller Bedingungen, an denen der Auftraggeber das Angebot messen wird, geordnet nach dem Bedarf seiner Juristen. Jemand muss daraus eine Liste dessen machen, was das Unternehmen leisten, nachweisen, unterschreiben, versichern und einpreisen muss. Die Pflichten stecken in der Leistungsbeschreibung, den Anlagen, den Vertragsstrafen und den Vorbemerkungen zum Leistungsverzeichnis, und derselbe Sachverhalt taucht oft dreimal in drei Formulierungen auf.

Auch das Lesen wird doppelt bezahlt. Die Kalkulation öffnet die Unterlagen wegen der Mengen, das Recht wegen des Vertrags, die Arbeitssicherheit wegen der Baustellenordnung, die Planung wegen der technischen Anlagen. Fünf Personen lesen dieselben vierhundert Seiten für ihren eigenen Absatz, und niemand hält fest, was die anderen gefunden haben. In öffentlichen Verfahren werden die Vergabeunterlagen zudem mit allen späteren Änderungen und jeder Antwort auf eine Bieterfrage veröffentlicht, die Unterlagen stehen also nicht still, während sie gelesen werden.

Was in der Menge zerbricht, ist die Entscheidung. Niemand kann ja oder nein sagen, bevor bekannt ist, was die Ausschreibung verlangt, also rutscht die Teilnahmeentscheidung in die zweite Woche und stützt sich auf eine unvollständige Lektüre. Angebote gehen in Verfahren hinaus, für die das Unternehmen nie geeignet war, weil ein Eignungskriterium erst am neunten Tag auftauchte. Und die Frist für Bieterfragen läuft ab, während noch gelesen wird, sodass eine Unklarheit als Wagniszuschlag eingepreist oder zwei Jahre später auf der Baustelle ausgetragen wird.

Wie es heute läuft

  1. MenschDer Angebotsmanager lädt die Unterlagen von der Vergabeplattform und legt sie auf dem Netzlaufwerk ab
  2. MenschZwei Angebotsingenieure lesen Leistungsbeschreibung und Baubeschreibung und übertragen die Anforderungen Klausel für Klausel in eine Tabelle
  3. WartezeitVertragsentwurf und Leistungsverzeichnis warten auf Recht und Kalkulation, die dieselben Dokumente erneut lesen
  4. FehlerrisikoAusschlusskriterien, Bietungsbürgschaft und Personalanforderungen treten spät zutage, manchmal nach Ablauf der Frist für Bieterfragen
  5. MenschFragen an den Auftraggeber werden per Mail gesammelt und in der letzten Stunde vor der Frist gestellt
  6. WartezeitDie Entscheidungsrunde findet statt, wenn die Tabelle fertig ist, oft eine Woche nach Eingang der Unterlagen
  7. FehlerrisikoDer Auftraggeber veröffentlicht eine Änderung, und die Tabelle bleibt still und leise in der alten Fassung
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.

  • Das Lesen wird mehrfach bezahlt. Kalkulation, Recht, Arbeitssicherheit und Planung öffnen dieselben Unterlagen für ihre eigenen Absätze, das Unternehmen kauft dieselben vierhundert Seiten Aufmerksamkeit also vier- bis fünfmal.
  • Eine übersehene Bedingung ist kein kleiner Fehler. Ein nach Abgabe bemerktes Ausschlusskriterium kostet das ganze Angebot; eine in der zweiten Woche entdeckte Personalanforderung kostet die Suche nach einer Bietergemeinschaft unter Zeitdruck.
  • Fristen für Bieterfragen verstreichen ungenutzt. Eine Unklarheit, die zwei Zeilen an den Auftraggeber ausgeräumt hätten, wandert als Wagniszuschlag in den Preis oder wird auf der Baustelle bestritten.
  • Die Zeit der erfahrensten Leute geht in die falsche Hälfte der Arbeit. Wer das technische Angebot verbessern könnte, verbringt die erste Woche damit, Anforderungen herauszuschreiben.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Lesen von Unterlagen in diesem Tempo≈ 230.400 €
Dasselbe Angebotsteam über einen dreijährigen Rahmenvertragszyklus≈ 691.200 €
Wächst der Zulauf auf 45 Unterlagensätze im Monat≈ 345.600 €

Wie viele Ausschreibungen dieses Unternehmen angeht, entscheidet die Kapazität, nicht der Appetit. Gelesen wird weiterhin, und das Angebotsteam bleibt die Obergrenze dafür, wie viele Gelegenheiten das Unternehmen überhaupt prüfen kann. Der sichtbare Aufwand sind die modellierten 19.200 € im Monat. Der Aufwand, den niemand irgendwo bucht, ist die Ausschreibung, die mangels Lesekapazität ausgelassen wurde, und jene, in der ohne Blick auf ein nicht erfülltes Eignungskriterium angeboten wurde.

Es gibt außerdem eine stillere Belastung. Wenn Anforderungen in einer privaten Tabelle leben, stützt sich die Position des Unternehmens im Nachtragsstreit darauf, was jemand über eine Klausel erinnert. Eine Matrix mit der Fundstelle an jeder Pflicht bleibt lange nach dem Zuschlag nützlich, denn das Ausführungsteam braucht sie am ersten Tag.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Ein Bau- und Ingenieurunternehmen in Mitteleuropa mit rund 900 Beschäftigten, das öffentliche Auftraggeber und Industriekunden bedient; ein fünfköpfiges Angebotsteam mit Fachverantwortlichen in Kalkulation, Recht, Arbeitssicherheit und Planung; Microsoft 365 E3, mit Microsoft 365 Copilot für das Team.

Volumen

30 Vergabeunterlagen im Monat, meist 150 bis 400 Seiten, von Vergabeplattformen, Auftraggeberportalen und aus dem Angebotspostfach; ein Drittel sind öffentliche Verfahren, der Rest sind Einladungen aus der Industrie.

Aktueller Prozess

Die Unterlagen liegen auf dem Netzlaufwerk, Anforderungen werden Klausel für Klausel in eine Tabelle übertragen, dieselben Dokumente lesen die Fachverantwortlichen erneut; die Entscheidungsrunde wartet auf die Tabelle.

Engpass

Rund sechzehn Stunden Erfassung je Unterlagensatz, bevor überhaupt jemand die Chance beurteilen kann, dazu die Nacharbeit nach jeder Änderung und nach jeder Antwort an einen anderen Bieter.

Lösung

Jeder Unterlagensatz kommt in eine eigene SharePoint-Bibliothek, beschrieben mit Auftraggeber, Vergabenummer und Frist; ein allein auf diese Bibliothek begrenzter Agent schlägt je Anforderung eine Matrixzeile vor und nennt Dokument, Seite und Klausel; das Angebotsteam prüft jede Zeile und entscheidet im Teams-Kanal der Ausschreibung.

Möglicher Effekt

Im Modellfall entsteht die Matrix am Tag des Eingangs und wird am Folgetag geprüft, und die Teilnahmeentscheidung wandert von der zweiten Woche auf den zweiten Tag. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.

Vorgeschlagene Lösung

Jede Ausschreibung erhält ihren Arbeitsplatz, bevor jemand eine Seite liest: eine SharePoint-Bibliothek mit den Unterlagen, beschrieben mit Auftraggeber, Vergabenummer und Frist, dazu einen Kanal in Microsoft Teams. Ein UiPath Roboter sammelt nach Zeitplan von den Vergabeplattformen und aus dem Angebotspostfach, sodass die Unterlagen, ihre Änderungen und die an andere Bieter veröffentlichten Antworten mit Versionshistorie an einem Ort liegen.

Beim Lesen ist Urteilsvermögen gefragt, und es ist die einzige Stelle in diesem Entwurf, an der ein Sprachmodell seine Lizenz verdient. Ein Agent in Microsoft Copilot Studio, begrenzt auf die Bibliothek dieser Ausschreibung und auf nichts sonst, schlägt Zeilen für die Anforderungsmatrix in Microsoft Lists vor: die Anforderung in den Worten des Auftraggebers, Dokument, Seite und Klausel dahinter, ob sie Eignung, Wertung oder Ausführung betrifft, einen vorgeschlagenen Verantwortlichen und einen leeren Erfüllungsstatus. Fristen, Bietungsbürgschaft, Bindefrist und Ausschlusskriterien kommen in eine eigene Ansicht, denn diese Zeilen entscheiden, ob es überhaupt ein Angebot gibt.

Dann kommen die Menschen. Keine vorgeschlagene Zeile zählt, bevor eine namentlich benannte Person die Fundstelle geöffnet und die Zeile bestätigt, korrigiert oder verworfen hat, und eine Zeile ohne Fundstelle wird nie geschrieben. Wo Dokumente einander widersprechen, entwirft der Agent eine Bieterfrage, die der Angebotsmanager stellt, solange die Frist läuft. Eine Karte im Teams-Kanal der Ausschreibung zeigt anschließend die Pflichtbedingungen, die das Unternehmen nicht nachweisen kann, die verbleibende Zeit und die Fragenentwürfe.

Genutzte native Funktionen

Microsoft Copilot Studio mit SharePoint als Wissensquelle, generativer Orchestrierung und Fundstellen, veröffentlicht in Microsoft Teams und Microsoft 365 Copilot; Agent Flows, die Zeilen in Microsoft Lists schreiben; Versionierung und Berechtigungsvererbung in SharePoint; Adaptive Cards in Teams; UiPath Robots mit Zeitplänen aus Orchestrator; Audit und Aufbewahrung über Microsoft Purview

Was wir bauen

Die Vorlage des Ausschreibungsarbeitsplatzes, die Erfassungsanweisungen und die Anforderungstaxonomie, die Fundstellenregel und die Prüfschranke, die Ansicht für Fristen und Eignung, die Logik für das erneute Lesen nach Änderungen, den Index über frühere Angebote und die Entscheidungskarte

Individuelle Integration

Das Abholen von Vergabeplattformen ohne öffentliche Schnittstelle durch UiPath Roboter, die sich mit einem eigenen, registrierten Firmenkonto anmelden

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEin Roboter prüft die Vergabeplattformen und das Angebotspostfach, lädt die Unterlagen und legt sie in einer eigenen SharePoint-Bibliothek ab
  2. AutomatisierungDer allein auf diese Bibliothek begrenzte Agent schlägt je Anforderung eine Matrixzeile in Microsoft Lists vor, jede mit Dokument, Seite und Klausel
  3. AutomatisierungFristen, Bietungsbürgschaft, Bindefrist und Ausschlusskriterien kommen in eine eigene Eignungsansicht, und der Abgabetermin wird gegen den Eintrag auf der Plattform gegengeprüft
  4. MenschAngebotsmanager und Fachverantwortliche prüfen jede Zeile gegen ihre Fundstelle, bestätigen oder korrigieren die Formulierung und setzen den Verantwortlichen; unbestätigte Zeilen zählen nicht
  5. AutomatisierungZu jeder bestätigten Anforderung schlägt der Agent eine Antwort und einen Nachweis aus dem Archiv früherer Angebote vor und nennt die Quelle
  6. MenschDie Entscheidungskarte erscheint im Teams-Kanal der Ausschreibung mit den nicht belegten Pflichtbedingungen, der verbleibenden Zeit und den Fragenentwürfen
  7. AutomatisierungErscheint eine Änderung, legt der Roboter sie ab, der Agent liest das Geänderte erneut, und die betroffenen Zeilen gehen zurück in die Prüfung
AutomatisierungMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Abholen der Unterlagen, Änderungen und veröffentlichten Antworten, abgelegt mit Auftraggeber, Vergabenummer und Frist
  • Das Vorschlagen der Matrixzeilen, jede mit dem Dokument, der Seite und der Klausel, aus der sie stammt
  • Die Pflege der Ansicht für Fristen und Eignung sowie das erneute Lesen dessen, was eine Änderung berührt hat
  • Den Vorschlag einer wiederverwendbaren Antwort und eines Nachweisdokuments zu jeder bestätigten Anforderung

Menschen entscheiden

  • ob eine vorgeschlagene Zeile eine echte Anforderung ist; keine Zeile existiert, bevor eine benannte Person sie gegen die Quelle bestätigt hat
  • ob das Unternehmen jede Pflichtbedingung nachweisen kann, was den Kern der Teilnahmeentscheidung ausmacht
  • welche Bieterfragen an den Auftraggeber gehen, in welcher Formulierung und vor welcher Frist
  • über die Teilnahme selbst, die Preisstrategie und die Zuständigkeit für die Teile des Angebots

Vorher und nachher

VorherNachher
Erfassungsaufwand je Unterlagensatzetwa 16 Std. Lesenetwa 3 Std. Prüfen
Vom Eingang bis zur Teilnahmeentscheidung5 bis 8 Arbeitstage1 bis 2 Arbeitstage
Nachweisbarkeit einer Anforderungeine Notiz in der Tabelle oder gar nichtsDokument, Seite und Klausel in jeder Zeile
Spät gefundene Anforderungenbeim Schreiben des Angebots oder nach dem Zuschlagmarkiert, bevor die Frist für Bieterfragen endet

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • Vergabeunterlagen von öffentlichen Vergabeplattformen
  • Auftraggeberportale
  • das Angebotspostfach in Outlook
  • Änderungen und veröffentlichte Antworten
  • das Archiv früherer Angebote

Automatisierungsschicht

  • Microsoft Copilot Studio (Agent, Wissen aus SharePoint, Agent Flows)
  • UiPath Robots und Orchestrator
  • Metadaten und Versionierung in SharePoint

Zielsysteme

  • die Anforderungsmatrix in Microsoft Lists
  • Ausschreibungsbibliothek und Antwortarchiv auf SharePoint
  • der Export nach Microsoft Excel für die Kalkulation

Berührungspunkte für Menschen: die Prüfung Zeile für Zeile in der Matrix; die Zuweisung der Verantwortlichen; die zur Bearbeitung entworfenen Bieterfragen; die Entscheidungskarte in Teams

Vergabeunterlagen von öffentlichen VergabeplattformenMicrosoft Copilot StudioUiPath Robotsdie Anforderungsmatrix in Microsoft Listsdie Prüfung Zeile für Zeile in der Matrix

Eingesetzte Technologien

Microsoft Copilot Studio

der auf eine Ausschreibungsbibliothek begrenzte Agent, der belegte Matrixzeilen und Fragenentwürfe vorschlägt

A
Microsoft SharePoint

eine Bibliothek je Ausschreibung mit Metadaten und Versionierung, die einzige Wissensquelle des Agenten und das Archiv früherer Angebote

A
Microsoft Lists

die Anforderungsmatrix: Anforderung, Fundstelle, Kategorie, Pflichtkennzeichen, Verantwortlicher, Status und Nachweis

A
Microsoft Teams

Kanal der Ausschreibung, Prüfaufforderungen und die Entscheidungskarte; hier ist der Agent auch für Fragen zu laufenden Unterlagen veröffentlicht

A
Microsoft 365 Copilot

derselbe Agent in Copilot Chat, damit ein Fachverantwortlicher nach einer Klausel fragen kann, ohne die Unterlagen zu öffnen

A
UiPath Robots und Orchestrator

geplantes Abholen von Unterlagen, Änderungen und veröffentlichten Antworten, mit Wiederholungen und Protokollen

A
Microsoft Purview

Audit der Eingaben und Antworten des Agenten, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung der Vergabeunterlagen

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
30 Vergabeunterlagen im Monat × 960 Minuten Anforderungserfassung= 480 Std. / Monat
480 Std. × 40 € vollbelasteter Stundensatz= 19.200 € / Monat
× 12 Monate≈ 230.400 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 230.400 €

Die sechzehn Stunden je Unterlagensatz rechnen das doppelte Lesen ein, die Nacharbeit nach Änderungen jedoch nicht, und sind deshalb ein vorsichtiger Durchschnitt über Angebotsteam und Fachverantwortliche. Wie jede Zahl hier sind sie illustrativ und keine Messung bei einem Kunden. 40 € ist ein vollbelasteter Stundensatz für Ingenieur- und Angebotsrollen in Mitteleuropa. Modelliert wird freigesetzte Kapazität, nicht der Abbau von Stellen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Die Teilnahmeentscheidung fällt in den ersten Tagen auf einer vollständigen Liste der Bedingungen und nicht in der zweiten Woche auf einer halben Lektüre
  • Jede Anforderung trägt Dokument, Seite und Klausel, ein Streit während der Ausführung wird also durch Öffnen der Quelle geklärt
  • Bieterfragen entstehen, solange die Frist läuft, und das ist der einzige Moment, in dem ein Auftraggeber eine Unklarheit noch beseitigen kann
  • Änderungen erreichen die Matrix am Tag ihrer Veröffentlichung, und die berührten Zeilen werden zur erneuten Prüfung markiert
  • Frühere Angebote werden nutzbar: Zertifikate, Referenzen und Standarderklärungen werden mitsamt dem Dokument dahinter vorgeschlagen

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Welche Verfahren laufen, wer welche Anforderung verantwortet und was noch ungeprüft ist, steht in einer Liste statt in fünf Postfächern
  • Die Teilnahmeentscheidung ist dokumentiert: was bekannt war, wer es bestätigt hat und gegen welche Fassung der Unterlagen
  • Der Angebotsaufwand wird je Verfahren messbar, die Kosten der Bewerbung lassen sich also mit dem Auftragswert vergleichen
  • Der Prozess übersteht den Wechsel des Angebotsmanagers, denn Matrix, Taxonomie und Antwortarchiv gehören dem Unternehmen

KPIs für die Geschäftsführung

Stunden vom Eingang der Unterlagen bis zur geprüften MatrixVerhältnis von Teilnahmen zu AbsagenZuschlagsquote der abgegebenen Angeboteje Quartal übersehene PflichtanforderungenKosten je abgegebenem Angebot

Sicherheit und Governance

Wo die Daten liegen und wer sie sieht.

  • Der Agent liest eine Ausschreibungsbibliothek und sonst nichts. Er läuft unter einer eigenen Identität, da Copilot Studio für jeden Agenten eine Microsoft Entra Agent ID anlegt, und erbt die SharePoint-Berechtigungen, sodass niemand über ihn an ein Dokument gelangt, das er nicht ohnehin öffnen dürfte.
  • Dokumente und Antworten bleiben in Ihrem Tenant. Für Kunden aus der EU ist Microsoft Copilot ein Dienst innerhalb der EU Data Boundary, und Eingaben, Antworten und Organisationsdaten dienen nicht dem Training von Basismodellen. Zwei Einstellungen verlangen eine bewusste Entscheidung: Flex routing, das bei Lastspitzen Inferenz außerhalb der EU zulässt und vom AI Administrator abgeschaltet werden kann, sowie die Liste zugelassener Modelle, da Anthropic-Modelle über einen Unterauftragsverarbeiter derzeit außerhalb dieser Grenze laufen.
  • Jede Eingabe, jede Antwort und jede Fundstelle ist in Microsoft Purview prüfbar, neben Vertraulichkeitsbezeichnungen und Aufbewahrung auf den Vergabeunterlagen; die Telemetrie des Agenten geht an Azure Application Insights.
  • Die Prüfung ist eine Schranke und kein Vorschlag: eine Zeile ohne Fundstelle entsteht nicht, und jede bestätigte Zeile trägt Namen und Zeitpunkt des Prüfers. Die Roboter melden sich bei den Vergabeplattformen mit eigenen, registrierten Konten an, nie mit dem eines Angebotsmanagers.

Warum jetzt

01

Öffentliche Auftraggeber veröffentlichen, ändern und antworten über elektronische Plattformen, die Unterlagen, ihre Änderungen und die Antworten an andere Bieter kommen also am Tag ihrer Veröffentlichung als Dateien an. Was ein Angebotsteam begrenzt, ist die Lesezeit und nicht der Zugang.

02

Die modellierten 480 Stunden im Monat sind drei Personen, die vor einer einzigen Entscheidung in Vollzeit lesen, oder 19.200 € im Monat für das Entscheiden statt für das Gewinnen.

03

Einen Agenten auf eine Dokumentbibliothek zu begrenzen, Fundstellen zu erzwingen und jede Antwort zu protokollieren, sind heute Produkteinstellungen und kein Entwicklungsprojekt: Copilot Studio nimmt SharePoint als Wissen an, achtet dessen Berechtigungen und wird von Purview erfasst.

Relevante Führungsrollen

Geschäftsführung

Entscheidet, um welche Ausschreibungen das Unternehmen kämpft, und heute wartet diese Entscheidung auf eine Tabelle

Leitung Angebotsmanagement

Erhält eine Prüfliste statt einer Leseliste und bearbeitet mit demselben Team mehr Verfahren

CFO

Sieht die Angebotskosten je Verfahren gegen den Auftragswert und erhält Bietungsbürgschaft und wirtschaftliche Eignungsanforderungen am ersten Tag

Leitung Recht

Bekommt Vertragspflichten, Vertragsstrafen und Ausschlusskriterien als belegte Zeilen statt als späte Lektüre eines Vertragsentwurfs

Häufige Fragen und Einwände

Kann man einem Sprachmodell ein rechtlich bindendes Dokument anvertrauen?

Allein nicht, und deshalb lässt es hier nichts entscheiden. Es schlägt Zeilen vor und muss zu jeder Dokument, Seite und Klausel nennen; ein Mensch bestätigt oder korrigiert jede Zeile, bevor sie als Anforderung gilt.

Unsere Unterlagen sind auf Deutsch und Polnisch, und manche Anlagen sind Scans.

Mehrsprachige Unterlagen sind der Normalfall, und die Matrix behält in jeder Zeile die Formulierung des Auftraggebers. Scans brauchen zuerst eine Texterkennung, und wo die Qualität schlecht ist, sagen wir das in der Analyse und nicht nach dem Start.

Wir haben bereits eine Angebotstabelle, die funktioniert.

Dann behalten Sie deren Spalten. Die Matrix ist dieselbe Struktur an einem Ort, an dem mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, mit angehängter Fundstelle. Es ändert sich, wer den ersten Durchgang macht und wie schnell eine Änderung die Zeilen erreicht.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Eine Handvoll Ausschreibungen im Monat, bei denen ein erfahrener Kalkulator schneller liest, als sich der Aufbau einer Prüfschleife lohnt
  • Unterlagen, die als Fotografien von Papier ankommen, oder Zeichnungen, in die die Anforderungen hineingeschrieben sind; hier entscheidet die Erkennungsqualität, und wir prüfen sie zuerst
  • Kein Archiv früherer Angebote und kein benannter Verantwortlicher für das Angebotsmanagement, dann besteht die erste Arbeit darin, die Nachweise zu ordnen

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wenn Vergabeunterlagen eingehen, wie viele Arbeitstage vergehen bis zu dem Moment, in dem die Geschäftsführung ja oder nein sagen kann, und wie viele dieser Tage sind reines Lesen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Das, worauf jeder Fachverantwortliche achtet, geprüft an einer Stichprobe Ihrer jüngsten Unterlagen: Quellen, Sprachen und Dateiqualität
  • Die Vorlage des Ausschreibungsarbeitsplatzes: SharePoint-Bibliothek, Metadaten, Matrixspalten sowie Ansichten für Fristen, Eignung und offene Fragen
  • Den auf diese Bibliothek begrenzten Agenten, mit Erfassungsanweisungen, Anforderungstaxonomie und der Regel, dass ohne Fundstelle keine Zeile entsteht
  • Die Prüfschranke, die Zuweisung der Verantwortlichen und Fristerinnerungen; die Roboter zum Abholen mit Änderungserkennung; die Entscheidungskarte und den Export nach Excel

Wir brauchen von Ihnen

  • Zehn bis fünfzehn vollständige Unterlagensätze des vergangenen Jahres und die Tabellen, die Ihr Team daraus gebaut hat
  • Einen benannten Verantwortlichen für das Angebotsmanagement und je Kategorie einen Fachverantwortlichen zur Abstimmung der Taxonomie
  • Konten für die Vergabeplattformen, die die Roboter nutzen, sowie das Archiv früherer Angebote

Etappen

Analyse

Stichprobe der Unterlagen, Sprachen, Dateiqualität und die Kategorien, die Ihre Fachverantwortlichen bereits nutzen

Konzeption

Matrixspalten und Taxonomie, Regeln für Fundstellen und Prüfung, Berechtigungsmodell

Umsetzung

Anweisungen und Wissen des Agenten, Matrix und Ansichten, Roboter zum Abholen, Berührungspunkte in Teams

Validierung

Der Agent arbeitet an Unterlagen, die Ihr Team bereits bearbeitet hat, Zeile für Zeile gegen dessen Tabellen

Start

Laufende Ausschreibungen mit vollständiger Prüfschranke und enger Betreuung, danach Feinjustierung der Taxonomie mit wachsendem Archiv

Abteilungsweit. Der Aufwand hängt an der Zahl der Vergabeplattformen, an Sprachen und Scanqualität Ihrer Unterlagen und daran, wie weit sich die Fachbereiche auf eine Taxonomie einigen.

Was würde Ihr Angebotsteam mit der Woche tun, die es heute mit Lesen verbringt?

Senden Sie uns einen anonymisierten Satz Vergabeunterlagen und die Tabelle, die Ihr Team daraus gebaut hat. Sie erhalten die Matrix zurück, die dieser Entwurf erzeugt hätte, und eine ehrliche Einschätzung der Erkennungsqualität.

Einen Satz Vergabeunterlagen senden

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