Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie

Rozwiązanie · Zarząd i planowanie

Każda zatwierdzona godzina trafia na fakturę w miesiącu, w którym powstała

Od godzin projektowych do faktury

Godziny są przypominane i zatwierdzane w Teams, wyceniane z umowy i zamieniane na projekty faktur w ERP wraz z dowodami; finanse sprawdzają rozliczenie, zamiast budować je od nowa.

Rozwiązanie działoweMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAutomatyzacja deterministyczna
190faktur miesięcznie wystawia ta ilustracyjna firma doradcza, a każdą składa się ręcznie z systemu czasu pracy, umowy i dwóch arkuszy.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Konsultanci raportują godziny z opóźnieniem, a finanse co miesiąc odtwarzają rozliczenie w Excelu.

Co się zmienia

Budujemy cały łańcuch rozliczeniowy jako jeden przepływ, który zaczyna się w trakcie tygodnia pracy, a nie w dniu fakturowania.

Wartość biznesowa

Faktury wychodzą w ciągu kilku dni od zamknięcia okresu, więc termin płatności biegnie od świeżej pracy, a gotówka wpływa cykl wcześniej.

Systemy w tle

dokumenty fakturowe z załącznikami w SAP S/4HANA; archiwum rozliczeń na SharePoint; model semantyczny Power BI

Problem biznesowy

Ekonomia usług profesjonalnych

Firma usługowa zamienia czas na przychód, a faktura jest miejscem, w którym ta zamiana staje się faktem. Wszystko, co decyduje o kwocie, leży gdzie indziej: godziny w systemie czasu pracy, cennik w CRM lub w arkuszu, limit i harmonogram kamieni milowych w podpisanej umowie, koszty przenoszone na klienta w ERP. Fakturowanie to comiesięczne ręczne łączenie tych czterech źródeł.

Łączenie idzie wolno, bo dane spływają późno. Konsultanci raportują godziny wtedy, gdy dotrze do nich przypomnienie, kierownicy projektów zatwierdzają tuż przed terminem fakturowania, a finanse zaczynają, gdy zatwierdzenia przestają się zmieniać. Wtedy pozycja, która wygląda podejrzanie, trafia na fakturę bez zmian albo wypada z rozliczenia.

Koszt nie kończy się na finansach. Kierownicy projektów tracą wieczór na zatwierdzenia, których nie są w stanie sprawdzić, opiekunowie klientów odpowiadają na pytania, których nie mają czym udokumentować, a dyrektor finansowy widzi dwie liczby: produkcję w toku widoczną dopiero na koniec miesiąca i rotację należności liczoną od faktury wystawionej trzy tygodnie po pracy.

Przy kilkuset aktywnych projektach problemem jest różnorodność, a nie wolumen. Rozliczenie za czas i materiały, zlecenia z limitem, abonamenty z miesięcznym wykorzystaniem, kamienie milowe w cenie ryczałtowej i koszty przenoszone rozliczają się inaczej, a każdy większy klient oczekuje załączników we własnym układzie.

Jak to wygląda dzisiaj

  1. CzłowiekKonsultanci wypełniają karty pracy na koniec tygodnia albo w poniedziałek po przypomnieniu, a część uzupełnia cały miesiąc naraz
  2. OczekiwanieKierownicy projektów zatwierdzają partiami, kilka dni przed terminem fakturowania, bo wtedy ktoś o to prosi
  3. CzłowiekFinanse eksportują zatwierdzone godziny i łączą je z cennikiem, warunkami z CRM oraz zapisami, które istnieją tylko w podpisanym PDF
  4. CzłowiekKoszty przenoszone i podwykonawcy pochodzą z drugiego eksportu, oznaczane jako fakturowalne albo do pokrycia, projekt po projekcie
  5. SystemProjekty faktur wpisuje się do ERP, a załączniki kompletuje ręcznie: wyciąg z kart pracy, paragony, czasem protokół odbioru
  6. OczekiwanieProjekty czekają na opiekuna zlecenia; zakwestionowana pozycja wraca mailem do kierownika projektu i odpowiedź przychodzi po kilku dniach
  7. Ryzyko błęduGodziny, które nie zmieściły się przed terminem, przechodzą na kolejny cykl, a część nigdy nie zostaje zafakturowana
  8. CzłowiekPytania klientów przychodzą po tygodniach, a dowody na jedną pozycję odtwarza się z tych samych eksportów
CzłowiekOczekiwanieSystemRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.

  • Spóźnione godziny to najpierw problem gotówkowy, a dopiero potem problem dyscypliny. Praca zatwierdzona po terminie czeka cały cykl, więc firma finansuje ją kolejny miesiąc, a termin płatności zaczyna biec później, niż zakładała umowa.
  • Odtwarzanie pliku rozliczeniowego co miesiąc kosztuje więcej niż same godziny, bo właśnie tam wchodzą błędy: nieaktualna stawka, koszt przeniesiony dwa razy, limit wyczerpany już wcześniej.
  • Odpisy zapadają po cichu. Gdy pozycji nie da się udokumentować w dostępnym czasie, najtaniej jest ją usunąć, a ponieważ nikt nie zapisuje powodu, ten sam wyciek wraca.
  • Spory kosztują więcej, niż wynika z ich liczby. Jedna zakwestionowana pozycja blokuje pięciocyfrową fakturę na tygodnie, podczas gdy kilka osób szuka w eksportach dnia, osoby i zadania.
  • Wiedza o umowie zostaje przy osobie, która ją negocjowała. Gdy ta osoba odchodzi, zasady fakturowania odtwarza się z PDF, zwykle po reklamacji.

Koszt zaniechania

Dwanaście cykli rozliczeniowych w dzisiejszym tempie≈ 164 160 €
Trzy lata tego samego odtwarzania na koniec miesiąca≈ 492 000 €
Jeśli praktyka urośnie do 240 faktur miesięcznie, rocznie≈ 207 000 €

Kalendarz może zostać taki, jaki jest, i nic widocznie nie zawiedzie. Tydzień rozliczeniowy wraca co miesiąc, a produkcja w toku jest tłumaczona po fakcie. Kumuluje się gotówka: faktura wystawiona trzy tygodnie po pracy wnosi te trzy tygodnie do rotacji należności na cały czas trwania zlecenia, a przy tym wolumenie jest to stała pozycja kapitału obrotowego finansowana za klientów.

Drugi koszt jest tym, którego nikt nie księguje. Odpis dokonany dlatego, że pozycji nie dało się udokumentować, godzina, która nie zmieściła się przed terminem, stawka zostawiona na zeszłorocznym poziomie: wszystko to odchodzi jako przychód wypracowany i nigdy niezafakturowany.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Europejska firma doradztwa inżynierskiego, około 800 konsultantów i inżynierów rozliczanych z czasu pracy w czterech krajach, SAP S/4HANA dla finansów i rachunkowości projektowej, CRM z umowami i cennikami, Microsoft 365 E3 z Teams jako codziennym środowiskiem pracy.

Wolumen

190 faktur dla klientów miesięcznie na około 340 aktywnych projektach: czas i materiały, zlecenia z limitem, abonamenty miesięczne, kamienie milowe w cenie ryczałtowej oraz przenoszone koszty podróży i podwykonawców w większości z nich.

Stan obecny

Godziny rejestruje się w module czasu pracy w ERP i zatwierdza partiami. Dwie osoby w finansach łączą je w Excelu z cennikami, warunkami umów i księgowaniami kosztów, wpisują projekty faktur do ERP i ręcznie kompletują załączniki dla każdego klienta.

Wąskie gardło

Około dwóch godzin przygotowania na jedną fakturę, skumulowanych w pięciu dniach miesiąca, plus ponaglanie, którego nikt nie ewidencjonuje. Praca niezafakturowana jest widoczna dopiero po zamknięciu okresu.

Rozwiązanie

Przypomnienia i zatwierdzenia działają w Teams w ciągu tygodnia; roboty wyceniają zatwierdzone godziny według warunków umów z CRM i ERP, co noc odbudowują raport pracy niezafakturowanej, tworzą projekty faktur z załącznikami i kompletują pakiet rozliczeniowy każdego klienta.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku przygotowanie rozliczenia sprowadza się do przeglądu wyjątków, faktury wychodzą w ciągu trzech dni roboczych od zamknięcia okresu zamiast około dwudziestego, a praca niezafakturowana staje się liczbą dostępną codziennie. To liczby modelowe oparte na założeniach modelu ilustracyjnego.

Proponowane rozwiązanie

Budujemy cały łańcuch rozliczeniowy jako jeden przepływ, który zaczyna się w trakcie tygodnia pracy, a nie w dniu fakturowania. Robot porównuje zgłoszone godziny z kalendarzem pracy każdej osoby i publikuje w Teams kartę wskazującą wyłącznie brakujące dni. Kierownicy projektów zatwierdzają godziny swojego projektu w aplikacji Microsoft Teams Approvals, mając na karcie typ umowy, pozostały limit i uwalnianą wartość.

Po zatwierdzeniu wycena jest regułą, a nie oceną. Roboty odczytują cennik, limit, saldo abonamentu, harmonogram kamieni milowych i zasady przenoszenia kosztów z CRM oraz ERP, stosują je do zatwierdzonych pozycji i odkładają wszystko, czego nie da się wycenić, z kodem przyczyny: nieprzypisana rola, wygasła stawka, koszt ponad politykę klienta. Efektem nocnym jest raport pracy niezafakturowanej i produkcji w toku według klienta, projektu, typu zlecenia i wieku, w skoroszycie dla zespołu rozliczeń i w modelu Power BI dla zarządzających.

W dniu fakturowania te same reguły tworzą projekty faktur w ERP z dołączonymi dowodami: wyciągiem z zatwierdzonych kart pracy, paragonami, protokołem odbioru, w układzie, jakiego oczekuje księgowość klienta. Opiekun zlecenia zwalnia fakturę, wstrzymuje ją albo odpisuje pozycję z karty w Teams, a gdy klient zakwestionuje pozycję, robot jeszcze tego samego dnia odtwarza jej dowody i ścieżkę zatwierdzeń w pliku spornym. Mientha sama rozlicza czas projektowy, więc żaden z tych wyjątków nie jest dla nas teoretyczny.

Wykorzystane funkcje natywne

Microsoft Teams Approvals app oraz Workflows z Adaptive Cards; przepływy planowane i zatwierdzenia w Power Automate; kolejki, wyzwalacze czasowe i ślad audytowy w UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint z aktywnościami Excel Online; UiPath SAP automation z konektorami SAP BAPI i OData; modele semantyczne Power BI

Co budujemy

Warstwę reguł rozliczeniowych (stawki, limity, wykorzystanie abonamentu, wyzwalacze kamieni milowych, zasady kosztowe, kalendarz terminów), wykrywanie brakujących godzin wraz z eskalacją, nocny raport pracy niezafakturowanej, projekty faktur z kompletem dowodów, szablony pakietów rozliczeniowych, plik sporny oraz pulpit DSO i WIP

Integracje dedykowane

Odczyt warunków umów i cenników z CRM przez konektor UiPath Integration Service do Microsoft Dynamics 365 CRM lub Salesforce, albo przez punkt REST tam, gdzie CRM nie jest objęty katalogiem; eksport z modułu czasu pracy bez API

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaW środku tygodnia i ponownie w poniedziałek robot porównuje zgłoszone godziny z kalendarzem pracy każdej osoby i publikuje w Teams kartę z brakującymi dniami
  2. CzłowiekKierownicy projektów zatwierdzają godziny swojego projektu w Teams Approvals, widząc typ umowy, pozostały limit i uwalnianą wartość
  3. AutomatyzacjaZatwierdzone godziny są wyceniane według cenników, limitów, sald abonamentów, wyzwalaczy kamieni milowych i zasad kosztowych z CRM oraz ERP; pozycje bez wyceny dostają kod przyczyny
  4. AutomatyzacjaCo noc raport pracy niezafakturowanej jest odbudowywany według klienta, projektu, typu zlecenia i wieku, do skoroszytu i modelu Power BI
  5. SystemW dniu fakturowania roboty tworzą projekty faktur w ERP, dołączają wyciąg z kart pracy, paragony i protokół odbioru oraz kompletują pakiet rozliczeniowy klienta
  6. CzłowiekOpiekun zlecenia zwalnia, wstrzymuje albo odpisuje każdy projekt faktury z karty w Teams, a powód odpisu zostaje zapisany
  7. AutomatyzacjaZwolnione faktury są księgowane i wysyłane kanałem samego ERP, a pakiet trafia na SharePoint pod numerem faktury
  8. AutomatyzacjaGdy klient zakwestionuje pozycję, robot odtwarza jej dowody i ścieżkę zatwierdzeń w pliku spornym dla opiekuna klienta
AutomatyzacjaCzłowiekSystem

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Wykrywanie brakujących godzin, przypomnienia i eskalację do kierownika projektu, a następnie do dyrektora dostarczania
  • Wycenę zatwierdzonych godzin według cenników, limitów, sald abonamentów, wyzwalaczy kamieni milowych i zasad kosztowych
  • Nocny raport pracy niezafakturowanej, projekty faktur, załączniki i pakiety rozliczeniowe klientów
  • Kompletowanie dowodów sporu ze ścieżki zatwierdzeń i archiwizację każdego pakietu pod numerem faktury

Ludzie decydują

  • Czy godziny zaksięgowane na projekt są poprawne, co pozostaje przy kierowniku projektu
  • Czy dany projekt faktury zostaje zwolniony, wstrzymany albo częściowo odpisany, w granicach uprawnień opiekuna zlecenia
  • Odstępstwa od umowy: rabaty uznaniowe, prace poza zakresem, kamień milowy fakturowany wcześniej
  • Cenniki i reguły rozliczeniowe, których właścicielem pozostaje dział handlowy

Przed i po

PrzedPo
Przygotowanie rozliczenia na fakturęokoło dwóch godzinminuty, z przeglądem tam, gdzie reguła oznaczy pozycję
Zatwierdzanie kart pracypartiami przed fakturowaniemco tydzień, z karty wskazującej brakujące dni
Wysyłka fakturokoło dwudziestegow ciągu trzech dni roboczych od zamknięcia okresu
Praca niezafakturowana starsza niż miesiącwychodzi na koniec miesiącawidoczna każdego ranka według klienta i projektu
Dowody na sporną pozycjęodtwarzane z eksportów po kilku dniachze ścieżki zatwierdzeń, tego samego dnia

Systemy i integracje

Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.

Wejścia

  • wpisy czasu pracy z ERP lub narzędzia do rejestracji czasu
  • księgowania kosztów i podwykonawców w SAP
  • warunki umów i cenniki w CRM
  • umowy i protokoły odbioru na SharePoint

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • Power Automate

Systemy docelowe

  • dokumenty fakturowe z załącznikami w SAP S/4HANA
  • archiwum rozliczeń na SharePoint
  • model semantyczny Power BI

Punkty styku z człowiekiem: Teams Approvals dla cotygodniowych godzin; Adaptive Card w Teams do zwolnienia faktury; pulpit jako karta Power BI w Teams

wpisy czasu pracy z ERPUiPath OrchestratorUiPath Robotsdokumenty fakturowe z załącznikami w SAP S/4HANATeams Approvals dla cotygodniowych godzin

Wykorzystane technologie

UiPath Robots + Orchestrator

uruchamiają zadania tygodniowe, nocne i w dniu fakturowania; kolejki, ponowienia, ślad audytowy

A
UiPath Integration Service (konektory Microsoft Teams, Microsoft OneDrive & SharePoint)

publikuje karty w Teams, zapisuje skoroszyt, archiwizuje pakiety rozliczeniowe

A
Microsoft Teams (Approvals app, Workflows app z Adaptive Cards)

zatwierdzanie godzin, przypomnienia o brakach, karta zwolnienia faktury

A
Power Automate

planuje przepływy przypomnień i zatwierdzeń oraz prowadzi eskalacje

A
SAP S/4HANA przez UiPath SAP automation (BAPI i OData)

odczyt godzin, projektów i kosztów; tworzenie roboczych dokumentów fakturowych z załącznikami

A
CRM (Microsoft Dynamics 365 CRM lub Salesforce) przez UiPath Integration Service

warunki umów, cenniki, limity, salda abonamentów, kamienie milowe

A
Microsoft Excel (aktywności Excel Online)

skoroszyt pracy niezafakturowanej i produkcji w toku

A
Power BI

pulpit DSO, WIP i cyklu rozliczeniowego, w karcie Teams

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Model, a nie obietnica.

Model ilustracyjny
190 faktur miesięcznie × 120 minut przygotowania rozliczenia= 380 godz. / miesiąc
380 godz. × 36 € pełnego kosztu godzinowego= 13 680 € / miesiąc
× 12 miesięcy≈ 164 160 € / rok
Roczna uwolniona zdolność (ilustracyjnie)≈ 164 160 €

Proszę przyjąć, że niczego tu nie zmierzono u klienta; każde wejście jest podane i można je podważyć. Dwie godziny przygotowania na fakturę to ostrożna średnia między prostym abonamentem a zleceniem z limitem i czterdziestoma konsultantami: eksport, łączenie, kontrole, projekt faktury i załączniki, ale bez ponaglania i sporów. 36 € to pełny koszt godzinowy pracy w finansach i w kierowaniu projektami w Europie. Model liczy uwolnioną zdolność, a nie redukcję etatów.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Faktury wychodzą w ciągu kilku dni od zamknięcia okresu, więc termin płatności biegnie od świeżej pracy, a gotówka wpływa cykl wcześniej
  • Praca niezafakturowana przestaje starzeć się poza zasięgiem wzroku: każdy projekt pokazuje, co jest zatwierdzone, wycenione i czekające na decyzję
  • Przygotowanie rozliczenia staje się przeglądem wyjątków, a pięć dni w miesiącu wraca do finansów
  • Wyciek przychodu maleje, bo stawki, limity i zasady kosztowe pochodzą z jednej tabeli, a każdy odpis jest zapisaną decyzją
  • Pytania klientów są rozstrzygane tego samego dnia, z dołączoną ścieżką zatwierdzeń
  • Wzrost dokłada faktur bez dokładania pracy rozliczeniowej: przebieg trwa tyle samo przy 190 i przy 300 fakturach

Perspektywa zarządu

  • Pozycja niezafakturowana jest liczbą dostępną codziennie według klienta, projektu i wieku, a nie rekonstrukcją po zamknięciu miesiąca
  • Dyscyplina rozliczeniowa staje się mierzalna: kto zatwierdza w terminie, które projekty fakturują się z opóźnieniem, które umowy generują wyjątki
  • Reguły są widoczne i należą do działu handlowego, więc zmiana stawki działa już w kolejnym przebiegu
  • Proces przetrwa urlopy i zmianę osoby prowadzącej rozliczenia, bo jest zapisany jako reguły, a nie praktykowany jako rutyna

Wpływ na KPI zarządu

produkcja w toku niezafakturowana w dniach przychodudni od zamknięcia okresu do wysłania fakturyrealizacja stawek wobec cennikaterminowość kart pracyrotacja należności

Bezpieczeństwo i nadzór

Bezpieczeństwo projektujemy razem z procesem, nie po nim.

  • Dokumenty fakturowe powstają wyłącznie w wersji roboczej; roboty mają własne konta w ERP i CRM, uprawnione do odczytu danych o czasie i umowach
  • Zwolnienie faktury pozostaje czynnością człowieka zapisaną na konkretną osobę, a zatwierdzanie godzin jest odrębnym uprawnieniem innej osoby
  • Cenniki i warunki umów są tylko odczytywane, nigdy nadpisywane; wersja użyta w danym przebiegu zostaje razem z tym przebiegiem
  • Przypomnienie konsultanta pokazuje wyłącznie jego własne brakujące dni, a widoki projektu odpowiadają członkostwu w kanale Teams tego projektu
  • Automatyzacja pracuje w regionie UE UiPath Automation Cloud; wpisy czasu pracy, umowy i pakiety rozliczeniowe zostają w Państwa tenancie Microsoft 365 i w ERP

Dlaczego teraz

01

Firma usługowa ma dwie dźwignie marży: stawkę, którą uzgadnia, i udział przepracowanego czasu, który realnie fakturuje. Druga jest administracyjna i w modelu pochłania 13 680 € miesięcznie

02

Termin płatności liczy się od faktury, a nie od pracy. Dyrektywa 2011/7/UE wyznacza ramy terminów w obrocie między przedsiębiorcami w UE, więc spóźnione fakturowanie oddaje finansowanie wewnątrz uzgodnionego terminu, a wystawianie ustrukturyzowane w KSeF podnosi w Polsce wymagania wobec danych rozliczeniowych

03

Elementy są dziś natywne: zatwierdzenia i karty w Teams, przepływy planowane w Power Automate, dokumenty fakturowe w ERP przez standardowe interfejsy, model Power BI na wierzchu. Wyłącznie warstwa reguł jest Państwa własna

Role zarządcze, których to dotyczy

CFO

Konwersja gotówkowa zaczyna się w dniu wystawienia faktury; to skraca dystans między dostarczoną pracą a wymagalną gotówką i czyni z pracy niezafakturowanej liczbę dostępną codziennie

COO

Kierownicy projektów zatwierdzają godziny w kilka minut w Teams zamiast poświęcać wieczór na partię, a dostarczanie przestaje odpowiadać za kalendarz rozliczeń, którego nie widzi

CIO

Standardowe interfejsy do ERP i CRM, jedna tabela reguł pod kontrolą zmian, żadnej logiki rozliczeniowej na dysku współdzielonym

Częste pytania i zastrzeżenia

Mamy już system rejestracji czasu pracy.

Ma go każda firma w tej sytuacji. System czasu pracy rejestruje godziny; nie wycenia ich wobec limitu, salda abonamentu ani kamienia milowego i nie buduje faktury ani jej załączników. Ten przepływ staje między jednym a drugim i zostawia oba na miejscu.

Każdy klient chce załączników w innym układzie.

To pytanie o szablony, a nie o automatyzację. Budujemy jeden pakiet na format i dołączamy właściwy na podstawie karty klienta, więc nowy układ to nowy szablon, a nie zmiana w kodzie.

Czy to nie zautomatyzuje cennika, który już jest zły?

Uwidoczni go, co zwykle jest pierwszym efektem analizy. Umowy, których warunki istnieją tylko w podpisanym dokumencie, stają się najpierw decyzją działu handlowego.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Poniżej mniej więcej czterdziestu faktur miesięcznie przy jednym typie umowy i stabilnym terminie, gdzie szablon fakturowania w ERP i kalendarz kosztują mniej niż automatyzacja
  • Warunki umów istnieją wyłącznie w podpisanych dokumentach i żaden system nie prowadzi cennika, więc najpierw powstaje rejestr umów: reguły nie mają czego czytać
  • Działalność jest w całości ryczałtowa, bez rozliczania czasu, gdzie wartość leży w widoku produkcji w toku, a nie w samym przebiegu fakturowania

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Weźmy ostatnią przepracowaną godzinę w okresie i fakturę, która ją rozlicza: ile dni je dzieli i ile ta luka jest warta przy naszym koszcie kapitału obrotowego?

Podejście wdrożeniowe

Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.

Dostarczamy

  • Jeden cykl rozliczeniowy prześledzony od karty pracy do faktury: typy umów, miejsce przechowywania cenników, kalendarz terminów, kategorie wyjątków
  • Warstwę reguł rozliczeniowych jako tabelę, którą dział handlowy czyta i zmienia: stawki, limity, wykorzystanie abonamentu, wyzwalacze kamieni milowych
  • Warstwę w Teams: przypomnienia o brakujących godzinach, zatwierdzenia projektowe, eskalację do dyrektora dostarczania, kartę zwolnienia
  • Roboty, które wyceniają zatwierdzone godziny, co noc odbudowują raport pracy niezafakturowanej i tworzą projekty faktur z załącznikami w ERP
  • Szablony pakietów rozliczeniowych, archiwum na SharePoint i plik sporny budowany ze ścieżki zatwierdzeń
  • Pulpit DSO i WIP w Power BI, jako karta w kanale Teams zespołu rozliczeń

Potrzebujemy od Państwa

  • Trzech miesięcy wpisów czasu pracy wraz z zatwierdzeniami i wystawionymi na ich podstawie fakturami
  • Warunków umów dla reprezentatywnej grupy klientów: stawek, limitów, abonamentów, kamieni milowych, zasad kosztowych
  • Właściciela procesu po stronie finansów i dyrektora dostarczania, który rozstrzygnie reguły wyjątków
  • Kont technicznych do ERP, CRM i przestrzeni Teams

Etapy

Analiza

Jeden cykl rozliczeniowy zmapowany od końca do końca z finansami, dostarczaniem i działem handlowym

Projekt

Tabela reguł, kalendarz terminów, progi zwolnienia, formaty pakietów rozliczeniowych, model bezpieczeństwa

Budowa

Roboty, zatwierdzenia w Teams, projekty faktur z załącznikami w ERP, raport nocny i pulpit

Walidacja

Przebieg równoległy na zamkniętym miesiącu, pozycja po pozycji, z odbiorem zespołu rozliczeń

Uruchomienie

Najpierw jeden kraj lub jedna praktyka, pod nadzorem przez pełny cykl, potem pozostałe

Działowe. Nakład zależy od liczby typów umów i formatów pakietów rozliczeniowych, od tego, czy cenniki i limity istnieją w systemie, czy tylko w podpisanych dokumentach, oraz od sposobu, w jaki ERP tworzy dokumenty fakturowe.

Nadchodzi koniec miesiąca i dwie osoby składają ręcznie 190 faktur w pięć dni.

Prosimy o jeden cykl rozliczeniowy: godziny według daty zatwierdzenia, wystawione na ich podstawie faktury oraz typy umów. Odsyłamy analizę, gdzie uciekają dni, i pierwszą wersję reguł rozliczeniowych w formie tabeli.

Przejdźmy przez jeden cykl rozliczeniowy

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT

Przeglądaj wszystkie 115 rozwiązań