Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingKażda rejestracja z odpowiedzią tego samego dnia, każda linia rabatu wsparta fakturą
Rejestracja transakcji partnerskich i rabaty bez sporów
Rejestracje są sprawdzane pod kątem konfliktów w CRM i rozstrzygane ceną chronioną z datą ważności, a wnioski rabatowe przeliczane z fakturowanych wolumenów i wyjaśniane linia po linii.
Streszczenie dla zarządu
Rejestracje żyją w skrzynce, rabaty w arkuszach, a każdy kwartał kończy się sporem.
Program budujemy jako dwa deterministyczne przepływy nad jednym rejestrem, a reguły handlowe zostawiamy ich właścicielom.
Partner dostaje decyzję w dniu rejestracji, a to właśnie ten element programu porównuje między dostawcami.
zapis rejestracji w CRM; oferta w CRM lub SAP; noty kredytowe w SAP
Problem biznesowy
Kanał partnerski
Program partnerski to zbiór obietnic składanych z góry, a rozliczanych z dołu: cena chroniona dla tego, kto pierwszy przyprowadzi transakcję, rabat dla tego, kto kupi odpowiednio dużo. Obie realizuje się miesiące później na danych, których nikt wtedy nie połączył: rejestracje w skrzynce i arkuszu, rabaty we wniosku partnera zestawianym z raportem sprzedaży eksportowanym przez finanse.
Rejestracji firma nie potrafi rozsądzić. Kiedy dwaj partnerzy pracują u tego samego klienta końcowego, odpowiedź zależy od tego, kto szukał, jak zapisano nazwę i czy ktokolwiek zapytał o obsługę bezpośrednią. Powolna odpowiedź szkodzi bardziej niż odmowa: partner przestaje rejestrować i prowadzi transakcję mimo to, więc konflikt ujawnia się dopiero przy zamówieniu. Cena przyznana mailem nigdy nie dociera do osoby, która wycenia to zamówienie dwanaście tygodni później.
Strona rabatowa zawodzi inaczej. Partner podaje jedną liczbę, finanse budują drugą, a różnica bierze się z not kredytowych, zwrotów, przeklasyfikowanych indeksów, zakupów rozbitych na dwa podmioty i faktur z datami po obu stronach końca okresu. Nikt nie potrafi wyjaśnić jej linia po linii, więc kwartał kończy się negocjacją, a każdy partner uczy się, że spór popłaca. Ta sama niepewność trafia do rezerwy.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda to w większości firm sprzedających przez kanał partnerski.
- CzłowiekPartner wysyła na skrzynkę kanału klienta końcowego, opis projektu i listę indeksów; administrator przepisuje to do arkusza, a potem przeszukuje CRM po nazwie klienta, arkusz pod kątem wcześniejszej rejestracji i pyta menedżera regionu o obsługę bezpośrednią
- OczekiwaniePartner czeka na decyzję od dwóch do pięciu dni roboczych
- SystemZgoda wraca mailem z ceną chronioną i datą końcową; obsługa zamówień zastosuje tę cenę tylko wtedy, gdy ktoś odnajdzie tego maila
- CzłowiekPo zamknięciu okresu każdy partner przysyła arkusz wniosku, a finanse odtwarzają należność z raportu sprzedaży w SAP
- Ryzyko błęduNoty kredytowe, zwroty, zakupy przez dwa podmioty i przeklasyfikowane grupy produktowe rozjeżdżają obie sumy, więc różnicę się negocjuje zamiast wyjaśniać, a przeglądy poziomów korzystają z tych samych liczb
- OczekiwanieUzgodnione wnioski stają się notami kredytowymi po tygodniach, sporne przechodzą na kolejny kwartał, a rezerwa pozostaje szacunkiem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Powolne decyzje płaci się marżą. Partner, który nie dostaje odpowiedzi w ciągu dnia, przenosi transakcję gdzie indziej albo prowadzi ją bez ochrony, a firma dowiaduje się o tym, gdy dwie oferty na ten sam zakład różnią się ceną.
- Nikt nie wycenia ustępstw kończących kwartał. Kiedy wniosku nie da się wyjaśnić linia po linii, najszybszym sposobem zamknięcia sprawy jest uzgodnienie kwoty, co nagradza tych, którzy spierają się najmocniej.
- Rezerwy rabatowe dziedziczą tę niepewność: rezerwa zbudowana z arkusza, którego nikt nie uzgodni z fakturami, to liczba badana próbką przez audytora i broniona przez dyrektora finansowego dwa razy w roku.
- Ceny chronione przeżywają swoje projekty, bo data ważności zapisana w mailu jest pilnowana przez tego, kto ją pamięta, a program trzyma się na dwóch osobach: na regułach, na wyjątkach wynegocjowanych z największymi partnerami i na uzasadnieniach trzech lat decyzji.
Koszt zaniechania
Pieniądze, które ten program naprawdę traci, nie są w powyższych wierszach. Wypływają przez ustępstwo kończące spór na koniec kwartału, przez ceny chronione przeżywające swoje projekty i przez transakcje nigdy niezarejestrowane, bo odpowiedź trwała tydzień. Nic z tego nie ma własnej pozycji w budżecie i właśnie dlatego program przechodzi każdy przegląd kosztów.
Po cichu rośnie problem dowodowy. Rabat jest uprawnieniem umownym, a cena chroniona zobowiązaniem wobec jednego klienta końcowego. Jeżeli partner zakwestionuje osiemnaście miesięcy rozliczeń albo audytor zapyta, jak ustalono rezerwę, odpowiedź trzeba odtworzyć z arkusza nadpisywanego setki razy.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejski dystrybutor komponentów elektronicznych i automatyki sprzedający przez 260 partnerów w ośmiu krajach, ze sprzedażą w SAP S/4HANA, lejkiem w CRM (Microsoft Dynamics 365 Sales, Salesforce lub Pipedrive) i dwiema osobami w zespole kanału, na tenancie Microsoft 365 E3.
420 rejestracji transakcji i 90 wniosków rabatowych miesięcznie, łącznie 510 zdarzeń programu, przy czterech poziomach partnerskich, stawkach dla grup produktowych i bonusie za wzrost, z ochroną ceny na około dziewięćdziesiąt dni od rejestracji.
Rejestracje przychodzą mailem do arkusza; wnioski przychodzą jako arkusze partnerów zestawiane z raportem sprzedaży w SAP. Sprawdzanie, ponaglanie, odtwarzanie i odpowiadanie zajmują około dwunastu minut na zdarzenie.
Połączenie danych, którego nikt nie jest właścicielem: tożsamość klienta końcowego między CRM a arkuszem, fakturowany wolumen między fakturami, notami kredytowymi, zwrotami i dwoma podmiotami prawnymi. Każde pytanie odsyła kogoś do surowych eksportów.
Rejestracje wpływają przez formularz, są sprawdzane pod kątem konfliktów w CRM i rozstrzygane w Microsoft Teams tego samego dnia, a cena chroniona i data ważności trafiają do CRM i na ofertę. Rabaty są przeliczane z fakturowanych wolumenów według wersjonowanych reguł, porównywane z wnioskiem linia po linii, uwalniane jako noty kredytowe w SAP i publikowane jako zestawienie, które partner sprawdzi sam.
Zespół przestaje składać liczby, a zaczyna rozstrzygać wyjątki, partnerzy dostają odpowiedź w dniu rejestracji, a różnica przychodzi razem z liniami faktur. To wielkości modelowe, nie pomiar u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Program budujemy jako dwa deterministyczne przepływy nad jednym rejestrem, a reguły handlowe zostawiamy ich właścicielom. Rejestracja wpływa przez formularz Microsoft Forms umieszczony na stronie partnerskiej lub w mailu programowym. Robot weryfikuje kod partnera wobec kartoteki klientów, zakłada rejestrację w CRM i wykonuje kontrolę konfliktu: otwarta rejestracja na tego samego klienta końcowego, żywa szansa bezpośrednia, konto obsługiwane centralnie, zgodne numery VAT i domeny pocztowe oraz punktowane dopasowanie nazwy. To, co znajdzie, dołącza jako dowód.
Decyzja pozostaje przy człowieku, tam gdzie menedżer kanału i tak pracuje. Karta w Teams zawiera partnera, klienta końcowego, wartość transakcji, znalezione konflikty i wnioskowaną cenę; menedżer zatwierdza, odrzuca albo skraca rejestrację w ramach swojego limitu. Zatwierdzenie zapisuje cenę chronioną, zakres i datę ważności w CRM i na ofercie, więc obsługa zamówień czyta zapis, a nie pamięć.
Rabaty to arytmetyka ze śladem audytowym. Po zamknięciu okresu roboty pobierają z SAP fakturowane wolumeny, noty kredytowe i zwroty oraz stosują reguły jako datowane tabele: progi poziomów, stawki grup produktowych, bonus za wzrost, wyłączenia. Na każdą fakturę powstaje jedna wyjaśniona linia: dokument, podmiot, grupa produktowa, wersja reguły, stawka i kwota. Tylko linie, w których wniosek i wyliczenie się różnią, stają się zadaniem dla człowieka; uwolnione wnioski księgują się jako noty kredytowe w SAP.
Kolejki UiPath Orchestrator z wyzwalaczami czasowymi, zdarzeniowymi i API; konektory UiPath Integration Service do CRM, Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; zadania UiPath Action Center wykonywane w Teams; odpowiedzi Microsoft Forms uruchamiające przepływ; aplikacja Microsoft Teams Approvals
Formularz rejestracji i jego walidację, zestaw reguł konfliktu, zapis rejestracji z ceną chronioną, datą ważności i przypomnieniami, reguły jako datowane tabele, silnik rabatowy z wyjaśnieniem na poziomie linii, obieg spornych pozycji, zestawienie dla partnera i raportowanie
Fakturowane wolumeny, noty kredytowe, zwroty i księgowanie not kredytowych w SAP S/4HANA przez aktywności UiPath SAP (BAPI i OData); CRM przez konektor UiPath Integration Service albo przez Connector Builder wobec jego API REST, jak w przypadku Pipedrive
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaPartner wysyła formularz; robot weryfikuje kod partnera, zakłada rejestrację w CRM i sprawdza ją wobec CRM i rejestru pod kątem wcześniejszych rejestracji, szans bezpośrednich, kont centralnych, numerów VAT, domen pocztowych i punktowanego dopasowania nazwy, wszystko dołączone jako dowód
- CzłowiekMenedżer kanału zatwierdza, odrzuca albo skraca rejestrację w Microsoft Teams, mając w karcie konflikty i wnioskowaną cenę
- AutomatyzacjaDecyzja zapisuje cenę chronioną, zakres i datę ważności w CRM i na ofercie; partner dostaje odpowiedź tego samego dnia i przypomnienie przed wygaśnięciem
- AutomatyzacjaPo zamknięciu okresu roboty przeliczają należność każdego partnera z fakturowanych wolumenów, not kredytowych i zwrotów według datowanych reguł i porównują ją z wnioskiem
- CzłowiekDo człowieka trafiają tylko linie rozbieżne, jako zadanie Action Center w Teams z obiema kwotami, fakturą i regułą stojącą za naszą; zmiany poziomów potwierdza się tak samo
- AutomatyzacjaUwolnione wnioski księgują się jako noty kredytowe w SAP, każde zestawienie jest archiwizowane i wysyłane, a widok programu w Power BI się odświeża
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przyjęcie zgłoszenia, identyfikację partnera, kontrolę konfliktu i dowody za nią stojące
- Cenę chronioną, zakres i datę ważności w CRM i na ofercie oraz przypomnienia przed wygaśnięciem
- Przeliczenie rabatu z fakturowanych wolumenów, not kredytowych i zwrotów oraz porównanie go z każdym wnioskiem
- Księgowanie not kredytowych, zestawienia i odświeżanie raportów
Ludzie decydują
- Czy rejestracja zostaje zatwierdzona, odrzucona, skrócona czy podzielona, gdy dwaj partnerzy pracują u jednego klienta końcowego
- O regułach: poziomach, stawkach, progach, wyłączeniach i wyjątkach wynegocjowanych z pojedynczymi partnerami
- O każdej linii wniosku, w której kwota partnera różni się od wyliczenia, z zapisanym kodem przyczyny
- O zmianach poziomu i o tym, czy partner tuż pod progiem dostaje go mimo wszystko
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- formularz rejestracji i wniosku w Microsoft Forms
- skrzynka kanału partnerskiego
- faktury, noty kredytowe i zwroty z SAP
- konta, szanse i rekordy partnerów w CRM
- tabele reguł programu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- zapis rejestracji w CRM
- oferta w CRM lub SAP
- noty kredytowe w SAP
- biblioteka zestawień na Microsoft SharePoint
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: decyzje o rejestracji w Microsoft Teams; zadania wniosków i poziomów w Action Center; konsola zespołu kanału w Power Apps; uwolnienie noty kredytowej
Wykorzystane technologie
kolejkują rejestracje i wnioski, uruchamiają reguły konfliktu i rabatu, ponawiają, logują i audytują
Aczyta i zapisuje rekordy CRM, publikuje w Teams, archiwizuje zestawienia
Adecyzje o konfliktach, rozbieżności wniosków i propozycje poziomów obsługiwane w Teams
Aformularz rejestracji i wniosku dla partnerów; wysłanie uruchamia przepływ
Azatwierdzenia rejestracji i uwolnienie noty kredytowej w ramach limitów
Akonsola zespołu kanału: rejestr, daty ważności, otwarte rozbieżności i tabele reguł
Akoszt programu, struktura poziomów, konwersja rejestracji i raportowanie sporów
Afaktury, noty kredytowe i zwroty jako podstawa wyliczenia; zatwierdzone wnioski jako noty kredytowe
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Model wycenia wyłącznie pracę administracyjną: sprawdzenie rejestracji, dopytanie o konflikt, odtworzenie linii wniosku, napisanie odpowiedzi. Czas sprzedaży i ustępstwa kończące spory pozostają poza modelem. Na 510 zdarzeń składa się 420 rejestracji i 90 wniosków miesięcznie, dwanaście minut łączy szybkie sprawdzenie ze sporną linią, a 34 € to pełny koszt godziny pracy w zespole kanału w Europie Środkowej. Żadna z tych wartości nie została zmierzona u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Partner dostaje decyzję w dniu rejestracji, a to właśnie ten element programu porównuje między dostawcami
- Dwóm partnerom nie da się już obiecać jednego klienta końcowego, bo kontrola konfliktu działa przed decyzją, a nie po zamówieniu
- Cena chroniona wygasa w swoim terminie w systemie, który wycenia zamówienie, więc rabat projektowy przestaje wędrować z klientem
- Różnice rabatowe są wyjaśniane na poziomie linii faktury, więc kwartał kończy się przeglądem wyjątków, a nie negocjacją dwóch sum
- Noty kredytowe wychodzą w ramach cyklu, rezerwa powstaje z tych samych linii, które widzi partner, a zmiany poziomu przychodzą z wyprzedzeniem
Perspektywa zarządu
- Koszt programu widać w trakcie kwartału: rabat naliczony na partnera, poziom i grupę produktową, obok marży zaangażowanej w otwarte ceny chronione
- Reguły stają się artefaktem z wersją, właścicielem i zatwierdzeniem, więc stawkę uzgodnioną w styczniu da się udowodnić w listopadzie
- Presja rejestracyjna staje się mierzalna: ile transakcji partnerzy rejestrują, ile wygrywają i którzy przyprowadzają rzeczywiście nowych klientów końcowych, a program przestaje zależeć od dwóch osób i arkusza
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty czytają SAP i CRM przez konta techniczne ograniczone do obiektów programu, a noty kredytowe księgują z odrębnego konta, którego uprawnienia kończą się na tym typie dokumentu; sekrety pozostają w magazynie poświadczeń Orchestratora lub w Państwa key vault
- Kto może zmienić regułę, nie może uwolnić noty kredytowej. Każda wersja reguł ma właściciela, datę i zatwierdzenie, a każde zestawienie wskazuje swoją wersję
- Formularz otwarty w internecie to ryzyko, które zamykamy świadomie: zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie z rozpoznanym kodem partnera, z limitem częstotliwości, a wszystko niedopasowane trafia do zespołu kanału
- Rejestracje wymieniają klientów końcowych, których partnerzy jeszcze nie wygrali, więc rejestr widzi zespół kanału i wyłącznie partner zgłaszający; dane programu, zestawienia i zadania pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365 i regionie EU UiPath Automation Cloud, z retencją Microsoft Purview
Dlaczego teraz
Rabaty i ceny chronione są warunkami umów wertykalnych zawieranych z resellerami, a rozporządzenie Komisji (UE) 2022/720 wyłącza takie umowy spod artykułu 101 ustęp 1 TFUE wyłącznie w granicach progów udziału rynkowego i bez najcięższych ograniczeń. To, który partner otrzymał jaką zachętę i dlaczego, jest zapisem prawnym, a nie tylko finansowym
Koszt obsługi to część widoczna, modelowe 3 468 € miesięcznie; o rzeczywistej marży programu decyduje część niewidoczna, czyli ustępstwa końca kwartału i ceny chronione, których nikt nie zamknął
Budowa nie wymaga już dedykowanego rozwoju: formularz uruchamiający przepływ, roboty czytające ERP i CRM przez udokumentowane konektory, decyzje podejmowane w Microsoft Teams i wersjonowana tabela reguł
Role zarządcze, których to dotyczy
Program staje się czymś, czym da się sterować: szybkością rejestracji, konwersją i kosztem według poziomów, zamiast kwartalnym sporem
Rezerwa rabatowa przestaje być szacunkiem, a każda nota kredytowa wskazuje linie faktur i wersję reguły
Ceny chronione docierają do przyjęcia zamówień jako datowane zapisy, a zespół przestaje odtwarzać liczby, by odpowiedzieć na pytanie
Zaplanowana, audytowalna integracja CRM, SAP i Microsoft 365 zastępuje skrzynkę i wiedzę osobistą
Częste pytania i zastrzeżenia
Droga mailowa pozostaje otwarta, a skrzynka tworzy ten sam zapis, który zespół uzupełnia. Do formularza przekonuje czas odpowiedzi: kompletne zgłoszenie dostaje decyzję tego samego dnia.
To argument za datowanymi tabelami reguł, a nie przeciw nim. Wyjątek staje się wierszem z partnerem, okresem obowiązywania i właścicielem, a zamknięte okresy zachowują reguły, według których je policzono.
Właśnie ich znalezienie jest pierwszą korzyścią. Dwa kwartały przeliczone równolegle zwykle zwracają indeksy w złej grupie, podmioty do konsolidacji i noty kredytowe bez oryginału, a każdą z tych rzeczy naprawia się raz, zamiast negocjować co kwartał.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Poniżej mniej więcej trzydziestu partnerów na jednym płaskim rabacie i bez rejestracji transakcji, gdzie skrzynka i arkusz kosztują mniej
- Rabaty negocjowane indywidualnie bez spisanej reguły, więc nie ma czego przeliczać deterministycznie; najpierw trzeba uzgodnić reguły
- Rabaty płacone od sprzedaży dalszej, gdy partnerzy nie raportują danych sprzedażowych, więc podstawa wyliczenia nie istnieje
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Z całości wypłaconej w zeszłym roku w programie partnerskim, ile potrafimy powiązać z regułą i linią faktury, a ile ustalił ten, kto spierał się najdłużej?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Jeden zamknięty kwartał przeczytany od początku do końca: rejestracje, przeoczone konflikty, arkusze wniosków i stojące za nimi linie z SAP
- Model reguł jako datowane tabele: poziomy, stawki grup produktowych, bonus za wzrost, wyłączenia, traktowanie not kredytowych i wyjątki największych partnerów
- Formularz rejestracji, walidację kodu partnera, zestaw reguł konfliktu oraz zapis rejestracji w CRM z ceną chronioną, datą ważności, przypomnieniami i przeniesieniem na ofertę
- Silnik rabatowy z wyjaśnieniem na poziomie linii, porównanie wniosków, obieg spornych pozycji w Teams, księgowanie not kredytowych w SAP, zestawienie dla partnera, konsolę zespołu i raportowanie, z równoległym przebiegiem na dwóch zamkniętych kwartałach przed pierwszym produkcyjnym księgowaniem
Potrzebujemy od Państwa
- Dokumentów programu w obecnym kształcie: reguł poziomów, stawek, warunków rejestracji i indywidualnie uzgodnionych wyjątków
- Dwóch zamkniętych kwartałów wniosków wraz z wystawionymi notami kredytowymi oraz korespondencji rejestracyjnej
- Dostępu do odczytu faktur, not kredytowych i zwrotów w SAP oraz kont i szans w CRM
- Właściciela programu w zespole kanału i osoby po stronie sprzedaży, która rozstrzygnie reguły konfliktu
Etapy
Diagnoza
Jeden kwartał przeczytany linia po linii: rejestracje, konflikty, wnioski i pochodzenie każdej liczby
Model reguł
Poziomy, stawki, wyłączenia i reguły konfliktu jako datowane tabele, uzgodnione między sprzedażą a finansami
Budowa
Formularz, kontrola konfliktu, zapis rejestracji, silnik rabatowy, zestawienia, księgowanie, punkty styku w Teams
Przebieg równoległy
Dwa zamknięte kwartały przeliczone i uzgodnione z tym, co faktycznie przyznano i wypłacono
Uruchomienie
Pierwsza produkcyjna fala rejestracji i pierwszy cykl wniosków pod nadzorem, potem hypercare
Działowe. Nakład zależy od liczby wariantów programu i wynegocjowanych wyjątków, od tego, jak wiarygodnie identyfikowani są klienci końcowi w CRM, oraz od konsolidacji między podmiotami.
Dwaj partnerzy zarejestrowali w marcu tego samego klienta końcowego. Wyszło to dopiero przy zamówieniu.
Prosimy o jeden zamknięty kwartał: korespondencję rejestracyjną, arkusze wniosków i stojące za nimi linie sprzedaży z SAP. Przeliczymy go i zwrócimy różnice, każdą z regułą, która za nią stoi.
Przeliczmy jeden kwartał programuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Prowizje liczone są w jednym ogromnym arkuszu, a każdy spór oznacza budowanie go od nowa.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćBonusy i premie importera rozliczone co do sztukiBonusy importera to duża część marży, a prowadzi je jeden skoroszyt, który rozumie jedna osoba.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingOd wygranej szansy do uruchomionego projektu w godzinęSzanse są wygrywane w CRM, a potem tydzień czekają, aż ktoś założy klienta, projekt i fakturowanie.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceUsługi i IT