Start · Rozwiązania · Zakupy
Rozwiązanie · ZakupyPostępowanie złożone z zatwierdzonych klauzul, z kompletną dokumentacją w dniu zamknięcia
Postępowania budowane z zatwierdzonej biblioteki klauzul
Specyfikacja powstaje z klauzul zatwierdzonych przez obsługę prawną, pytania wykonawców prowadzi jeden rejestr, a dokumentacja postępowania powstaje w jego trakcie.
Streszczenie dla zarządu
Każde nowe postępowanie zaczyna się od kopii poprzedniego, razem z jego błędami.
Zmiana zaczyna się, zanim powstanie pierwszy dokument.
Jedno pytanie daje jedną odpowiedź w jednym brzmieniu, publikowaną raz, z nazwiskiem osoby zatwierdzającej.
przestrzeń i dokumentacja postępowania na SharePoint; rejestr pytań; system kancelaryjny
Problem biznesowy
Zamówienia publiczne
Postępowanie o zamówienie publiczne to komplet dokumentów o skutkach prawnych, a urząd wytwarza go raz za razem. Najszybsza droga do pierwszej wersji prowadzi przez ostatnie postępowanie, które przeszło bez odwołania, więc dalej wędruje nie tylko układ dokumentu: raz poprawiona definicja, załącznik odsyłający do wycofanego formularza, termin płatności, którego skarbnik przestał akceptować. Kopia nie wie, które jej fragmenty były zamierzone.
Dokument pisze czworo ludzi, którzy nigdy nie siedzą w jednym pokoju: komórka wnioskująca podaje przedmiot i opis techniczny, komórka merytoryczna kryteria oceny ofert, obsługa prawna warunki umowy, finanse szacunkową wartość i zaangażowanie środków. Fragmenty spływają przez około dziesięć dni, a jeden specjalista scala je i odpowiada za wynik.
Potem zaczynają się pytania, które trafiają na skrzynkę działu zamówień, na prywatną skrzynkę osoby podpisanej pod ogłoszeniem, czasem wprost do komórki wnioskującej. Każde ma termin odpowiedzi, a każda odpowiedź należy się wszystkim wykonawcom w identycznym brzmieniu, bo równe traktowanie jest sensem tej procedury. Dokumentacja zostaje na koniec: co i kiedy opublikowano, którą wersję mógł pobrać każdy wykonawca, kto zatwierdził którą odpowiedź. Nic z tego nie było zapisywane na bieżąco, więc odtwarza się to ze skrzynek i z dysku sieciowego.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda ten proces w większości urzędów, niezależnie od systemu kancelaryjnego pod spodem.
- CzłowiekKomórka wnioskująca wysyła mailem przedmiot, opis techniczny i szacunkową wartość do działu zamówień
- OczekiwanieWniosek czeka, aż zwolni się specjalista, po czym najbliższe wcześniejsze postępowanie zostaje skopiowane do nowego folderu
- CzłowiekSpecjalista edytuje specyfikację i dopomina się u prawników o warunki umowy, a w finansach o zaangażowanie środków
- Ryzyko błęduZałączniki pochodzą z folderu, który akurat był otwarty, a nieaktualna klauzula niepostrzeżenie wędruje do nowego postępowania
- CzłowiekKomplet zostaje opublikowany, a biegnące od tej chwili terminy trafiają do czyjegoś kalendarza
- OczekiwaniePytania przychodzą na trzy skrzynki i telefonicznie, a następnie czekają, aż komórka merytoryczna znajdzie czas
- Ryzyko błęduDwie odpowiedzi na jedno pytanie wychodzą w różnym brzmieniu, a termin odpowiedzi liczony jest ręcznie
- CzłowiekPo otwarciu ofert dokumentacja jest odtwarzana ze skrzynek, z dysku i z platformy
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Kopiowanie przenosi wady dalej bez widocznego kosztu. Klauzula, która przetrwała trzy postępowania, wygląda na zatwierdzoną i nikt jej nie czyta ponownie, dopóki wykonawca nie zbuduje na niej argumentu.
- Czworo współautorów i jeden termin tworzą kolejkę, którą widzi wyłącznie specjalista, a dni stracone na czekanie na warunki umowy albo potwierdzenie środków nie są nigdzie odnotowane.
- Dwukrotna odpowiedź na to samo pytanie nie jest drobnym potknięciem: dwa brzmienia w obiegu to różnica w tym, co powiedziano wykonawcom, łatwa do wykrycia i trudna do wytłumaczenia.
- O tym, jak urząd kupuje, decyduje przepustowość, a nie polityka zakupowa. Gdy dział jest zapełniony, wniosek jednostki podległej czeka, a roczny plan po cichu staje się prognozą zamiast zobowiązaniem.
Koszt zaniechania
Skopiowana klauzula jest błędna dopiero wtedy, gdy zaczyna mieć znaczenie. Brzmienie, które przetrwało trzy postępowania, jest tym, na którym wykonawca zbuduje argument w czwartym, a wtedy urząd broni dokumentu, którego nikt nie napisał świadomie.
Druga ekspozycja jest dowodowa i rośnie po cichu. Dokumentacja składana po otwarciu ofert jest rekonstrukcją wykonaną przez osoby prowadzące postępowanie, z tego, co jeszcze mają. Wersja, którą faktycznie pobrał wykonawca, godzina wysłania odpowiedzi i nazwisko osoby, która ją zatwierdziła, to trzy rzeczy, których nikt nie zapisuje na bieżąco i których każdy potrzebuje rok później.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta zatrudniający około 650 osób, prowadzący zakupy dla siebie i dla mniej więcej dwudziestu jednostek podległych; czteroosobowy dział zamówień; Microsoft 365 z Teams i SharePoint, system kancelaryjny oraz odrębny system finansowo-księgowy.
210 postępowań rocznie: około 130 na dostawy i usługi, 50 na roboty budowlane i 30 na usługi społeczne i inne szczególne; większość poniżej progów unijnych, kilkanaście powyżej; od sześciu do dziesięciu pytań wykonawców przy większym postępowaniu.
Każde postępowanie zaczyna się od folderu poprzedniego. Fragmenty spływają od czworga współautorów przez około dziesięć dni, scala je jeden specjalista, komplet zostaje opublikowany, a pytania są obsługiwane z trzech skrzynek. Dokumentacja powstaje po otwarciu ofert.
Około sześciu i pół godziny na postępowanie poświęcone składaniu dokumentów i obsłudze pytań, rozłożone na specjalistę, prawnika i osobę z komórki wnioskującej, plus czas oczekiwania, którego nikt nie liczy.
Wniosek o wszczęcie postępowania to ustrukturyzowany formularz w Teams; roboty składają specyfikację i załączniki z zestawu klauzul zatwierdzonego przez prawników dla danego trybu i przedziału wartości; każde pytanie trafia do jednego rejestru z terminem, zatwierdzoną odpowiedzią i datą publikacji; każdy krok sam zapisuje się w dokumentacji.
W modelowanym przypadku składanie dokumentów i obsługa pytań spadają z około sześciu i pół godziny do mniej więcej dziewięćdziesięciu minut przeglądu na postępowanie, a dokumentacja jest kompletna w dniu zamknięcia postępowania. Każda liczba na tej stronie jest modelem opartym na podanych założeniach.
Proponowane rozwiązanie
Zmiana zaczyna się, zanim powstanie pierwszy dokument. Wniosek o wszczęcie postępowania staje się formularzem w Microsoft Teams: komórka wnioskująca, przedmiot, tryb, szacunkowa wartość i podstawa jej ustalenia, pozycja budżetowa, planowane daty i kryteria. Formularz zakłada sprawę, przestrzeń roboczą i pierwszy wpis w dokumentacji postępowania, a bez wartości i pozycji budżetowej nie da się go wysłać.
Składanie dokumentów opiera się następnie na bibliotece, której właścicielem jest obsługa prawna. Każda klauzula żyje na SharePoint jako wersjonowany element z datą obowiązywania, właścicielem oraz trybami i przedziałami wartości, do których należy. Robot wybiera właściwy zestaw, uzupełnia pola zmienne z formularza, odczytuje szacunkową wartość i zaangażowanie środków z systemu finansowego i zapisuje specyfikację wraz z załącznikami do przestrzeni postępowania jako jeden komplet. Robot wybiera i uzupełnia; nie redaguje, a do wykonawcy nie trafia żadne brzmienie, którego nie zatwierdził prawnik.
Pytania i terminy prowadzi jeden rejestr: niezależnie od kanału, którym pytanie wpłynęło, zapisywane są godzina wpływu, termin wynikający z reguł, komórka przygotowująca odpowiedź, osoba zatwierdzająca i data publikacji. Decyzja pozostaje przy ludziach. Urzędnicy oceniają, podpisują i odpowiadają za postępowanie, prawnik jest właścicielem klauzul, a automatyzacja przenosi dokumenty, sprawdza kompletność i wylicza terminy.
Kolejki, wyzwalacze i ślad audytowy w UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center wykonywane jako actionable notifications w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; wersjonowanie i uprawnienia SharePoint; lista SharePoint jako rejestr pytań; raportowanie w Power BI
Formularz wniosku wraz z walidacją, strukturę biblioteki klauzul, mapowanie trybu i przedziału wartości na zestaw klauzul, roboty składające dokumenty, reguły terminów, rejestr pytań ze ścieżką zatwierdzania oraz zapis zwrotny utrzymujący dokumentację na bieżąco
System finansowo-księgowy urzędu dla szacunkowej wartości i zaangażowania środków, przez jego API albo widok tylko do odczytu; system kancelaryjny dla znaku sprawy
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekKomórka wnioskująca wysyła formularz wszczęcia w Teams: przedmiot, szacunkowa wartość i podstawa jej ustalenia, pozycja budżetowa, daty i kryteria
- AutomatyzacjaRobot zakłada sprawę, tworzy przestrzeń roboczą, zapisuje pierwszy wpis w dokumentacji i porównuje wniosek z rocznym planem postępowań
- SystemSzacunkowa wartość i zaangażowanie środków są odczytywane z systemu finansowego, a tryb i przedział wartości wynikają z regulacji wewnętrznych urzędu
- AutomatyzacjaSpecyfikacja i wszystkie obowiązkowe załączniki są składane z aktualnego zatwierdzonego zestawu klauzul, a pola zmienne uzupełniane z formularza
- CzłowiekSpecjalista i prawnik przeglądają komplet w Action Center, a zatwierdzenie trafia do kierownika zamawiającego w Teams
- AutomatyzacjaPo publikacji do dokumentacji zapisywane są sygnatura, data publikacji i wszystkie biegnące od tej chwili terminy
- AutomatyzacjaKażde pytanie trafia do rejestru wraz z terminem odpowiedzi, a projekt odpowiedzi idzie do komórki merytorycznej, a następnie do zatwierdzającego w Teams
- AutomatyzacjaOpublikowane odpowiedzi i zmiany specyfikacji są zapisywane jako nowe wersje, więc dokumentacja jest kompletna w chwili zamknięcia postępowania
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Składanie kompletu dokumentów z zatwierdzonych klauzul i uzupełnianie pól zmiennych z formularza oraz z systemu finansowego
- Odczyt szacunkowej wartości i zaangażowania środków oraz porównanie wniosku z rocznym planem postępowań
- Wyliczanie i pilnowanie wszystkich terminów oraz eskalowanie tych, które się zbliżają
- Zapisywanie każdego kroku, wersji i zatwierdzenia w dokumentacji postępowania na bieżąco
Ludzie decydują
- Kierownik zamawiającego zatwierdza i podpisuje; bez tego zatwierdzenia nic nie zostaje opublikowane
- Obsługa prawna jest właścicielem biblioteki klauzul; robot nigdy nie pisze, nie zmienia ani nie wymyśla klauzuli
- Komórka merytoryczna przygotowuje odpowiedź na pytanie wykonawcy, a imiennie wskazana osoba zatwierdza ją przed publikacją
- Ocena, wykluczenie i każda decyzja dotycząca oferty pozostają przy urzędnikach, którzy za nie odpowiadają
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- formularz wszczęcia postępowania w Microsoft Teams
- zatwierdzona biblioteka klauzul na SharePoint
- roczny plan postępowań
- system finansowo-księgowy
- pytania wykonawców ze skrzynki, z platformy i z komórek merytorycznych
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- przestrzeń i dokumentacja postępowania na SharePoint
- rejestr pytań
- system kancelaryjny
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania przeglądu i zatwierdzenia w Microsoft Teams; przygotowanie i zatwierdzanie odpowiedzi w rejestrze; publikacja przez upoważnionego pracownika
Wykorzystane technologie
składają komplet dokumentów, uruchamiają reguły terminów i utrzymują ślad audytowy
Azadania przeglądu i zatwierdzenia wykonywane wprost w Microsoft Teams, z załączonym dokumentem
Azdarzenia z formularza, pliki przestrzeni roboczej i aktualizacje rejestru bez własnego kodu
Aformularz wniosku, monity o przegląd, kroki zatwierdzania i rejestr pytań
Awersjonowana biblioteka klauzul, przestrzeń postępowania i dokumentacja
Aroczny plan wobec rzeczywistości: postępowania w toku, biegnące terminy, czas do publikacji
Aszacunkowa wartość, zaangażowanie środków i znak sprawy
CIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Wyceniane jest wyłącznie składanie dokumentów i obsługa pytań; ocena ofert, praca komisji i wszystko po otwarciu ofert pozostają poza modelem. 390 minut na postępowanie i 210 postępowań rocznie to założenia tego ilustracyjnego urzędu, a nie pomiar u zamawiającego, natomiast 24 € za godzinę to pełny koszt stanowiska administracyjnego w Europie Środkowej. Arytmetyka pokazuje uwolnioną zdolność operacyjną, nigdy zlikwidowany etat.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Jedno pytanie daje jedną odpowiedź w jednym brzmieniu, publikowaną raz, z nazwiskiem osoby zatwierdzającej
- Dokumentacja jest kompletna w chwili zamknięcia postępowania, więc pytanie kontroli zamyka się otwarciem przestrzeni roboczej
- Raz poprawiona klauzula jest poprawiona wszędzie, a kolejne postępowanie tego typu bierze już nową wersję
- Terminy są wyliczane i pilnowane, a nie noszone w kalendarzu, i te bliskie eskalują na tyle wcześnie, by dało się je dotrzymać
- Jednostki podległe dostają drogę wejścia, która daje kompletny wniosek i usuwa większość korespondencji poprzedzającej postępowanie
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Roczny plan postępowań staje się statusem, a nie dokumentem: co ruszyło, co czeka i na kogo, co jest opóźnione
- Odpowiedzialność jest czytelna na każdym kroku, bo każde zatwierdzenie niesie nazwisko, godzinę i zatwierdzoną wersję
- Postępowania przeżywają nieobecności i rotację: zestaw klauzul, reguły i dokumentacja należą do urzędu
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Roboty pracują na własnych, imiennych kontach z najwęższymi uprawnieniami, jakich wymaga zadanie: odczyt w systemie finansowym, zapis ograniczony do przestrzeni postępowania
- Wersję klauzuli publikuje wyłącznie obsługa prawna; robot czyta bibliotekę i nigdy do niej nie zapisuje, a wersja nieaktualna zostaje w historii, więc zawsze da się pokazać brzmienie obowiązujące danego dnia
- Dokumenty, rejestr i dokumentacja pozostają w tenancie Microsoft 365 urzędu, roboty pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud, a poświadczenia pochodzą z magazynu poświadczeń Orchestratora, nie z workflow
- Przygotowanie i zatwierdzenie odpowiedzi to rozdzielone role pełnione przez różne osoby, obie odnotowane z nazwiskiem i godziną
- Pytania wykonawców zawierają nazwiska i dane kontaktowe; rejestr dziedziczy zasady retencji urzędu, a dostęp mają wyłącznie dział zamówień i odpowiadająca komórka merytoryczna
Dlaczego teraz
Progi unijne na lata 2026 i 2027 poszły w dół, a nie w górę: 140 000 € dla dostaw i usług u zamawiających centralnych, 216 000 € u subcentralnych i 5 404 000 € dla robót budowlanych, ogłoszone obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w grudniu 2025 roku. Zestaw klauzul wciąż noszący wcześniejsze kwoty przygotowuje postępowania na błędnej podstawie.
Modelowane 1 365 godzin rocznie przeznaczonych na składanie dokumentów i obsługę pytań to około 32 760 € zdolności administracyjnej, z czego prawie nic nie jest tą częścią zamówień, która wymaga oceny urzędnika.
Składanie kompletu dokumentów z wersjonowanej biblioteki, kierowanie zatwierdzenia do Teams i zapisywanie wpisu audytowego przy każdym kroku to dziś konfiguracja, a nie projekt programistyczny: zadania Action Center wykonuje się wprost w Teams jako actionable notifications, a Integration Service przenosi zdarzenia Teams i SharePoint w obie strony.
Role kierownicze, których to dotyczy
Odpowiada za to, jak działa urząd; postępowania przestają zależeć od tego, który specjalista akurat jest dostępny
Dostaje kolejkę z wyliczonymi terminami zamiast folderu niedokończonych wersji roboczych
Jest właścicielem biblioteki klauzul i wie, które brzmienie jest w obiegu i w których postępowaniach
Szacunkowa wartość i zaangażowanie środków są sprawdzane przed wszczęciem postępowania, a nie po otwarciu ofert
Częste pytania i zastrzeżenia
Część rzeczywiście jest i te zachowują swoje indywidualne fragmenty. Powtarza się rama: wymagania formalne, załączniki, warunki umowy, zasady komunikacji. W większości urzędów ta rama to większość stron i prawie nic z myślenia.
I nie pisze. Każdą klauzulę zredagowała i zatwierdziła Państwa obsługa prawna, każda ma wersję i datę obowiązywania; robot wybiera zatwierdzony zestaw i uzupełnia pola podane w formularzu. Nic nie trafia do wykonawcy bez zatwierdzenia przez człowieka.
To biblioteka ma od czego zacząć. Szablon to plik, który ktoś kopiuje; zestaw klauzul ma właściciela, wersję i zapis, które postępowania go użyły, co zamienia poprawkę w poprawkę wszędzie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Urząd prowadzący kilka postępowań rocznie, gdzie lista kontrolna i jeden doświadczony specjalista są tańsze niż cokolwiek zbudowanego
- Obsługa prawna nie skonsolidowała brzmień i nie ma zgody co do tego, które klauzule są zatwierdzone; ta konsolidacja jest pierwsza i nie jest automatyzacją
- Duże roboty budowlane z indywidualnym programem funkcjonalno-użytkowym za każdym razem, gdzie załączniki, rejestr i dokumentacja zwracają się, ale sam korpus specyfikacji już nie
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Pytanie wykonawcy wpływa dziś po południu: kto przygotuje odpowiedź, do jakiej daty musi ona zostać opublikowana i gdzie będzie to odnotowane za rok, gdy zapyta o to kontrola?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Przegląd próbki Państwa ostatnich postępowań: które dokumenty się powtarzają, które klauzule naprawdę się różnią i skąd biorą się pytania
- Bibliotekę klauzul na SharePoint: klauzula, wersja, data obowiązywania, właściciel oraz tryby i przedziały wartości, których dotyczy, z obsługą prawną jako jedynym edytorem
- Formularz wniosku w Teams oraz reguły mapujące wniosek na tryb, przedział wartości i zestaw klauzul
- Roboty składające dokumenty, kontrolę obowiązkowych załączników i zapis zwrotny utrzymujący dokumentację postępowania na bieżąco
- Rejestr pytań z wyliczaniem terminów i ścieżką zatwierdzania, integracje z systemem finansowym i kancelaryjnym oraz raportowanie w Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Od dwunastu do dwudziestu kompletnych postępowań z ostatnich dwóch lat, wraz z opublikowanymi dokumentami i pytaniami
- Wskazanego właściciela procesu w dziale zamówień i wskazanego prawnika, który obejmie bibliotekę klauzul
- Dostęp do odczytu planu postępowań, systemu finansowego i systemu kancelaryjnego, z osobnymi kontami technicznymi
- Regulacje wewnętrzne: kto co zatwierdza, przy jakiej wartości i w jakiej kolejności
Etapy
Rozpoznanie
Dwa lata postępowań, dokumenty, które się powtarzają, i klauzule, które naprawdę się różnią
Biblioteka klauzul
Prawnicy konsolidują zatwierdzone brzmienia, my budujemy wokół nich wersjonowanie, własność i mapowanie
Budowa
Formularz, składanie dokumentów, rejestr pytań, reguły terminów, zapis zwrotny i punkty styku w Teams
Walidacja
Roboty składają ponownie postępowania już przeprowadzone, porównywane klauzula po klauzuli z tym, co opublikowano
Uruchomienie
Najpierw jeden tryb, z pełną bramką przeglądu i wsparciem powdrożeniowym
Optymalizacja
Dostrajanie klauzul, kategorii pytań i raportowania w miarę stabilizowania się biblioteki
Działowe. O nakładzie decyduje to, jak bardzo Państwa specyfikacje faktycznie się od siebie różnią, ile trybów i przedziałów wartości definiują regulacje wewnętrzne oraz czy systemy finansowy i kancelaryjny udostępniają interfejs, z którego robot może skorzystać.
Błędna klauzula nie zostaje w jednym postępowaniu; wędruje do czterech kolejnych.
Prosimy o opublikowane komplety dokumentów z pięciu postępowań z zeszłego roku, różnych rodzajów. W zamian otrzymają Państwo znalezioną część wspólną klauzul, fragmenty, które naprawdę się różniły, i uczciwe pierwsze oszacowanie nakładu na składanie dokumentów.
Zmierzmy część wspólną pięciu postępowańTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zespół ofertowy spędza najlepsze dni na czytaniu dokumentacji, a nie na wyborze przetargów do wygrania.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćFaktury z KSeF na właściwej klasyfikacji budżetowejFaktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceUmowy standardowe: generowanie, akceptacja i e‑podpisDwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny