Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingKażdy region prognozuje na tym samym szablonie, planowanie dostaje jedną wersję z datą
Jedna prognoza sprzedaży zamiast dziewięciu arkuszy
Każdy region planuje na szablonie wypełnionym własnymi wysyłkami i szansami sprzedaży, zgłoszenia są walidowane przy wpływie, odchylenia wyjaśniane w Teams, a publikowana jest jedna wersja.
Streszczenie dla zarządu
Koniec ręcznego składania prognozy grupowej z dziewięciu plików, które nigdy się nie zgadzają.
Projekt zaczyna się od zmiany tego, co otwiera kierownik regionalny.
Prognoza jest publikowana kilka dni po odcięciu zamiast po tygodniach, więc planowanie rezerwuje sloty produkcyjne na aktualnej liczbie.
witryna prognoz w SharePoint z zamrożonym archiwum; model semantyczny Power BI; plik przekazania do planowania
Problem biznesowy
Popyt i prognozy
Prognoza sprzedaży istnieje dlatego, że ktoś musi kupić opakowania, zarezerwować slot produkcyjny i utrzymać zapas, zanim pojawi się zamówienie. Czytają z niej plan produkcji, zamówienia materiałów, budowa zapasu promocyjnego i linia przychodu, którą dyrektor finansowy powtarza zarządowi. W większości firm jest to osąd dziewięciu osób w dziewięciu arkuszach.
Te arkusze nie są tym samym arkuszem. Jeden region prognozuje w opakowaniach, drugi w wartości, bo tak liczy się jego premia. Jeden wpisuje wolumen promocyjny do linii bazowej, drugi trzyma go osobno, trzeci o nim zapomina. Nowe indeksy pojawiają się pod nazwami, których ERP nigdy nie widział. Każdy z tych nawyków jest lokalnie rozsądny i każdy kosztuje rundę poprawek.
Płacą za to trzy grupy. Kierownicy regionalni traktują to ćwiczenie jak administrację z terminem i bez informacji zwrotnej, więc kopiują poprzedni miesiąc; wsparcie sprzedaży przez pół miesiąca składa zamiast analizować; łańcuch dostaw planuje na liczbie starszej o tydzień od daty odcięcia. Przy wzroście skali pęka wyjaśnienie, nie arytmetyka: każdy kolejny kanał wypycha z cyklu pytanie, które ma znaczenie, czy szanse sprzedaży pokrywają region idący o jedną trzecią powyżej własnego biegu.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda cykl wszędzie tam, gdzie prognozę się zbiera, a nie modeluje.
- CzłowiekWsparcie sprzedaży kopiuje skoroszyt sprzed miesiąca, wkleja wysyłki z ERP i rozsyła mailem po jednym pliku na region i kanał
- CzłowiekKażdy kierownik poprawia wersję sprzed miesiąca z pamięci, zaglądając do eksportu z CRM, jeśli tydzień na to pozwala
- OczekiwaniePliki wracają między trzecim a jedenastym dniem roboczym, dwa lub trzy jako PDF albo wklejone w treść maila
- CzłowiekWsparcie sprzedaży mapuje przemianowane produkty, przelicza jednostki i wkleja każdy plik do jednego skoroszytu
- Ryzyko błęduNowe indeksy, wycofane pozycje, podwójnie policzone promocje i wartość wpisana tam, gdzie pytano o opakowania, trafiają do sumy grupowej
- OczekiwanieRóżnice wobec historii i szans sprzedaży wyjaśnia się mailem; odpowiedzi po dacie odcięcia niczego nie zmieniają
- CzłowiekSkonsolidowana liczba trafia do materiałów na przegląd i dalej do planowania, opisując wtedy zeszły tydzień
- Ryzyko błęduNikt nie porównuje prognozy sprzed miesiąca z tym, co wyszło, więc ten sam optymizm wraca bez pytań
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Składanie to tańsza połowa rachunku. Ustalenie, co region miał na myśli, ponaglanie o brakujący plik i naprawa zerwanego mapowania produktów kosztują więcej niż samo przepisywanie, a nigdzie się tego nie zapisuje.
- Spóźnione liczby płaci się zapasem. Gdy prognoza dociera po zamknięciu planu produkcji, lukę pokrywa zapas bezpieczeństwa, przyspieszona partia albo odpis.
- Optymizm przeżywa, bo nikt go nie mierzy. Bez dokładności per region kierownik zawyżający co miesiąc o jedną piątą wygląda tak samo jak ten, który trafia.
- Osąd znika razem z plikiem. Powód, dla którego region podniósł linię o 8 000 opakowań, żyje w mailu albo nigdzie, więc spór wraca w kolejnym miesiącu.
- Dwie osoby trzymają mapowanie między tym, co regiony nazywają produktem, a tym, jak nazywa go ERP, i gdy którejś nie ma, cykl się opóźnia.
Koszt zaniechania
Poza tą tabelą stoją dwa większe koszty i żadnego z nich nie obciąża się sprzedaży. Pierwszy to zapas kupiony pod liczbę, której nikt nie zakwestionował: zapas bezpieczeństwa trzymany, bo prognoza jest spóźniona, przyspieszona partia, gdy jest błędna, krótkoterminowy towar po promocji policzonej dwa razy. Drugi to decyzja, której nikt nie postawił, na przykład wprowadzenie rozłożone w czasie na wyczucie.
Nic z tego nie koryguje się samo. Region zawyżający co miesiąc o jedną piątą dalej zawyża o jedną piątą, bo porównania nikt nie robi. Wsparcie sprzedaży trzyma mapowanie między nazwami produktów w regionach a kodami w ERP w dwóch głowach, a każda reorganizacja regionów odbudowuje wszystkie pliki ręcznie, dokładnie wtedy, gdy firma zmienia się najszybciej.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Producent dóbr konsumenckich z markami do domu i higieny osobistej: dwa zakłady, około 1 100 pracowników, dziewięć regionów sprzedaży w Europie Środkowej, trzy kanały (handel nowoczesny, hurt, e‑commerce). Działa Microsoft 365 E3, wysyłki są w ERP, transakcje i promocje w CRM.
27 zgłoszeń miesięcznie, po jednym na region i kanał, każde obejmuje około 70 linii produktowych miesięcznie na najbliższy kwartał i kwartalnie do dwunastego miesiąca.
Wsparcie sprzedaży buduje pliki z wersji sprzed miesiąca, rozsyła je, ponagla brakujące i ręcznie odtwarza widok grupowy z tego, co wraca.
Około 95 minut na zgłoszenie: przygotowanie, ponaglanie, sprawdzanie, mapowanie, runda poprawek i udział w konsolidacji. Prognoza dociera do łańcucha dostaw w drugim tygodniu, gdy pierwsze sloty produkcyjne są już zajęte.
Roboty budują po jednym wypełnionym skoroszycie na region i kanał, z wysyłkami tego regionu, otwartymi szansami sprzedaży, prognozą sprzed miesiąca i jej trafnością. Zgłoszenia są walidowane przy wpływie, odchylenia wyjaśniane w Microsoft Teams, a jedna uzgodniona wersja publikowana ze znacznikiem czasu.
W modelowanym przypadku prognoza jest publikowana kilka dni po odcięciu zamiast po tygodniach, każde odchylenie niesie uzasadnienie napisane przez autora, a dokładność per region staje się liczbą, którą przegląd może otworzyć. Liczby ilustrują projekt; nie stoi za nimi żaden klient.
Proponowane rozwiązanie
Projekt zaczyna się od zmiany tego, co otwiera kierownik regionalny. Robot buduje jeden skoroszyt na region i kanał i najpierw go wypełnia: dwanaście miesięcy wysyłek tego regionu w podziale na linie produktowe, szanse sprzedaży i promocje już zakontraktowane w CRM, prognozę sprzed miesiąca wraz z jej obciążeniem. Zostaje osąd o tym, co się zmienia.
Plik nigdzie nie wędruje. Leży w folderze regionu na witrynie prognoz w SharePoint, z dostępem z grupy Microsoft Entra ID odwzorowującej strukturę sprzedaży, i jest edytowany w Excel Online z zablokowaną strukturą. Po wysłaniu uruchamiają się reguły: sumy zgadzają się na poziomie kanału, ilości są w żądanej jednostce, każda linia ma historię albo jest zadeklarowana jako nowy indeks, wzrost promocyjny stoi w osobnej linii, a każda linia oddalona bardziej niż uzgodniono od własnego biegu lub pokrycia w szansach niesie kod przyczyny. Niepowodzenia wracają w ciągu kilku minut jako karta w Microsoft Teams wskazująca linię i regułę.
Konsolidacja nie ma już czego interpretować. Przyjęte zgłoszenia są oznaczane cyklem i wersją oraz dopisywane do modelu Power BI stojącego za przeglądem popytu, więc widok grupowy jest otwarty jeszcze w trakcie cyklu. Podpisana prognoza zostaje zamrożona jako plik przekazania do planowania tylko do odczytu, a w kolejnym miesiącu robot porównuje prognozę każdego regionu z tym, co wyszło, i publikuje dokładność. Nic z tego nie zastępuje osądu o popycie; znika składanie i spór o wersje.
Biblioteki SharePoint z metadanymi, uprawnieniami i historią wersji; Excel Online z Office Scripts uruchamianymi z Power Automate; Microsoft Lists jako rejestr zgłoszeń; Adaptive Cards przez aplikację Workflows w Microsoft Teams; aplikacja Teams Approvals; wyzwalacze, zasoby i dzienniki audytowe UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams i Microsoft Dynamics 365 CRM; modele semantyczne Power BI
Generator szablonu i wstępne wypełnienie, reguły walidacji wraz z komunikatem widzianym przez kierownika, obieg kodów przyczyny, konsolidację i oznaczenie wersji, plik przekazania do planowania, wyliczenie dokładności oraz logikę przypomnień i pokrycia zgłoszeń
Historia wysyłek i dane podstawowe produktów z ERP przez jego API albo cykliczny eksport; szanse sprzedaży i zakontraktowane promocje z CRM (Microsoft Dynamics 365 Sales, Pipedrive lub Salesforce) przez UiPath Integration Service; format importu aplikacji planistycznej tam, gdzie nie ma ona interfejsu
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWyzwalacz w Orchestrator otwiera cykl i pobiera wysyłki, szanse sprzedaży, zakontraktowane promocje i prognozę sprzed miesiąca wraz z jej błędem
- AutomatyzacjaRobot zapisuje wypełnione skoroszyty do folderów regionów, blokuje strukturę i otwiera rejestr zgłoszeń
- SystemKażdy kierownik dostaje kartę Adaptive Card w Microsoft Teams z terminem i linkiem; skoroszyt otwiera się w Excel Online, bez załącznika
- CzłowiekKierownik koryguje wolumen bazowy, wpisuje wzrost promocyjny w osobnej linii i uzasadnia tam, gdzie wymagają tego reguły
- AutomatyzacjaWalidacja rusza przy wysyłce: jednostki, sumy, nowe i wycofane linie, rozłożenie w czasie, odległość każdej linii od jej historii i pokrycia w szansach
- AutomatyzacjaPrzyjęte zgłoszenia są oznaczane, konsolidowane i dopisywane do modelu Power BI; pokrycie zgłoszeń jest widoczne w trakcie cyklu
- CzłowiekPrzegląd popytu pracuje na odchyleniach i już napisanych uzasadnieniach; dyrektor sprzedaży akceptuje w aplikacji Approvals
- AutomatyzacjaPodpisana wersja jest zamrażana i przekazywana do planowania jako plik tylko do odczytu z wersją i znacznikiem czasu; w kolejnym miesiącu publikowana jest dokładność każdego regionu
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Budowę wypełnionych skoroszytów, wstępne wypełnienie wysyłkami, szansami i dokładnością oraz blokady struktury
- Walidację przy wysyłce: jednostki, sumy, nowe i wycofane linie, rozłożenie w czasie, odchylenie wobec historii
- Konsolidację, oznaczenie wersji, przekazanie do planowania i odświeżenie opublikowanego modelu
- Przypomnienia, eskalacje, bieżące pokrycie zgłoszeń i miesięczne wyliczenie dokładności per region
Ludzie decydują
- O każdym wolumenie w prognozie: automatyzacja sprawdza spójność, sama niczego nie proponuje
- Czy odchylenie zostaje przyjęte, na jakiej podstawie i jaka ma być suma grupowa
- O progach, kodach przyczyny i terminach, które należą do dyrektora sprzedaży i wsparcia sprzedaży
- Co firma robi z regionem trwale powyżej albo poniżej własnej prognozy
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- wysyłki w podziale na produkt, kanał i region z ERP
- dane podstawowe produktów ze statusem listingu
- szanse sprzedaży i zakontraktowane promocje z CRM
- prognoza z poprzedniego cyklu i jej dokładność
- kalendarz promocji
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- Power Automate
- Office Scripts
Systemy docelowe
- witryna prognoz w SharePoint z zamrożonym archiwum
- model semantyczny Power BI
- plik przekazania do planowania
Punkty styku z człowiekiem: Excel Online w przeglądarce; Adaptive Cards i zakładka pokrycia w Microsoft Teams; aplikacja Approvals
Wykorzystane technologie
zablokowany szablon; skrypty zapisują wypełnienie i odczytują zgłoszenia
Afolder na region, rejestr zgłoszeń i zamrożone archiwum
Awyzwalacz wysyłki, uruchamianie Office Scripts, przypomnienia i karty w Teams
Acykliczne pobrania, generowanie, walidacja i konsolidacja, ponowienia i audyt
Apliki, zakresy Excela, elementy list, wiadomości kanałowe i dane o szansach
Aterminy, komunikaty walidacji, pytania o odchylenia i akceptacja
Apokrycie w trakcie cyklu, opublikowana prognoza po nim, karta dokładności
Adostęp oparty na grupach: region otwiera własny folder, widok grupowy to osobne uprawnienie
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Dwadzieścia siedem zgłoszeń to dziewięć regionów w trzech kanałach; dziewięćdziesiąt pięć minut to koszt jednego z nich od początku do końca, licząc przygotowanie, ponaglanie, mapowanie i sprawdzanie we wsparciu sprzedaży, rundę poprawek oraz udział w widoku grupowym. To założenie o firmie przykładowej, a nie pomiar u klienta, podobnie jak 33 € pełnego kosztu godzinowego mieszającego rolę handlową w regionie z analitykiem wsparcia sprzedaży w Europie Środkowej. Model wycenia składanie; skutki spóźnionej prognozy po stronie zapasu pozostają poza nim.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Prognoza jest publikowana kilka dni po odcięciu zamiast po tygodniach, więc planowanie rezerwuje sloty produkcyjne na aktualnej liczbie
- Kierownicy planują na własnych wysyłkach, szansach i błędzie sprzed miesiąca zamiast na kopii pliku, co podnosi jakość pierwszego zgłoszenia
- Błędy wychwytuje się przy wysyłce u osoby, która potrafi je wyjaśnić, a każde odchylenie niesie uzasadnienie autora, więc przegląd spiera się o linie, które mają znaczenie
- Dokładność prognozy per region i kanał staje się publikowaną liczbą, co zmienia zachowanie, które mierzy
- Wsparcie sprzedaży przechodzi od składania do kwestionowania, a nowy region to folder, a nie dzień pracy
Perspektywa zarządu
- Pokrycie zgłoszeń widać w trakcie cyklu, region po regionie, a nie odtwarza się je po jego zamknięciu
- Liczba przekazana do planowania niesie wersję, znacznik czasu i nazwisko akceptującego, więc pytanie „z której prognozy korzystacie” przestaje mieć sens
- Obciążenie i błąd per region zamieniają spór o optymizm w pomiar, który każdy może otworzyć
- Zdolność planistyczna rośnie z liczbą regionów, a nie z liczbą osób we wsparciu sprzedaży
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.
- Każdy kierownik widzi własny region i kanał; widok grupowy to osobne uprawnienie. Dostęp podąża za grupami Microsoft Entra ID zbudowanymi na strukturze sprzedaży, więc zmiana obszaru przesuwa członkostwo w grupie, a nie ręcznie prowadzoną listę udostępnień.
- Roboty czytają wysyłki, dane podstawowe produktów i szanse sprzedaży przez konta wyłącznie do odczytu i nie zapisują do żadnego z tych systemów; ich poświadczenia zostają w magazynie sekretów platformy.
- Każde przyjęte zgłoszenie zachowywane jest jako migawka tylko do odczytu z osobą zgłaszającą, znacznikiem czasu, wersją reguł i akceptacją, więc prognozę stojącą za decyzją produkcyjną da się odtworzyć.
- Etykieta wrażliwości Microsoft Purview idzie za danymi o szansach sprzedaży i promocjach, wrażliwymi handlowo i nieopuszczającymi Państwa dzierżawy Microsoft 365; wykonanie robotów, kolejki i logi działają w UiPath Automation Cloud, region UE.
Dlaczego teraz
Kalendarze promocji sieci handlowych i zmienność e‑commerce skróciły okres przydatności prognozy. Liczba opisująca rynek w dniu odcięcia nadaje się do planowania; dwa tygodnie później jest historią.
Zespół handlowy, który Państwo mają, to zespół, który Państwo będą mieć. Modelowane 16 929 € rocznie na samo składanie jest małe wobec zapasu, który kupuje spóźniona prognoza, i uwalnia się bez rekrutacji.
Nic z tego nie wymaga aplikacji planistycznej ani programisty. Excel Online z Office Scripts, uprawnienia SharePoint, karty w Teams i Power BI pokrywają szablon, reguły i publikację.
Role zarządcze, których to dotyczy
Prognoza staje się zobowiązaniem z nazwiskiem i zmierzoną historią trafności, a nie liczbą złożoną z dziewięciu opinii
Planowanie dostaje jedną wersję ze znacznikiem czasu, kilka dni po odcięciu, i widzi, które regiony zawyżają
Linia przychodu w materiałach dla zarządu prowadzi do zgłoszeń, wersji i akceptacji, a zapas utrzymywany na wypadek błędu prognozy staje się widoczny
Częste pytania i zastrzeżenia
Właśnie dlatego reguły nie dotykają wolumenu. Sprawdzają jednostki, listingi, rozłożenie w czasie i kompletność oraz proszą o zdanie, gdy linia mocno odbiega od własnej historii. Osąd zostaje przy kierowniku; zmienia się tylko to, że zostaje zapisany.
Oba przechowują liczbę. Żaden nie zbiera jej z dziewięciu regionów, nie waliduje przy wpływie, nie zapisuje powodu zmiany ani nie mierzy, kto miał rację, a właśnie na to idzie miesiąc.
Publikując obciążenie obok błędu, zaniżanie widać równie wyraźnie jak optymizm. Traktowana jako rozmowa rozwojowa karta zbiega się w kilka cykli; traktowana jako cel premiowy zostanie obejściem jak każdy inny cel.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż mniej więcej cztery jednostki zgłaszające, gdzie kierownik zbierze prognozę telefonicznie szybciej niż jakikolwiek obieg
- Sprzedaż w ogóle nie jest pytana o prognozę: tam, gdzie planowanie liczy prognozę statystyczną bez spojrzenia handlowego, to niczego nie zmienia
- Dane podstawowe produktów nie zgadzają się z tym, co regiony sprzedają, wtedy najpierw dane podstawowe, a dopiero potem zbieranie
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdy łańcuch dostaw rezerwuje produkcję na kolejny miesiąc, z czyjej prognozy korzysta, ile dni ma ta liczba i czy ktokolwiek poprosił region o jej obronę?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Nadzorowany szablon: zablokowana struktura, nazwane zakresy wejściowe, walidacja jednostek i listingów, kody przyczyny i osobna linia promocyjna
- Procedurę wstępnego wypełnienia: wysyłki per region i kanał, szanse sprzedaży, promocje, ostatnia prognoza i jej dokładność
- Zestaw reguł walidacji i komunikat widziany przez kierownika, uzgodniony ze wsparciem sprzedaży
- Witrynę prognoz w SharePoint, uprawnienia z grup Microsoft Entra ID odwzorowujących strukturę sprzedaży oraz zamrożone archiwum
- Warstwę Teams (terminy, przypomnienia, eskalacje, pytania o odchylenia, akceptacja), konsolidację, plik przekazania do planowania i kartę dokładności w Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech ostatnich cykli w takiej postaci, w jakiej przebiegły: plików regionalnych, wersji skonsolidowanej i wysyłek, które po nich nastąpiły
- Struktury regionów i kanałów z osobami zgłaszającymi, zastępcami i ścieżką akceptacji
- Konta do odczytu historii wysyłek i danych podstawowych produktów oraz konta do CRM
- Wskazanej osoby we wsparciu sprzedaży, która decyduje o progach i kodach przyczyny
Etapy
Analiza
Regiony, kanały, warianty szablonu, reguły istniejące wyłącznie jako nawyk, ostatnie wyjątki
Projekt
Szablon wzorcowy, układ wypełnienia, progi walidacji, kody przyczyny i model uprawnień
Budowa
Roboty generujące i wypełniające, obiegi zgłoszeń i walidacji, konsolidacja, opublikowany model
Próba
Jeden zamknięty cykl odtworzony na danych historycznych, potem jeden region obok dzisiejszego procesu
Uruchomienie
Kolejny cykl miesięczny pod nadzorem, z opieką w trakcie przeglądu i przekazania
Optymalizacja
Publikowana dokładność per region, strojenie progów, kolejne kanały i kraje
Działowe. Nakład zależy od liczby regionów i wariantów szablonu, od tego, na ile dane podstawowe produktów zgadzają się z tym, co regiony sprzedają, oraz od tego, czy wysyłki i szanse sprzedaży da się odczytać przez interfejsy.
Dziewięć regionów, trzy kanały i prognoza grupowa bez pokrycia w szansach.
Prosimy przesłać trzy ostatnie cykle w takiej postaci, w jakiej wpłynęły: pliki regionalne, wersję przekazaną do planowania i wysyłki, które po niej nastąpiły. Odsyłamy dokładność osiągniętą przez każdy region i reguły, które wychwyciłyby te różnice.
Sprawdźmy trafność trzech ostatnich cykliTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z kwartałem pracy analityka zużytym na zbieranie arkuszy od właścicieli MPK.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowaniePakiet zarządczy w Power BI zamiast czternastu plików ExcelPakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingHigiena danych CRM: duplikaty, martwe szanse, puste polaPrzegląd lejka zaczyna się od sporu o dane, a nie o szanse sprzedaży.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerce